Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản ghi lại việc người lao động và doanh nghiệp cùng đồng ý kết thúc quan hệ lao động vào một ngày cụ thể.
Bài này giải thích căn cứ pháp lý, quy trình 6 bước, quyền lợi hai bên và cho xem trước cấu trúc mẫu để doanh nghiệp nhỏ tự soạn được văn bản của mình.
@@NUT@@
1. Thỏa thuận chấm dứt khác đơn phương chấm dứt ở đâu?
Hai bên thỏa thuận chấm dứt là trường hợp thứ ba trong 13 trường hợp chấm dứt hợp đồng tại Điều 34 Bộ luật Lao động 2019.
Cả hai bên cùng chủ động, nên không cần chứng minh căn cứ như khi doanh nghiệp tự chấm dứt.
| Tiêu chí | Hai bên thỏa thuận | Người lao động đơn phương | Doanh nghiệp đơn phương |
|---|---|---|---|
| Căn cứ | Điều 34 khoản 3 | Điều 34 khoản 9, Điều 35 | Điều 34 khoản 10, Điều 36 |
| Ai quyết định | Cả hai bên cùng đồng ý | Người lao động | Doanh nghiệp |
| Báo trước | Luật không quy định riêng | Có, tuỳ loại hợp đồng (Điều 35 khoản 1) | Có với phần lớn căn cứ (Điều 36 khoản 2) |
| Cần căn cứ luật định | Không, chỉ cần cả hai đồng ý | Chỉ trường hợp nghỉ ngay (Điều 35 khoản 2) | Có, bảy căn cứ ở Điều 36 khoản 1 |
| Rủi ro nếu làm sai | Thỏa thuận bị coi là bị ép buộc | Nghỉ trái luật | Chấm dứt trái luật (Điều 39, 41) |
Bảng nêu khác biệt cốt lõi; chi tiết thời hạn báo trước xem ở bài mẫu quyết định nghỉ việc.
2. Điều kiện để thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động có giá trị
Thỏa thuận có giá trị khi cả hai bên tự nguyện, nội dung rõ ràng và có chữ ký của người có thẩm quyền.
Điều 34 khoản 3 chỉ nêu “hai bên thỏa thuận chấm dứt”, không kèm mẫu hay quy trình bắt buộc.
Bốn điều kiện thực tế doanh nghiệp nên bảo đảm:
- Tự nguyện từ cả hai phía. Người lao động không bị gây áp lực, doanh nghiệp không bị người lao động ép điều kiện ngoài hợp đồng.
- Bằng văn bản. Điều 45 khoản 1 yêu cầu doanh nghiệp thông báo bằng văn bản khi chấm dứt hợp đồng, trừ các trường hợp tại khoản 4 đến khoản 8 Điều 34. Khoản 3 không nằm trong ngoại lệ đó.
- Ngày chấm dứt cụ thể. Ghi rõ ngày, tháng, năm, tránh ghi “sau khi bàn giao xong”.
- Người ký đúng thẩm quyền. Bên doanh nghiệp là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản.
Nếu doanh nghiệp thực chất buộc người lao động ký “tự nguyện”, thỏa thuận có thể bị xem là chấm dứt trái luật.
Hậu quả theo Điều 41: nhận lại người lao động, trả lương và đóng bảo hiểm những ngày không được làm việc, cộng ít nhất 02 tháng tiền lương.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
3. Quy trình thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động gồm 6 bước
Quy trình gồm đề xuất, thương lượng, soạn văn bản, ký, bàn giao và thanh toán. Bước cuối có thời hạn cứng là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt.
- Ghi nhận đề xuất. Bên đề xuất nêu lý do và ngày dự kiến bằng tin nhắn hoặc email, để sau này chứng minh ai là người mở lời.
- Thương lượng quyền lợi. Hai bên thống nhất ngày chấm dứt, lương và phép được chốt, trợ cấp thôi việc, khoản hỗ trợ thêm (nếu có).
- Soạn văn bản. Nhân sự soạn theo cấu trúc ở mục 5, đối chiếu số liệu với bảng lương và hồ sơ bảo hiểm.
- Ký hai bản. Cả hai bên ký, mỗi bên giữ một bản. Doanh nghiệp lưu bản gốc vào hồ sơ nhân sự.
- Bàn giao và chốt công. Người lao động bàn giao công việc, tài sản, tài khoản; kế toán chốt công đến ngày chấm dứt.
