Cách chấm công theo ca cho nhà hàng, quán cà phê khác chấm công văn phòng ở chỗ công không tính theo ngày mà theo từng ca, có ca xoay, ca gãy và ca đêm.
Bài này đưa ra cách chấm công theo ca qua quy trình 6 bước, mẫu bảng chấm công theo ca (mô tả cột) và cách chốt công cuối tháng để lương tính đúng.
1. Các loại ca cần biết trước khi chọn cách chấm công theo ca
Trước khi áp dụng cách chấm công theo ca, phải gọi tên đúng ca, vì mỗi ca tính công khác nhau.
| Loại ca | Đặc điểm | Ví dụ minh hoạ |
|---|---|---|
| Ca sáng | Mở cửa đến giữa chiều | 6:00 – 14:00 |
| Ca tối | Giữa chiều đến đóng cửa | 14:00 – 22:00 |
| Ca xoay | Luân phiên sáng/tối theo tuần | Tuần 1 sáng, tuần 2 tối |
| Ca gãy | Hai khoảng làm trong ngày, nghỉ giữa chừng | 10:00 – 14:00 và 17:00 – 21:00 |
| Ca đêm | Có giờ rơi vào 22:00 – 6:00 | 18:00 – 2:00 |
| Part-time | Vài giờ cao điểm | 11:00 – 14:00 |
Các khung giờ trên là ví dụ minh hoạ, mỗi quán tự đặt theo thực tế bán hàng.
2. Quy định cần nắm trước khi thiết kế cách chấm công theo ca
Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14, hiệu lực 01/01/2021) quy định thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày và không quá 48 giờ/tuần (Điều 105 khoản 1). Giờ làm việc ban đêm tính từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau (Điều 106).
Người làm đủ 6 giờ trở lên trong ngày được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút liên tục, nếu làm ban đêm thì ít nhất 45 phút (Điều 109 khoản 1).
Về tiền lương, làm việc ban đêm được trả thêm ít nhất 30% so với tiền lương của ngày làm việc bình thường (Điều 98 khoản 2). Làm thêm giờ được trả ít nhất 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần và 300% vào ngày lễ, tết (Điều 98 khoản 1).
Công thức chi tiết nằm ở Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 55, 56, 57), xem thêm cách tính lương làm thêm giờ.
Với ca gãy: Bộ luật Lao động 2019 không có điều khoản riêng mang tên “ca gãy”, nên cách tính thời giờ làm việc và nghỉ giữa giờ cho ca gãy cần đối chiếu quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan quản lý lao động địa phương.
Quán nên ghi rõ trong hợp đồng và nội quy cách tính giờ của ca gãy.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
3. Cách chấm công theo ca: quy trình 6 bước
Bước 1 của cách chấm công theo ca: chốt danh mục ca
Mỗi ca có mã, giờ vào, giờ ra, giờ nghỉ và hệ số công (ví dụ ca đủ 8 giờ tính 1 công, ca part-time 4 giờ tính 0,5 công). Trong cách chấm công theo ca, danh mục này dùng chung để mọi cửa hàng của một thương hiệu gọi tên giống nhau.
Bước 2: Xếp ca và công bố
Quản lý xếp ca theo tuần hoặc tháng, công bố trước ít nhất vài ngày (ví dụ minh hoạ: trước 3 ngày). Ca đã công bố chỉ đổi khi có đơn đổi ca được quản lý duyệt.
Bước 3 trong cách chấm công theo ca: ghi giờ vào, giờ ra thực tế
Mỗi nhân viên tự ghi giờ vào và giờ ra của chính mình ngay khi bắt đầu và kết thúc ca. Với ca gãy cần hai lần vào, hai lần ra. Tránh để quản lý ghi thay hàng loạt cuối ca vì dễ sai và dễ tranh cãi.
Bước 4: Đối chiếu ca xếp và giờ thực
Trong cách chấm công theo ca, mỗi ngày quản lý ca rà nhanh: ai đi muộn, ai về sớm, ai chưa ghi giờ ra, ai làm quá ca. Lệch quá mức quy định thì phải có ghi chú hoặc đơn.
