Business Continuity Plan là gì? Tất tần tật về BCP trong tổ chức

Trong bối cảnh nền kinh tế chung đang chịu ảnh hưởng bởi Covid, các kế hoạch Business Continuity Plan được xác lập nhằm giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh và khắc phục những rủi ro liên quan. Vậy Business Continuity Plan là gì và hiệu quả cũng như cách vận hành ra sao, hãy cùng FASTDO theo dõi qua bài viết dưới đây!

1. Business Continuity Plan là gì?

Kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan) tức là những bản phác thảo hoặc bản mô tả cách Doanh nghiệp vận hành và ứng phó khi sắp sửa phải đối mặt với những nguy cơ tiềm tàng từ bên ngoài, ví dụ như đại dịch Covid làm nền kinh tế chung bị trì trệ.

Business Continuity Plan có thể xem như một “bí kíp sinh tồn” giúp Doanh nghiệp thích nghi tốt trong các giai đoạn khủng hoảng, giảm thiểu rủi ro và góp phần phục hồi kinh tế ở giai đoạn sau.

Business Continuity Plan cũng là chiến lược giúp các nhà quản lý giám sát, lãnh đạo nhân viên hiệu quả trong trường hợp làm việc từ xa, hoặc làm việc tập trung, nhằm bảo vệ sức khỏe của nhân sự mà không bị gián đoạn kinh doanh.

2. Những lợi ích của Business Continuity Plan là gì?

Một kế hoạch kinh doanh liên tục hoàn hảo không chỉ giúp Doanh nghiệp khắc chế được những nguy cơ, rủi ro mà còn đem lại lợi ích về nhiều phương diện đối với nhân sự, đối tác, khách hàng. Cụ thể như:

2.1 Lợi ích đối với nhân viên

Kế hoạch kinh doanh liên tục giúp giữ vững và củng cố niềm tin nơi đội ngũ nhân sự. Cụ thể, khi dịch Covid đang lan ra mạnh mẽ, nhiều Doanh nghiệp không duy trì được hoạt động kinh doanh, dẫn tới bờ vực phá sản hoặc cầm chừng. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên, với nỗi lo thất nghiệp cùng gánh nặng cơm áo gạo tiền.

Khi Business Continuity Plan được lập một cách tỉ mỉ giúp đội ngũ nhân sự thêm tin tưởng vào năng lực quản lý và ứng phó rủi ro của Doanh nghiệp. Từ đó, họ có thêm động lực và niềm tin để gắn bó lâu dài cùng tổ chức.

2.2 Lợi ích đối với khách hàng

Khi khủng hoảng xảy ra, nếu Doanh nghiệp không dự trù một bản kế hoạch kinh doanh liên tục để ứng phó kịp thời, khả năng cao họ sẽ mất khách hàng và lợi thế cạnh tranh của mình.

Vì vậy, một kế hoạch kinh doanh liên tục được thiết kế tỉ mỉ không chỉ là “bí kíp sinh tồn” trong khủng hoảng mà còn là một lời đảm bảo với khách hàng về năng lực quản lý, vận hành, khả năng thích ứng và phục hồi sau rủi ro. 

Từ đó, Doanh nghiệp có thêm lòng tin từ khách hàng mà thương hiệu cũng được nâng tầm và giữ vững trên thị trường.

2.3 Lợi ích đối với đối tác

Business Continuity Plan là một bản kế hoạch đi từ tổng thể đến chi tiết, giúp Doanh nghiệp nhìn nhận được những điểm mấu chốt quan trọng. Từ đó, lên phương án bảo vệ và kiểm soát các mắt xích chủ chốt, như chuỗi cung ứng, nhà cung cấp, đại lý,…

Kế hoạch kinh doanh liên tục giúp bên đối tác có những nhận định tích cực về năng lực ứng phó và giải quyết rủi ro của Doanh nghiệp, lấy đó làm tiền đề cho niềm tin và sự hợp tác lâu dài về sau.

2.4 Lợi ích đối với mục tiêu về tài chính kinh doanh

Business Continuity Plan giúp doanh nghiệp giữ vững trạng thái hoạt động ở mức ổn định. Từ những lợi ích đa chiều đối với khách hàng, đối tác và nội bộ Doanh nghiệp đã minh chứng được năng lực, tốc độ và tầm nhìn của các cấp lãnh đạo khi khủng hoảng xảy ra. Qua đó, khẳng định lợi thế cạnh tranh, khả năng phục hồi mạnh mẽ mà thương hiệu cũng được nâng tầm.

