Outsource là gì? Những điều cần biết khi sử dụng Outsourcing

Outsource hiện đang trở thành giải pháp xử lý công việc hiệu quả nhất dành cho mọi Doanh nghiệp bởi những lợi ích mà nó mang lại. Hãy cùng với Fastdo tìm hiểu cụ thể hơn về outsource là gì và những điều cần biết khi sử dụng loại hình dịch vụ này nhé!

1. Tổng quan về thuật ngữ Outsource

Đầu tiên, Fastdo sẽ giới thiệu đến bạn những thông tin chung nhất về Outsource:

1.1 Outsource là gì?

Outsource (Thuê ngoài) là hình thức thuê nguồn nhân lực ở bên ngoài tổ chức để cùng tham gia thực hiện các nhiệm vụ, công việc cần thiết mà công ty yêu cầu dựa trên bản hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên. Các công ty thường sử dụng outsource khi không có đủ điều kiện hay nguồn lực cần thiết để sản xuất, hoặc cần đẩy nhanh tiến độ.

1.2 Công ty Outsource là gì?

Công ty Outsource là đơn vị được khách hàng thuê để tạo ra các sản phẩm theo yêu cầu. Bản quyền sản phẩm sẽ thuộc về đơn vị khách hàng. Công ty outsource hoàn toàn không sở hữu các sản phẩm mà họ làm ra, càng không quảng bá hay quan tâm đến việc gia tăng doanh thu của một sản phẩm.. 

Mỗi sản phẩm, mỗi yêu cầu của khách hàng sẽ là một dự án của Công ty Outsource. Họ sẽ nhận được tiền dựa theo số lượng dự án hoặc số giờ làm việc.

1.3 Sự khác nhau giữa Insource và Outsource là gì?

Insource là hình thức mà công ty sẽ bàn giao nhiệm vụ, ủy quyền công việc lại cho một bộ phận ở bên trong tổ chức. Bộ phận này sẽ được tách biệt hoàn toàn với các bộ phận khác và chỉ tập trung hoạt động trong lĩnh vực chuyên môn.

Trái lại, Outsource là hình thức thuê nguồn nhân lực khác từ bên ngoài công ty để cùng tham gia thực hiện nhiệm vụ và công việc cần thiết. Việc lựa chọn một trong hai hình thức này sẽ tùy thuộc vào nguồn lực, điều kiện, tình hình tài chính và mục tiêu đặt ra của từng công ty.

1.4 12 Loại hình Outsource hiện nay

Dưới đây là một số loại hình Outsource phổ biến trên thị trường kinh doanh hiện nay. Mời bạn đọc cùng tham khảo.

• Professional Outsourcing: Đây là một loại hình Outsource, nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao bao gồm kế toán, quản trị kinh doanh, pháp lý,…

• Labour Outsourcing: Đây là một loại hình thuê ngoài khá phổ biến trong giới kinh doanh, Labour Outsourcing sẽ góp phần cung cấp tối đa nguồn nhân lực cho công ty trong quá trình xử lý để công việc, dự án được hoàn thành và phát triển tốt hơn.

• Outsourcing IT: Đây là một hình thức thuê công nghệ thông tin từ bên ngoài. Outsourcing IT sẽ hỗ trợ cho công ty trong lĩnh vực liên quan đến IT chẳng hạn như quản lý mạng, duy trì bảo mật, tạo website, cập nhật giấy phép…

• Multi – Sourcing: Đây là hình thức Outsource đa ngành, nó có thể kết hợp chuỗi các lĩnh vực công nghệ thông tin và các chức năng kinh doanh. Multi – Sourcing rất thích hợp cho các công ty hay các Doanh nghiệp thuộc quy mô lớn.

• Process – Specific Outsourcing: Là một loại hình thuê ngoài có đưa ra quy trình cụ thể. Công ty khi sử dụng loại hình Process – Specific Outsourcing phải thông qua việc ký kết bàn giao với các chuyên gia nhằm giải quyết triệt để những khó khăn, trở ngại về quy trình pháp lý, kiến thức.

