[TẢI NGAY] 5 mẫu biên bản làm việc – Hướng dẫn cách chuẩn hóa chi tiết

Biên bản làm việc là một văn bản quan trọng trong hoạt động giao tiếp nội bộ và đối ngoại của doanh nghiệp. Biên bản này ghi lại chi tiết nội dung của một buổi làm việc giữa các bên, nhằm tạo cơ sở pháp lý và thể hiện cam kết của các bên trong việc thực hiện các thỏa thuận đã đạt được. Hiểu rõ về cách viết biên bản làm việc chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động. Cùng Fastdo tìm hiểu cách viết và 5 mẫu biên bản làm việc tại bài viết sau nhé!

1. Biên bản làm việc là gì?

Biên bản làm việc là một tài liệu ghi chép chi tiết các sự kiện, nội dung thảo luận và quyết định được đưa ra trong các cuộc họp, buổi làm việc hoặc kiểm tra công việc. Biên bản này có thể được lập cho nhiều mục đích như giải trình, bổ sung thông tin, bàn bạc về chiến lược, ký kết các thỏa thuận hay xử lý các vấn đề pháp lý.

1.1. Đặc điểm của biên bản làm việc.

• Khách quan và trung thực: Biên bản làm việc yêu cầu sự chính xác và không có sự thiên vị. Thông tin trong biên bản cần phản ánh trung thực các sự kiện và không chứa bất kỳ quan điểm cá nhân nào.
• Ghi chép có hệ thống: Một biên bản chuẩn sẽ bao gồm tất cả các thành phần cần thiết, từ tiêu đề, danh sách người tham dự, nội dung chi tiết của cuộc họp đến các quyết định đã thông qua.
• Được lưu trữ và sử dụng lâu dài: Các biên bản làm việc thường được lưu trữ như một tài liệu quan trọng và có thể được tham khảo lại khi cần thiết, nhất là khi có yêu cầu về pháp lý.

1.2. Phân loại biên bản làm việc.

• Biên bản cuộc họp: Sử dụng trong các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất để ghi lại các nội dung đã được thảo luận và quyết định.
• Biên bản thanh lý hợp đồng: Ghi lại các điều khoản đã thực hiện và các vấn đề phát sinh trong quá trình thanh lý hợp đồng.
• Biên bản kiểm tra công việc: Ghi nhận lại quá trình kiểm tra hoặc nghiệm thu một công việc cụ thể.
• Biên bản nghiệm thu: Thường sử dụng khi hoàn tất một giai đoạn hoặc công việc để xác nhận rằng các yêu cầu đã được đáp ứng.

2. Cách viết biên bản làm việc với cấu trúc chuẩn.

2.1. Phần thông tin cơ bản.

Khi lập biên bản làm việc, phần thông tin cơ bản giúp định danh buổi làm việc, các bên tham gia và bối cảnh của biên bản.

• Tiêu đề biên bản: Tiêu đề cần nêu rõ nội dung của biên bản, giúp các bên nhận biết được nó thuộc loại biên bản nào, ví dụ như “Biên bản làm việc giải quyết tranh chấp hợp đồng”.
• Quốc hiệu và tiêu ngữ: Đây là một phần bắt buộc đối với các biên bản hành chính tại Việt Nam.
• Thời gian và địa điểm: Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc buổi làm việc, cũng như địa điểm tổ chức.
• Thành phần tham dự: Ghi rõ thông tin của những người tham dự buổi làm việc, bao gồm tên, chức vụ, đơn vị công tác.

2.2. Nội dung làm việc.

Nội dung làm việc là phần quan trọng nhất của biên bản, ghi chép chi tiết toàn bộ quá trình trao đổi, thảo luận và thống nhất giữa các bên.

• Mục đích buổi làm việc: Nêu rõ lý do và mục đích tổ chức buổi làm việc.
• Diễn biến và nội dung trao đổi: Phần này ghi chép chi tiết những nội dung đã được thảo luận, bao gồm các ý kiến đóng góp, phương án giải quyết, và thời điểm các bên thống nhất. Diễn biến cần được ghi theo thứ tự thời gian để dễ dàng theo dõi và tra cứu.
• Thỏa thuận và cam kết: Ghi rõ những cam kết, thỏa thuận đã được các bên thống nhất. Mỗi cam kết cần đi kèm thời hạn thực hiện và trách nhiệm của từng bên, đảm bảo tính rõ ràng và có căn cứ thực hiện.

2.3. Kết thúc biên bản.

Trong một biên bản thỏa thuận làm việc, phần kết thúc là nơi xác nhận lại toàn bộ nội dung buổi làm việc và các thỏa thuận đã đạt được.

• Kết luận buổi làm việc: Tóm tắt các kết luận chính và những thỏa thuận đã đạt được trong buổi làm việc.
• Chữ ký xác nhận: Biên bản làm việc cần có chữ ký của đại diện các bên tham gia để đảm bảo tính xác thực và pháp lý.
• Số lượng bản biên bản: Ghi rõ số lượng bản biên bản được lập và việc phân chia cho các bên giữ. Thông thường, biên bản sẽ được lập thành nhiều bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ thực hiện.

3. [TẢI MIỄN PHÍ] 5 mẫu biên bản làm việc chi tiết.

