Mẫu quyết định nghỉ việc là văn bản người sử dụng lao động dùng để thông báo chính thức việc chấm dứt hợp đồng lao động với một nhân viên.
Bài này giúp chủ cửa hàng và người làm nhân sự dùng mẫu quyết định nghỉ việc đúng cách: xác định mình đang ở trường hợp chấm dứt nào, cần văn bản gì, và hoàn tất những việc gì trước khi khép hồ sơ.
1. Các trường hợp chấm dứt hợp đồng trước khi dùng mẫu quyết định nghỉ việc
Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14, hiệu lực từ 01/01/2021) liệt kê 13 trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động. Khi lập mẫu quyết định nghỉ việc ở cửa hàng và nhà hàng, bạn gặp nhiều nhất năm nhóm dưới đây.
| Trường hợp | Căn cứ | Ai khởi xướng |
|---|---|---|
| Hết hạn hợp đồng | Điều 34 khoản 1 | Tự nhiên khi đến hạn |
| Hai bên thoả thuận chấm dứt | Điều 34 khoản 3 | Cả hai bên |
| Người lao động đơn phương chấm dứt | Điều 34 khoản 9, Điều 35 | Người lao động |
| Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt | Điều 34 khoản 10, Điều 36 | Doanh nghiệp |
| Thử việc không đạt hoặc một bên huỷ thoả thuận thử việc | Điều 34 khoản 13 | Một trong hai bên |
Ngoài ra còn các trường hợp như hoàn thành công việc theo hợp đồng (khoản 2), người lao động bị sa thải (khoản 8), người sử dụng lao động cho thôi việc vì lý do kinh tế hoặc thay đổi cơ cấu (khoản 11, theo Điều 42 và 43), người lao động bị kết án tù hoặc qua đời (khoản 4, 6).
Sa thải là kỷ luật lao động, có trình tự riêng, nên không nằm trong phạm vi mẫu quyết định nghỉ việc của bài này. Nếu cần, xem thêm mẫu biên bản vi phạm nội quy và hỏi chuyên gia pháp lý trước khi ra quyết định.
2. Thời hạn báo trước khi lập mẫu quyết định nghỉ việc: bên nào báo, báo bao lâu
Thời hạn báo trước phụ thuộc loại hợp đồng và bên chấm dứt. Đây là điểm dễ sai nhất khi soạn mẫu quyết định nghỉ việc.
Người lao động tự nghỉ (Điều 35 khoản 1)
- Hợp đồng không xác định thời hạn: báo trước ít nhất 45 ngày.
- Hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng: ít nhất 30 ngày.
- Hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng: ít nhất 3 ngày làm việc.
Một số trường hợp người lao động được nghỉ ngay không cần báo trước, ví dụ không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng thời hạn, bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc (Điều 35 khoản 2).
Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt (Điều 36)
Khoản 1 liệt kê bảy căn cứ, chẳng hạn thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí trong quy chế đánh giá, hoặc tự ý bỏ việc không lý do chính đáng từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên.
Với phần lớn căn cứ, doanh nghiệp phải báo trước 45 ngày (hợp đồng không xác định thời hạn), 30 ngày (hợp đồng 12 đến 36 tháng) hoặc 3 ngày làm việc (hợp đồng dưới 12 tháng).
Riêng hai trường hợp (không có mặt sau thời hạn tạm hoãn theo Điều 31; tự ý bỏ việc từ 5 ngày liên tục) thì không phải báo trước (Điều 36 khoản 3).
Doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt khi người lao động đang ốm đau, tai nạn, điều trị theo chỉ định, trừ trường hợp ngoại lệ tại điểm b khoản 1 Điều 36 (Điều 37 khoản 1). Chấm dứt không đúng Điều 35, 36, 37 là chấm dứt trái pháp luật (Điều 39).
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
3. Khi nào bắt buộc có văn bản như mẫu quyết định nghỉ việc
Điều 45 yêu cầu người sử dụng lao động thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng, trừ các trường hợp tại khoản 4, 5, 6, 7, 8 Điều 34 (tù giam, trục xuất, người lao động hoặc người sử dụng lao động qua đời hoặc mất tích, sa thải…).
Thực tế, nên dùng mẫu quyết định nghỉ việc bằng văn bản trong mọi trường hợp để có chứng cứ về ngày chấm dứt, vì ngày này quyết định thời hạn thanh toán và việc chốt bảo hiểm.
Một bộ hồ sơ gọn thường gồm:
- Đơn xin nghỉ của người lao động, hoặc thông báo của doanh nghiệp.
- Mẫu quyết định nghỉ việc, tức quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (mẫu ở mục 4).
- Biên bản thanh lý hợp đồng và bàn giao (mẫu ở mục 5).
- Bảng quyết toán lương và các khoản được trả (mục 6).
Để làm đơn từ phía nhân viên, xem mẫu đơn xin nghỉ việc và các lý do nghỉ việc thường gặp.