• Bussiness Process Outsourcing: Là hình thức thuê ngoài dựa theo một quy trình trong kinh doanh. Bussiness Process Outsourcing đáp ứng tốt nhu cầu xử lý các hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh bao gồm quản lý, thiết lập lịch trình hoạt động, làm việc, tạo ra và phát triển các khách hàng tiềm năng.

• Manufacturing Outsourcing: Là hình thức thuê ngoài nhằm sáng tạo hoặc lắp ráp hoàn thiện một sản phẩm nào đó.

• Project Outsourcing: Là loại hình thuê ngoài theo số lượng dự án. Project Outsourcing được sử dụng khi công ty thiếu nguồn nhân lực chuyên môn, thiếu điều kiện, thời gian để hoàn thành dự án. Công ty đó có thể thuê ngoài một phần hoặc toàn bộ dự án tùy theo yêu cầu.

• Operational Outsourcing: Đây là loại hình thuê ngoài theo hoạt động. Operational Outsourcing được đưa vào sử dụng trong sản xuất nhờ các dịch vụ bao gồm sữa chữa trang thiết bị.

• Local Outsourcing: Là loại hình mà công ty hay Doanh nghiệp có thể thuê ngoài tại địa phương.

• Offshore Outsourcing: Là hình thức thuê ngoài của người ngoại quốc. Offshore Outsourcing thuê dịch vụ gia công tại nhiều nước khác nhau với khoảng cách rất xa, tuy nhiên đạt được lợi thế về giá cả nhân công và nguyên vật liệu. Chẳng hạn: Trung Quốc, Ấn Độ,…

• Nearshore Outsourcing: Là hình thức thuê ngoài của các nước cận kề, láng giềng. Nearshore Outsourcing thuê dịch vụ gia công tại các nước láng giềng, có múi giờ chênh lệch rất ít.

>>> XEM THÊM: Văn phòng điện tử là gì? 5 bước xây dựng chi tiết nhất

2. Nguồn gốc của loại hình Outsource là gì?

Nguồn gốc của Outsource là gì? Outsource được xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1989 và được công nhận là một chiến lược kinh doanh chính thức. Hình thức Outsource ra đời nhằm hỗ trợ Doanh nghiệp thực hiện công việc đã làm trước đó mà chưa đạt hiệu quả hoặc bị quá tải bằng hình thức thuê nhân lực từ bên ngoài.

Trong suốt những năm của thập kỷ 90, hình thức Outsource đã dần trở nên phổ biến hơn trong nhiều lĩnh vực hoạt động. Đến thời điểm hiện tại, Outsource là một thuật ngữ thông dụng trong môi trường kinh doanh.

Có một số chuyên gia không đồng tình với ý kiến Outsource giúp thúc đẩy phát triển Doanh nghiệp. Họ cho rằng hình thức này sẽ gây nên tình trạng thiếu việc làm cho những người lao động trong nước, bởi các Doanh nghiệp chạy theo xu hướng thuê các chuyên gia bên nước ngoài.

Tuy nhiên cho đến những năm gần đây, Outsource vẫn đang hoạt động theo chiều hướng tích cực. Outsource đang dần trở thành giải pháp hữu hiệu được nhiều Doanh nghiệp sử dụng để cải thiện năng suất, chất lượng công việc. 

3. Đặc điểm của loại hình Outsource là gì?

Để có một chiến lược phù hợp, bạn cần nắm được đặc điểm của outsource trước khi lựa chọn áp dụng. Vậy đặc điểm của outsource là gì? Sau đây là những ưu điểm và nhược điểm của outsource:

>>> XEM TIẾP: Workflow là gì? Tại sao nên sử dụng? Cách xây dựng luồng công việc hiệu quả

3.1. Ưu điểm của Outsource là gì?