- Thanh toán và trả hồ sơ. Trong 14 ngày làm việc, thanh toán các khoản và hoàn tất xác nhận thời gian đóng bảo hiểm (Điều 48).
Biên bản kết thúc quá trình này là biên bản thanh lý hợp đồng, nên ký cùng ngày thanh toán xong.
4. Quyền lợi hai bên khi thỏa thuận chấm dứt hợp đồng
Khi hai bên thỏa thuận, người lao động vẫn có các quyền lợi như khi nghỉ theo luật, còn doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán đầy đủ. Các khoản chính nằm ở Điều 46 và Điều 48 Bộ luật Lao động 2019.
Trợ cấp thôi việc (Điều 46). Khoản 3 Điều 34 nằm trong các trường hợp được xét trợ cấp. Người làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên nhận mỗi năm làm việc nửa tháng tiền lương.
Thời gian tính trợ cấp là tổng thời gian làm việc thực tế, trừ thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được trả trợ cấp.
Tiền lương tính trợ cấp là bình quân 06 tháng liền kề trước khi thôi việc. Người đủ điều kiện hưởng lương hưu thì không áp dụng.
Ví dụ minh hoạ (số giả định). Bạn A làm 5 năm, trong đó 3 năm đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Lương bình quân 6 tháng liền kề là 12.000.000 đồng/tháng.
| Hạng mục | Cách tính | Kết quả |
|---|---|---|
| Thời gian tính trợ cấp | 5 năm trừ 3 năm đã đóng bảo hiểm thất nghiệp | 2 năm |
| Trợ cấp thôi việc | 2 năm x 0,5 tháng x 12.000.000 đồng | 12.000.000 đồng |
| Lương còn lại và phép chưa nghỉ | Theo bảng công và số ngày phép còn | Tính riêng |
Các khoản khác. Doanh nghiệp thanh toán lương đến ngày chấm dứt, tiền phép chưa nghỉ theo quy định về nghỉ hằng năm, xem nghỉ phép năm. Hai bên có thể thỏa thuận thêm khoản hỗ trợ ngoài luật; nên ghi rõ số tiền và ngày trả.
Bảo hiểm. Doanh nghiệp hoàn tất xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ bản chính nếu có giữ (Điều 48 khoản 3). Người lao động có thể đủ điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp theo Luật Việc làm số 74/2025/QH15, hiệu lực từ 01/01/2026.
Theo Điều 38, người lao động cần đã đóng bảo hiểm thất nghiệp ít nhất 12 tháng trong 24 tháng trước khi chấm dứt hợp đồng và nộp đủ hồ sơ trong 03 tháng kể từ ngày chấm dứt. Trường hợp cụ thể nên hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
5. Mẫu thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động (xem trước)
Mẫu thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động gồm 8 phần, từ thông tin hai bên đến cam kết và chữ ký. Đoạn dưới đây chỉ cho xem trước 4 phần đầu để biết cấu trúc.
Xem trước: Mẫu thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động
| Phần | Nội dung ghi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Quốc hiệu, tiêu đề | Tên văn bản, số, địa danh, ngày lập | Ghi cùng ngày với lần gặp chốt thỏa thuận |
| Thông tin hai bên | Họ tên, chức danh, địa chỉ, người đại diện | Đối chiếu với hợp đồng lao động đã ký |
| Căn cứ | Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động số/ngày | Ghi đúng số và ngày ký hợp đồng |
| Ngày chấm dứt | Ngày hiệu lực cụ thể | Không ghi chung chung |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
@@NUT@@
File đầy đủ còn các phần: quyền lợi tài chính từng khoản, bàn giao công việc và tài sản, bảo mật thông tin, xác nhận không còn tranh chấp, giải quyết vướng mắc, và chữ ký hai bên.
Đây là mẫu tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý. Doanh nghiệp nên để người có chuyên môn rà soát trước khi dùng, nhất là với khoản hỗ trợ ngoài luật.
6. Lỗi thường gặp khi lập thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động
Lỗi phổ biến nhất là văn bản thiếu ngày hiệu lực hoặc không ghi rõ các khoản tiền. Những chỗ hở này thường dẫn đến tranh chấp sau khi người lao động đã nghỉ.
- Ký dưới áp lực: dễ bị coi là chấm dứt trái luật, kéo theo nghĩa vụ ở Điều 41.