3. Những vai trò cần thiết trong một Business Continuity Plan là gì?

Để BCP có thể phát huy hiệu quả, Doanh nghiệp nên tổ chức một đội ngũ, phân thành phòng ban riêng. Đây là những nhân sự được chọn lọc để giúp Doanh nghiệp ứng phó với rủi ro, nguy cơ. Mỗi người sẽ là một mắt xích quan trọng với những vai trò cụ thể như sau:

• Chủ tịch (BCP Chairman): Người trực tiếp xem xét xem bản kế hoạch kinh doanh liên tục được lập ra có khả thi hay không, có sát với thực tế hay không. Nếu những yếu tố trên đều đáp ứng được thì họ sẽ là người ký duyệt cuối cùng và trực tiếp chịu trách nhiệm khi đưa bản kế hoạch ra thực thi.
• Đội phản ứng nhanh (Contingency Team): Đây là những nhân viên có trách nhiệm bám sát tình hình thực tế, cập nhật thông tin liên tục. Từ đó, vạch ra kế hoạch cụ thể để ứng phó. Họ cũng là đội ngũ thực thi và đề ra những chính sách, điều chỉnh lại nội bộ, hoạt động kinh doanh tạm thời để giảm thiểu rủi ro.
• Đội ứng phó khẩn cấp và truyền thông (Emergency Response and Communication Team): Đây là bộ phận giữ vai trò đầu mối liên lạc chính khi nhân viên có gặp tình hình cấp bách. Sau đó, họ lên kế hoạch truyền thông và tiến hành ứng phó khẩn cấp theo chiến lược đã đề ra.
• Đội kỹ thuật và IT (IT Technical Services Team): Là những nhân sự hỗ trợ về kỹ thuật cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp và trong khuôn khổ phòng ban BCP.

4. Quy trình xây dựng mô hình Business Continuity Plan trong Doanh nghiệp

Để xây dựng mô hình BCP hiệu quả, Doanh nghiệp cần tuân theo một quy trình cụ thể như sau:

4.1 Xác định bối cảnh hoạt động của Doanh nghiệp

Để xác định được bối cảnh hoạt động, bạn phải là người nắm được tổng thể quy trình cũng như những mắt xích trong bộ máy Doanh nghiệp, biết được những yếu tố mấu chốt để quá trình kinh doanh vận hành bình thường. Cụ thể những tiêu chí cần xác định đầu tiên là:

• Sản phẩm, dịch vụ mà Doanh nghiệp kinh doanh là gì? Bởi mỗi loại hình sẽ có cách thức hoạt động khác nhau. Có những Doanh nghiệp cho phép Work From Home nhưng có một số ngành nghề đặc thù phải làm việc tại chỗ và một vài phải tạm ngưng hoạt động. Vì vậy, xác định sản phẩm dịch vụ mới biết hướng lập BCP cho phù hợp.
• Sơ đồ tổ chức bộ máy Doanh nghiệp ra sao?
• Các quy trình phòng ban gắn bó mật thiết với sơ đồ tổ chức công ty?
• Các yếu tố bên ngoài có khả năng làm gián đoạn quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ, ví dụ chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp luật và môi trường.

Sau khi đã nắm được bối cảnh và biết được Doanh nghiệp cần giữ vững điều gì để kinh doanh hoạt động bình thường, bạn cần tiếp tục xác định các mức độ rủi ro khi nguy cơ xảy ra. 