4. Mẫu quyết định nghỉ việc: quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Mẫu quyết định nghỉ việc dưới đây dùng khi doanh nghiệp ra quyết định cho trường hợp hết hạn hợp đồng, hai bên thoả thuận hoặc người lao động xin nghỉ đúng quy định. Chỗ trong ngoặc vuông là thông tin cần điền.
Lưu ý trước khi dùng: đây là mẫu tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý. Đề nghị người có chuyên môn pháp lý hoặc luật sư của doanh nghiệp rà soát trước khi dùng.
Mẫu quyết định nghỉ việc gồm: phần đầu (tên công ty, số, quốc hiệu, địa danh ngày tháng), tên quyết định, các dòng căn cứ (Bộ luật Lao động, hợp đồng lao động, đơn xin nghỉ hoặc thỏa thuận hoặc việc hết hạn, nội quy), và bốn điều.
Điều 1 nêu người lao động, lý do và ngày chấm dứt. Điều 2 nêu thời hạn thanh toán (14 ngày làm việc), các khoản được trả và việc bàn giao. Điều 3 nêu xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả giấy tờ bản chính (nếu có). Điều 4 nêu hiệu lực và trách nhiệm thi hành.
Xem trước: Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
“`
[TÊN CÔNG TY] CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: […./QĐ-..] Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [….]
QUYẾT ĐỊNH
Về việc chấm dứt hợp đồng lao động
Căn cứ Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019;
Căn cứ Hợp đồng lao động số […] ký ngày […] giữa Công ty và ông/bà [Họ tên];
“`
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
Phần “trả lại giấy tờ bản chính” bám Điều 48 khoản 3 điểm a. Lưu ý Điều 17 khoản 1 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động, nên nếu cửa hàng chưa từng giữ thì ghi rõ “không có giấy tờ bản chính cần trả”.
5. Biên bản thanh lý hợp đồng và bàn giao đi kèm mẫu quyết định nghỉ việc
Biên bản thanh lý ghi nhận hai bên đã hoàn tất quyền, nghĩa vụ. Khác với mẫu quyết định nghỉ việc (do doanh nghiệp ban hành), biên bản có chữ ký của cả hai bên. Tham khảo thêm trang biên bản thanh lý hợp đồng.
Biên bản gồm năm nội dung hai bên cùng thống nhất: (1) chấm dứt hợp đồng từ ngày nào, (2) danh mục bàn giao tài sản, công việc, tài khoản và tình trạng, (3) các khoản Bên A thanh toán (lương đến ngày làm việc cuối, phụ cấp, thưởng, tiền phép năm, trợ cấp nếu có, khấu trừ hợp pháp có ghi căn cứ), (4) xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả giấy tờ bản chính, (5) xác nhận không còn tranh chấp, trừ nghĩa vụ còn hiệu lực như bảo mật.
Xem trước: Biên bản thanh lý hợp đồng lao động
“`
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
Hôm nay, ngày [..] tháng [..] năm [….], tại [địa điểm], chúng tôi gồm:
BÊN A (Người sử dụng lao động): [Tên công ty], đại diện ông/bà […], chức vụ […]
BÊN B (Người lao động): Ông/bà [Họ tên], CCCD số […], chức danh […]
“`
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
Khuyến nghị: người có chuyên môn pháp lý nên rà soát mẫu quyết định nghỉ việc, đặc biệt mục 5 và mục khấu trừ, trước khi dùng. Mọi khoản khấu trừ lương phải có căn cứ pháp lý rõ ràng.
6. Chốt lương và trợ cấp sau mẫu quyết định nghỉ việc
Thời hạn thanh toán. Điều 48 khoản 1: trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt, hai bên thanh toán đầy đủ các khoản liên quan. Thời hạn có thể kéo dài tối đa 30 ngày trong bốn tình huống đặc biệt (doanh nghiệp chấm dứt hoạt động; thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế; chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi…; thiên tai, hoả hoạn, dịch bệnh nguy hiểm).
Trợ cấp thôi việc (Điều 46). Người làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên được trả mỗi năm làm việc một nửa tháng tiền lương, áp dụng cho các trường hợp chấm dứt theo Điều 34 khoản 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9, 10. Không áp dụng khi người lao động đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc thuộc trường hợp tự ý bỏ việc tại điểm e khoản 1 Điều 36. Thời gian tính trợ cấp là tổng thời gian làm việc thực tế trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được trả trợ cấp thôi việc hoặc mất việc làm. Tiền lương tính trợ cấp là lương bình quân 6 tháng liền kề trước khi thôi việc (khoản 3). Cách tính chi tiết hơn nằm ở Nghị định 145/2020/NĐ-CP (hiệu lực 01/02/2021), Điều 8. Nên đối chiếu thêm với văn bản hiện hành trước khi chi trả.
Trợ cấp mất việc làm (Điều 47). Chỉ áp dụng khi doanh nghiệp cho thôi việc theo Điều 34 khoản 11: mỗi năm làm việc một tháng lương, tối thiểu hai tháng lương.
Ví dụ minh hoạ (số giả định): nhân viên A có 2 năm làm việc không thuộc thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp, lương bình quân 6 tháng liền kề là 8.000.000 đồng/tháng. Trợ cấp thôi việc = 2 năm x 1/2 x 8.000.000 = 8.000.000 đồng.