Ưu điểm của Outsource là gì? Outsource được các nhà doanh nghiệp công nhận là chiến lược kinh doanh bởi hình thức này đang sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật. Dưới đây là một số ưu điểm của Outsource mà Doanh nghiệp không thể bỏ qua:

• Cải thiện hiệu suất lao động: 

Khi sử dụng thêm nguồn nhân lực từ bên ngoài, Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được quỹ thời gian, tăng sự tập trung vào các công việc, dự án quan trọng hơn. Khi cả hai bên cùng tham gia thực hiện nhiệm vụ sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động và đẩy kịp tiến độ của kế hoạch.

• Tiết kiệm được không gian làm việc: 

Khi lựa chọn dịch vụ Outsource, các Doanh nghiệp sẽ không cần phải chuẩn bị về không gian hay thiết bị nào khác bởi Outsource hoạt động hoàn toàn độc lập. Điều này sẽ rất có lợi đối với các công ty hay Doanh nghiệp có quy mô diện tích nhỏ.

• Tiết kiệm chi phí cho Doanh nghiệp: 

Công ty Outsource đã trang bị đầy đủ các thiết bị hay nguồn lực liên quan để không bị gián đoạn trong quá trình thực hiện công việc. Các Doanh nghiệp khi thuê sẽ không phải tốn thêm chi phí đầu tư. Chính vì vậy, mà việc thuê nguồn lực từ bên ngoài sẽ tiết kiệm được nhiều khoản chi phí hơn cho Doanh nghiệp.

• Đảm bảo chất lượng nhờ tính chuyên môn hóa: 

Thông thường, các công ty Outsource sẽ tập trung vào một lĩnh vực duy nhất ví dụ như mảng về content tuyển dụng, công nghệ thông tin hay tuyển dụng logistics. Chính vì thế, trình độ và kinh nghiệm của Outsource sẽ góp phần mang lại hiệu quả, chất lượng tốt nhất cho Doanh nghiệp.

• Tiếp cận với các công nghệ tiên tiến, hiện đại: 

Hiện nay, đa số các Doanh nghiệp đều đang hoạt động liên quan đến công nghệ. Điều đó đòi hỏi Doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật, tiếp cận với nền công nghệ hiện đại. Outsource sẽ giúp cho Doanh nghiệp của bạn có thể tiếp cận được nền công nghệ mới một cách nhanh chóng nhờ vào các nguồn lực từ bên ngoài mà không tốn quá nhiều chi phí. 

• Đảm bảo hiệu quả vận hành công việc: 

Công ty Outsource và Doanh nghiệp hợp tác với nhau dựa trên hợp đồng, vì thế cả hai bên sẽ phải thực hiện công việc đúng như nội dung thỏa thuận. Công ty Outsource sẽ phải hoàn thành công việc đúng thời gian quy định, đảm bảo về chất lượng công việc được giao. 

• Thúc đẩy động lực để nhân sự cải thiện năng lực bản thân: 

Khi Doanh nghiệp quyết định lựa chọn hình thức thuê nguồn nhân lực từ bên ngoài, có thể sẽ là nguồn động lực để nhân viên chủ động trau dồi, phát triển năng lực của bản thân.

>>> ĐỌC NGAY: Mô hình SWOT là gì? Ứng dụng SWOT hiệu quả trong công ty

3.2. Nhược điểm của Outsource là gì?

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, hình thức outusourcing vẫn tồn tại các nhược điểm nhất định. Vậy những nhược điểm của outsource là gì? Dưới đây là một số hạn chế mà bạn cần tham khảo và lưu ý:

• Không cam kết về trách nhiệm cao: 

Trên thực tế, không phải công ty nào cũng có thể chịu trách nhiệm và làm tốt nhiệm vụ được giao. Có một số trường hợp, công ty Outsource không đảm bảo thực hiện đúng công việc được giao, hoàn thành trễ hạn hoặc lơ là, thiếu trách nhiệm gây ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc của Doanh nghiệp.