- Không ghi số tiền: viết “thanh toán đầy đủ” mà không liệt kê từng khoản.
- Quên phép chưa nghỉ: ngày phép còn lại không được tính vào khoản thanh toán.
- Nhầm thời gian tính trợ cấp: không trừ thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp.
- Thanh toán trễ: quá 14 ngày làm việc mà không thuộc trường hợp kéo dài tối đa 30 ngày.
- Không lưu hồ sơ: thiếu bản gốc có chữ ký, thiếu biên bản bàn giao.
Việc kéo dài đến 30 ngày chỉ áp dụng trong các trường hợp luật liệt kê, như doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc thiên tai, hỏa hoạn (Điều 48 khoản 1).
Nhận file đầy đủ
Muốn có mẫu thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động đầy đủ ở định dạng sửa được, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Tải về rồi chỉnh theo thông tin công ty là dùng được.
7. Câu hỏi thường gặp
Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động có cần báo trước không?
Luật không đặt thời hạn báo trước riêng cho Điều 34 khoản 3. Thời hạn báo trước ở Điều 35 và 36 áp dụng cho đơn phương chấm dứt. Hai bên tự thống nhất ngày chấm dứt và ghi vào văn bản.
Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng có được trợ cấp thôi việc không?
Có, nếu người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng và không thuộc trường hợp loại trừ như đủ điều kiện hưởng lương hưu. Khoản 3 Điều 34 nằm trong các trường hợp xét trợ cấp theo Điều 46.
Sau khi ký thỏa thuận có cần ra quyết định nghỉ việc nữa không?
Điều 45 yêu cầu thông báo chấm dứt bằng văn bản, nên thỏa thuận đã ký có thể đáp ứng yêu cầu này. Nhiều doanh nghiệp vẫn ban hành thêm quyết định để lưu hồ sơ, xem mẫu quyết định nghỉ việc.
Một bên đổi ý sau khi đã ký thì sao?
Điều 34 khoản 3 không quy định riêng việc rút lại. Cách an toàn là ghi trong văn bản thời điểm có hiệu lực. Nếu một bên muốn rút lại, hai bên cần thỏa thuận lại hoặc hỏi ý kiến luật sư.
Người lao động đang làm hợp đồng thử việc có thỏa thuận chấm dứt được không?
Hai bên vẫn có thể thỏa thuận kết thúc sớm. Riêng thử việc, Điều 34 khoản 13 có trường hợp thử việc không đạt hoặc một bên hủy thỏa thuận thử việc. Xem thêm mẫu hợp đồng thử việc.
8. Fastdo hỗ trợ khâu chốt công và phê duyệt khi người lao động nghỉ việc
fCheckin của Fastdo tự tổng hợp công, báo công bất thường và xuất báo cáo Excel, giúp kế toán chốt công đến ngày chấm dứt nhanh hơn. fWorkflow hỗ trợ lập quy trình trình ký, phê duyệt nhiều bước và giảm giấy tờ cho thủ tục nghỉ việc. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
@@NUT@@
Nguồn tham khảo (truy cập 20/10/2026)
- Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14), Điều 34, 45, 46, 48, 41: https://caselaw.vn/van-ban-phap-luat/328489-bo-luat-lao-dong-so-45-2019-qh14-ngay-20-11-2019-cua-quoc-hoi (truy cập 20/10/2026)
- Văn bản hợp nhất Bộ luật Lao động số 125/VBHN-VPQH (Văn phòng Quốc hội, xác thực 27/08/2025; sửa bởi Luật 71/2025/QH15): https://luatvietnam.vn/lao-dong/van-ban-hop-nhat-125-vbhn-vpqh-nam-2025-do-van-phong-quoc-hoi-ban-hanh-hop-nhat-bo-luat-lao-dong-410920-d5.html (truy cập 21/10/2026)
- Luật Việc làm 2025 (74/2025/QH15, hiệu lực 01/01/2026), Điều 38: https://hethongphapluat.com/luat-viec-lam-2025/dieu-38 ; tổng hợp: https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/nhung-thay-doi-quan-trong-ve-cac-che-do-huong-bao-hiem-that-nghiep-tu-1-1-2026-119251205095855316.htm (truy cập 20/10/2026)
- Trang sản phẩm fCheckin: https://fastdo.vn/bo-phan-mem-cham-cong-fcheckin/ (truy cập 20/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 20/10/2026)