Bước 5: Xử lý bất thường bằng đơn
Quên chấm, đổi ca, làm thêm, nghỉ phép đều qua đơn có người duyệt. Không sửa công miệng. Chi tiết nguyên tắc xem mẫu quy chế chấm công.
Bước 6: Chốt công theo lịch cố định
Cuối kỳ công, quản lý rà bảng, nhân viên xác nhận hoặc phản hồi trong thời hạn, nhân sự hoặc kế toán chốt số công để tính lương. Sau khi chốt, mọi chỉnh sửa phải có lý do ghi lại.
4. Mẫu bảng chấm công theo ca (xem trước)
Mẫu minh hoạ cách chấm công theo ca dùng cho một nhân viên trong một tháng, làm được trên Excel hoặc tương đương. Bảng đầy đủ có 12 cột; dưới đây là phần xem trước.
Xem trước: Mẫu bảng chấm công theo ca
| Cột | Nội dung ghi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày trong tháng | Ghi thứ để nhận ra ngày nghỉ hằng tuần |
| Loại ngày | Thường / nghỉ tuần / lễ | Để áp hệ số lương đúng |
| Ca xếp | Mã ca theo lịch | Lấy từ lịch xếp ca |
| Giờ vào | Giờ thực tế | Ca gãy có hai cột vào/ra |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
Các cột còn lại trong file đầy đủ: giờ ra, giờ nghỉ giữa ca (trừ vào giờ làm), giờ làm thực, giờ đêm (để tính phụ cấp ban đêm), giờ làm thêm (phải có đơn), công quy đổi theo hệ số ca, trạng thái (đủ/muộn/sớm/vắng), ghi chú và người duyệt.
Dòng tổng cuối bảng nên có: tổng công, tổng giờ thực, tổng giờ đêm, tổng giờ làm thêm theo từng loại ngày, số lần muộn/sớm, số ngày nghỉ có phép và không phép. Ví dụ liên quan: bảng chấm công theo giờ và mẫu bảng chấm công.
5. Ví dụ minh hoạ cách chấm công theo ca cho một nhân viên quán cà phê trong một tuần
Ví dụ minh hoạ cách chấm công theo ca, số giả định. Bạn Minh làm ca tối 14:00 – 22:00, nghỉ giữa ca 30 phút (không tính vào giờ làm).
| Ngày | Giờ vào | Giờ ra | Giờ làm thực | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Thứ 2 | 13:55 | 22:00 | 7,6 | Đủ ca (vào sớm 5 phút, đã trừ 30 phút nghỉ) |
| Thứ 3 | 14:20 | 22:00 | 7,2 | Muộn 20 phút |
| Thứ 4 | Nghỉ | 0 | Nghỉ phép có đơn | |
| Thứ 5 | 14:00 | 23:00 | 8,5 | Làm thêm 1 giờ, có đơn |
| Thứ 6 | 14:00 | 22:00 | 7,5 | Đủ ca |
Theo cách chấm công theo ca từ bảng này, cuối tháng cộng được số công và số giờ làm thêm. Giờ thực làm thêm 1 giờ ngày thứ 5 sẽ được quy sang lương theo hệ số ngày thường nếu quy chế của quán tính như vậy. Cách chuyển sang lương xem cách tính ngày công.
6. Chốt công cuối tháng trong cách chấm công theo ca: những việc phải làm
- Khoá lịch xếp ca của tháng, không thêm ca về sau nếu không có đơn.
- Rà các ngày thiếu giờ vào hoặc giờ ra, yêu cầu bổ sung đơn trong hạn.
- Đối chiếu công của nhân viên làm ở nhiều cửa hàng hoặc nhiều ca.
- Cộng giờ đêm, giờ làm thêm tách riêng theo loại ngày.
- Gửi bảng công cho nhân viên xác nhận trong khoảng thời gian cố định (ví dụ 2 ngày).
- Chốt, lưu bảng đã khoá và chuyển sang bảng lương.
7. Lỗi thường gặp khi áp dụng cách chấm công theo ca
- Chỉ ghi “đi làm” mà không ghi giờ: không tính được giờ đêm và giờ làm thêm.
- Ca gãy bị tính như ca liền: tính thừa giờ nghỉ giữa chừng hoặc bỏ sót một lượt vào/ra.