• Tốn thời gian do rủi ro trong quá trình chuyển giao: 

Trong quá trình chuyển giao công việc từ Doanh nghiệp đến đơn vị thuê ngoài, một số công ty Outsource có thể sẽ chưa hiểu trọn vẹn nội dung và mục đích của công việc. Do đó, việc thực hiện công việc có thể sẽ tốn thêm nhiều thời gian và chất lượng công việc bị sa sút dần.

• Đôi khi phát sinh chi phí cao: 

Thuê nhân lực ở bên ngoài có chi phí thấp hơn so với chi phí đào tạo nhân viên nội bộ. Tuy nhiên, đôi khi trong quá trình thực hiện công việc sẽ có vấn đề phát sinh thêm nhiều chi phí. Nếu việc thỏa thuận hợp đồng giữa hai bên không chặt chẽ thì có lẽ bên thuê sẽ phải mất khoản chi phí không mong muốn.

• Rủi ro trong bảo mật thông tin: 

Mặc dù trước khi ký kết hợp đồng, cam kết rõ ràng về việc không được sử dụng hay tiết lộ thông tin liên quan đến dự án của Doanh nghiệp nhưng vẫn có thể xảy ra rủi ro. Chẳng hạn như công ty được thuê sẽ sử dụng hoặc bán thông tin cho các đối thủ Doanh nghiệp khác. 

4. Những gợi ý giúp Outsource hiệu quả hơn

Sau đây, Fastdo sẽ giới thiệu đến bạn các lưu ý cần nắm khi làm việc với công ty outsource để gặt hái được các giá trị như mong muốn!

• Xây dựng bản hợp đồng chặt chẽ về trách nhiệm và nghĩa vụ giữa hai bên: 

Việc thiết lập bản hợp đồng đầy đủ bao gồm những thỏa thuận, cam kết về trách nhiệm và nghĩa vụ giữa 2 bên là yếu tố thật sự cần thiết. Điều này sẽ làm cho công ty Outsource tập trung, có trách nhiệm hơn khi tham gia thực hiện công việc và cũng yên tâm hơn về quyền lợi của mình sau khi hoàn thành tốt nhiệm vụ đối với Doanh nghiệp.

• Xây dựng mạng lưới với các đơn vị outsource: 

Thiết lập nên mạng lưới, mở rộng mối quan hệ với các đơn vị Outsource sẽ giúp cho các Doanh nghiệp có cái nhìn khách quan hơn về dịch vụ “thuê ngoài” để có thể đưa ra lựa chọn tốt nhất. Đồng thời, có mối quan hệ tốt sẽ tạo nên sự hợp tác một cách dễ dàng và thuận lợi.

• Cung cấp các hỗ trợ kịp thời trong quá trình làm việc: 

Doanh nghiệp cần phải chia sẻ cụ thể hơn về kế hoạch, mục tiêu và chiến lược nhằm giúp cho công ty Outsource có thể hiểu rõ về hướng đi của Doanh nghiệp. Ngoài ra, trong quá trình làm việc Doanh nghiệp nên cung cấp, hỗ trợ kịp thời một vài nhân lực cần thiết giúp cho cho đơn vị Outsource có thể hoàn thành công việc được tốt hơn.

• Bám sát các mục tiêu về kinh doanh, chiến lược khi làm việc với outsource: 

Doanh nghiệp cần phải đặt ra mục tiêu rõ ràng để từ đó hướng đến kết quả mong đợi của chiến lược. Bám sát vào mục tiêu có sẵn, nhà quản lý có khả năng phân phối nguồn lực và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.

Trên đây là bài viết cung cấp thêm những thông tin cần thiết về hình thức Outsource. Hy vọng với bài viết này của Fastdo sẽ giúp cho bạn hiểu thêm về chiến lược kinh doanh Outsource của nhiều Doanh nghiệp trên thị trường hiện nay. 

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Thị phần là gì? 7 Phương pháp giúp gia tăng thị phần hiệu quả
• USP là gì? 2 Gợi ý giúp Doanh nghiệp phát triển USP hiệu quả