Để lấy đúng số công và số ngày phép còn lại, hãy chốt bảng công ngày cuối trước khi lập biên bản và ban hành mẫu quyết định nghỉ việc. Xem thêm cách tổng hợp hồ sơ nhân sự theo giai đoạn.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
7. Checklist hoàn tất sau khi ban hành mẫu quyết định nghỉ việc
- Nhận đơn hoặc ra thông báo, ghi rõ ngày nhận và ngày chấm dứt dự kiến.
- Kiểm thời hạn báo trước theo loại hợp đồng.
- Họp trao đổi, thống nhất kế hoạch bàn giao.
- Ký mẫu quyết định nghỉ việc và biên bản thanh lý.
- Thu hồi tài sản, khoá tài khoản, đổi mã khoá cửa hàng.
- Chốt công, ngày phép, lương, thưởng; thanh toán trong 14 ngày làm việc.
- Hoàn tất xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN theo quy trình hiện hành của cơ quan bảo hiểm xã hội (Luật BHXH 2024 có hiệu lực từ 01/7/2025); nên hỏi cơ quan BHXH hoặc kế toán về thủ tục hiện hành, kể cả thủ tục điện tử.
- Lưu hồ sơ theo quy định nội bộ.
Nhận file đầy đủ
Bài này đưa bản xem trước của mẫu quyết định nghỉ việc và biên bản thanh lý. Để nhận file đầy đủ (định dạng sửa được), bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Trước khi dùng, nên nhờ người có chuyên môn pháp lý rà soát như đã lưu ý ở trên.
8. Câu hỏi thường gặp
Nhân viên nghỉ việc có bắt buộc phải có văn bản như mẫu quyết định nghỉ việc không?
Điều 45 yêu cầu người sử dụng lao động thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng, trừ các trường hợp tại khoản 4 đến khoản 8 Điều 34. Dù thuộc trường hợp ngoại lệ hay không, lập văn bản theo mẫu quyết định nghỉ việc vẫn giúp doanh nghiệp có chứng cứ.
Nhân viên xin nghỉ ngay, không báo trước thì sao?
Nếu không thuộc trường hợp được nghỉ không cần báo trước (Điều 35 khoản 2), việc nghỉ không báo trước có thể bị coi là chấm dứt trái pháp luật theo Điều 39. Hậu quả cụ thể nên hỏi chuyên gia pháp lý.
Trợ cấp thôi việc tính theo lương nào?
Theo Điều 46 khoản 3, tính theo tiền lương bình quân của 6 tháng liền kề trước khi người lao động thôi việc.
Chậm trả lương khi nhân viên nghỉ có sao không?
Điều 48 khoản 1 đặt thời hạn 14 ngày làm việc, có thể kéo dài tối đa 30 ngày trong bốn trường hợp đặc biệt. Ngoài thời hạn này, nên hỏi chuyên gia pháp lý về hệ quả.
Có thể dùng một mẫu quyết định nghỉ việc cho mọi chi nhánh không?
Được, nếu mẫu bám các căn cứ chung và mỗi chi nhánh điền đúng tên, địa điểm, người ký. Nên lưu một bộ mẫu duy nhất tại trụ sở để mọi cửa hàng dùng cùng bản.
9. Fastdo hỗ trợ chốt công khi dùng mẫu quyết định nghỉ việc
Việc chốt lương cuối cùng trong mẫu quyết định nghỉ việc chỉ chính xác khi có bảng công đầy đủ. fCheckin cho phép nhân viên chấm công bằng Wifi hoặc GPS qua ứng dụng, và tự động tổng hợp công, ca, đơn từ và nghỉ phép.
Nhờ đó, khi lập mẫu quyết định nghỉ việc cho nhân viên ở chi nhánh, bộ phận nhân sự có số liệu công và ngày phép để lập bảng quyết toán, thay vì ghép từ nhiều bảng tính. fCheckin hỗ trợ dữ liệu chấm công, không thay thế việc lập văn bản pháp lý. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019, hiệu lực 01/01/2021 (các Điều 17, 34, 35, 36, 37, 39, 45, 46, 47, 48). Văn bản đã đọc qua trang trích dẫn: https://hoatieu.vn/phap-luat/luat-lao-dong-45-2019-qh14-189872 (truy cập 18/10/2026). Điều 46 đối chiếu thêm qua https://hethongphapluat.com/bo-luat-lao-dong-2019/dieu-46 ; bản gốc https://vbpl.vn/TW/Pages/vbpq-van-ban-goc.aspx?ItemID=139264
- Ngày hiệu lực Bộ luật: https://caselaw.vn/van-ban-phap-luat/328489-bo-luat-lao-dong-so-45-2019-qh14-ngay-20-11-2019-cua-quoc-hoi (truy cập 18/10/2026)
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020, hiệu lực 01/02/2021 (Công báo Chính phủ): https://congbao.chinhphu.vn/noi-dung-van-ban-so-145-2020-nd-cp-32732?cbid=33809 (truy cập 18/10/2026)