>>> TẢI MIỄN PHÍ: 7 MẪU BIÊN BẢN LÀM VIỆC CHI TIẾT

3.1. Mẫu biên bản làm việc số 1.

3.2. Mẫu biên bản làm việc số 2.

3.3. Mẫu biên bản làm việc số 3.

3.4. Mẫu biên bản làm việc số 4.

3.5. Mẫu biên bản làm việc bằng tiếng Anh.

4. Quy định về lập biên bản làm việc cho doanh nghiệp.

4.1. Quy định về hình thức biên bản thỏa thuận làm việc .

• Đầy đủ các thành phần: Khi lập biên bản làm việc cần có các thành phần cơ bản, bao gồm: tiêu đề, thời gian, địa điểm, mục đích cuộc họp, danh sách người tham gia, nội dung chi tiết của cuộc họp và kết luận.
• Cách trình bày: Phần nội dung cần rõ ràng, dễ đọc, dùng ngôn ngữ trung lập và khách quan. Không sử dụng ngôn ngữ cảm xúc hoặc đánh giá chủ quan.
• Chữ ký xác nhận: Các biên bản thỏa thuận làm việc có giá trị pháp lý bắt buộc phải có chữ ký của người lập biên bản và những người liên quan (thường là người chủ trì cuộc họp và đại diện của các bên tham gia). Một số biên bản yêu cầu đóng dấu công ty để đảm bảo tính xác thực.

4.2. Quy định về nội dung biên bản thỏa thuận làm việc.

• Ghi nhận trung thực: Biên bản cần ghi lại đầy đủ và trung thực tất cả các ý kiến, quan điểm và quyết định trong buổi làm việc mà không thiên vị hay lược bỏ các chi tiết quan trọng.
• Ghi nhận các quyết định: Mọi quyết định và cam kết đưa ra trong buổi làm việc đều cần được ghi rõ trong biên bản, kèm theo thông tin về người chịu trách nhiệm thực hiện và thời hạn cụ thể nếu có.
• Mô tả chi tiết nhưng ngắn gọn: Nội dung biên bản nên mô tả chính xác các sự kiện và hành động quan trọng để tránh rườm rà, giúp người đọc dễ hiểu và theo dõi.

4.3. Quy định về pháp lý của biên bản thỏa thuận làm việc.

• Tính pháp lý của biên bản: Tại Việt Nam, biên bản thỏa thuận làm việc có thể là bằng chứng pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc khiếu nại. Đặc biệt, với các biên bản thanh lý hợp đồng, nghiệm thu công trình, hay biên bản kiểm tra, các quy định pháp lý yêu cầu biên bản phải trung thực và không chỉnh sửa sau khi lập xong.
• Thời hạn lưu trữ: Thông thường, các biên bản làm việc phải được lưu trữ ít nhất là 5 năm. Tuy nhiên, thời gian này có thể dài hơn tùy thuộc vào loại biên bản và quy định riêng của tổ chức hoặc cơ quan nhà nước.
• Bảo mật thông tin trong biên bản: Các thông tin nhạy cảm trong biên bản phải được bảo mật và chỉ chia sẻ với những người có liên quan hoặc có quyền hạn truy cập. Điều này đặc biệt quan trọng trong các cuộc họp có tính chất bảo mật cao, nhằm đảm bảo rằng thông tin không bị rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.
• Sửa đổi khi có sai sót: Nếu phát hiện có sai sót sau khi biên bản được lập, cần thông báo cho tất cả các bên liên quan và tiến hành sửa đổi theo đúng quy trình. Biên bản sửa đổi cần ghi chú rõ lý do chỉnh sửa và thời gian chỉnh sửa.
• Bảo lưu bản gốc: Khi sửa đổi, bản gốc của biên bản nên được bảo lưu cùng bản đã chỉnh sửa để làm căn cứ pháp lý khi cần thiết.

5. fMeeting: Giải pháp hoàn hảo cho việc lập và quản lý biên bản làm việc

Phần mềm fMeeting của Fastdo giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý các cuộc họp một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Với tính năng ghi chép nội dung và hỗ trợ lập biên bản, fMeeting giúp doanh nghiệp không chỉ lưu trữ nội dung cuộc họp mà còn đảm bảo mọi thỏa thuận được ghi nhận chi tiết, đầy đủ và dễ dàng truy cập.

• Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Ngay sau khi cuộc họp kết thúc, các nhiệm vụ đã được thảo luận và thống nhất có thể tự động phân công cho từng cá nhân hoặc nhóm liên quan. Thời hạn hoàn thành nhiệm vụ cũng được đặt rõ ràng, giúp các bên chịu trách nhiệm nắm bắt ngay công việc của mình.
• Thông báo nhắc nhở: Khi có lịch họp, fMeeting sẽ tự động thông báo đến người dùng trên máy tính, điện thoại. Loại bỏ hoàn toàn tình trạng quên lịch trình họp.
• Tương tác mạnh mẽ: Phần mềm cho phép ghi chú, tổ chức các phiên họp khác nhau (như Brainstorm, Vấn đề – Giải pháp), từ đó giúp tăng tính quyết định và đảm bảo không có thông tin quan trọng nào bị bỏ sót.
• Liên kết đa nền tảng: fMeeting có tích hợp với các công cụ quản lý công việc như fPlan và fTodolist, giúp phân bổ công việc đã thống nhất trong cuộc họp một cách dễ dàng và theo dõi tiến độ hiệu quả​.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN

Việc lập biên bản làm việc đúng chuẩn không chỉ đảm bảo tính chính xác, minh bạch mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp. Với phần mềm fMeeting từ Fastdo, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, lập biên bản và theo dõi tiến độ công việc sau cuộc họp một cách hiệu quả. Đây chính là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình họp, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và quyết định trong công việc.

>>> Xem thêm:

• [TẢI MIỄN PHÍ] 8+ Mẫu thư ngỏ hợp tác chi tiết cho doanh nghiệp
• Khám phá 6+ mẫu bảng kế hoạch công việc định kỳ bằng Excel
• 10+ phần mềm quản trị doanh nghiệp, công ty tốt nhất
• 5 Mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty: Cứu cánh cho những HR bận rộn
• Phần mềm chăm sóc khách hàng là gì? 11 phần mềm CRM tốt nhất