- Đổi ca miệng: cuối tháng hai bên nhớ khác nhau.
- Quản lý ghi bù cuối tháng: số liệu mất độ tin cậy.
- Không tách giờ đêm: thiếu phụ cấp ban đêm cho người làm qua 22:00.
- Không lưu lịch sử sửa công: khó trả lời khi nhân viên khiếu nại.
Nhận file đầy đủ
Muốn có bảng chấm công theo ca đầy đủ 12 cột ở định dạng sửa được, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Nhận file rồi chỉnh theo ca của quán là dùng được ngay.
| Cột | Nội dung ghi |
|---|---|
| Ngày | Ngày trong tháng |
| Loại ngày | Thường / nghỉ tuần / lễ |
| Ca xếp | Mã ca theo lịch |
| Giờ vào, giờ ra | Giờ thực tế |
| Giờ làm thực | Giờ ra – giờ vào – giờ nghỉ |
| Giờ đêm, giờ làm thêm | Giờ đêm 22:00-6:00; làm thêm cần đơn |
| Công quy đổi, trạng thái | Theo hệ số ca; đủ/muộn/sớm/vắng |
8. Câu hỏi thường gặp
Ca gãy có tính là một ngày công không?
Tuỳ cách quán quy định trong hợp đồng và quy chế: có nơi tính 1 công nếu tổng giờ làm đủ 8 giờ, có nơi tính theo giờ thực. Quan trọng là ghi rõ ngay từ đầu và áp dụng nhất quán cho mọi nhân viên.
Làm qua 22 giờ có được tính phụ cấp đêm không?
Giờ làm việc ban đêm tính từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau, và người làm ban đêm được trả thêm ít nhất 30% so với ngày làm việc bình thường theo Điều 98 khoản 2 Bộ luật Lao động 2019. Phần tính theo số giờ rơi vào khung đêm.
Part-time có phải chấm công như nhân viên chính thức không?
Nên chấm công giống nhau để có dữ liệu giờ làm thực tế và tính lương theo giờ nếu hợp đồng quy định như vậy. Xem thêm cách chấm công nhân viên.
Quán nhỏ có cần phần mềm cho cách chấm công theo ca không?
Quán vài nhân viên có thể dùng bảng Excel nếu kỷ luật ghi giờ tốt. Khi có nhiều ca xoay, nhiều người hoặc nhiều cửa hàng, việc cộng tay dễ sai và tốn thời gian, lúc đó công cụ tự tổng hợp có ích hơn.
Nên chốt công vào ngày nào trong tháng?
Cách chấm công theo ca không có ngày chốt bắt buộc chung; điều quan trọng là cố định một lịch (ví dụ ngày cuối tháng rà soát, vài ngày đầu tháng sau chốt) và thông báo cho cả quán. Với chuỗi, xem chấm công cho chuỗi cửa hàng.
9. Fastdo hỗ trợ cách chấm công theo ca cho nhà hàng, quán cà phê
fCheckin của Fastdo chấm công bằng Wifi hoặc GPS trên app điện thoại (iOS, Android) và web. Theo trang sản phẩm, phần mềm thiết lập được ca kíp như ca gãy, ca linh động, ca part-time, ca làm thêm; có quản lý đơn từ, nghỉ phép; tự tổng hợp công, báo công bất thường và xuất báo cáo Excel. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo (truy cập 18/10/2026)
- Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14), Điều 98, 105, 106, 109: https://dulieuphapluat.vn/van-ban/lao-dong/bo-luat-lao-dong-2019-45716 (đã đối chiếu toàn văn tại https://caselaw.vn/van-ban-phap-luat/328489-bo-luat-lao-dong-so-45-2019-qh14-ngay-20-11-2019-cua-quoc-hoi)
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP (hiệu lực 01/02/2021), Điều 55, 56, 57: https://www.vcci.com.vn/legal-document/nghi-dinh-1452020nd-cp-huong-dan-bo-luat-lao-dong-ve-dieu-kien-lao-dong-va-quan-he-lao-dong
- Trang sản phẩm fCheckin: https://fastdo.vn/bo-phan-mem-cham-cong-fcheckin/