Cụ thể, trong tình hình dịch bệnh căng thẳng, Doanh nghiệp xem xét ma trận xác định mức độ rủi ro nhờ vào nguy cơ lây nhiễm của tổ chức (N) và mức độ tổn thương của Doanh nghiệp trước những rủi ro liên quan (X), được thể hiện qua bảng sau:

Nguy cơ xảy ra (N)	Mức độ tổn thương trước rủi ro
	Thấp	Trung bình	Cao	Rất cao
Rất cao	Cao	Cao	Rất cao	Rất cao
Cao	Trung bình	Trung bình	Cao	Rất cao
Trung bình	Thấp	Trung bình	Trung bình	Cao
Thấp	Thấp	Thấp	Trung bình	Cao

Từ những bối cảnh và mức độ rủi ro đã được xác định, bộ phận BCP tiến hành thiết lập các chiến lược ứng phó theo từng mức độ phù hợp. Cụ thể:

Thấp	Doanh nghiệp có nền tảng tốt, đã chủ động đề ra phương án ứng phó thực tế khi nguy cơ xảy ra. Vì vậy, hoạt động kinh doanh sẽ không bị ảnh hưởng quá nhiều bởi những rủi ro như đại dịch Covid.
Trung bình	Nguy cơ lây nhiễm vẫn tồn tại và dự đoán sẽ ảnh hưởng một phần đến các hoạt động khi dịch bệnh bùng phát. Vì vậy, cần nhanh chóng đưa ra biện pháp khắc phục và giữ Doanh nghiệp ở vùng an toàn (mức Thấp).
Cao	Nguy cơ lây nhiễm cao và gây những ảnh hưởng mạnh mẽ trên phương diện rộng. Vì vậy, cần có kế hoạch BCP kịp thời để rà soát, đảm bảo hoạt động kinh doanh vẫn được duy trì và hạn chế tối đa nguy cơ.
Rất cao	Mức độ này xảy ra có nghĩa trong nội bộ nhân viên đã có người bị lây nhiễm. Từ một nguồn lây nhỏ sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ Doanh nghiệp khiến bộ máy bị đình trệ, không còn đảm bảo được tính “liên tục” của hoạt động kinh doanh. Vì vậy, Doanh nghiệp cần triển khai kế hoạch ứng phó khẩn cấp, hạn chế lây lan dịch bệnh trên diện rộng, cụ thể như cách ly, tách biệt và tăng cường công tác chống dịch, đảm bảo an toàn cho nhân viên và nâng cao đề kháng, cũng như miễn dịch cộng đồng.

4.2 Xây dựng kịch bản phân tích rủi ro

Kịch bản phân tích rủi ro giúp Doanh nghiệp nhanh chóng lên được kế hoạch ứng phó kịp thời, nhằm đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh liên tục khi nguy cơ xảy ra. Cụ thể, để xây dựng kịch bản phân tích rủi ro, bạn cần làm theo trình tự sau:

• Xác định được các nguy cơ hiện có hoặc tiềm tàng làm ảnh hưởng đến quy trình làm việc của từng phòng ban, tổ chức.
• Sau đó, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến hoạt động kinh doanh để tiến hành phân tích, đánh giá.
• Từ những phân tích đánh giá ban đầu, Doanh nghiệp tiếp tục sắp xếp mức độ ưu tiên kèm theo biện pháp xử lý kịp thời.

4.3 Quyết định các phương án hành động

Sau khi đã hoàn tất bước chuẩn bị, Doanh nghiệp tiến hành đề ra những chiến lược ứng phó cụ thể, bám sát thực tế và phải phù hợp với từng mức độ rủi ro. Cơ sở của những chiến lược này dựa vào:

• Số lượng rủi ro có thể xảy ra.
• Cách phân bổ nguồn lực như thế nào, liệu nguồn lực có đáp ứng được các mức độ rủi ro sắp sửa xảy ra?
• Tính toán cụ thể chi phí và lợi ích đạt được nếu thực hiện các phương án ứng phó rủi ro.

4.4 Đo lường và đánh giá

Đo lường là đánh giá là bước không thể thiếu để xác định xem chiến lược BCP đặt ra có thực sự hiệu quả trong thực tế hay không. Cụ thể kế hoạch đo lường và đánh giá phải xác định được những tiêu chí sau:

• Xem xét những yếu tố nào trong bản kế hoạch kinh doanh liên tục cần được đo lường, đánh giá?
• Phương thức đo lường, đánh giá như thế nào là hiệu quả để đảm bảo tính hiệu dụng của BCP?
• Thời gian thực hiện đo lường, đánh giá?
• Người có trách nhiệm thực thi các công việc đo lường, đánh giá này là ai?
• Quy trình nhất quán để đưa bản kế hoạch ra thực tế ngay sau mỗi cuộc đánh giá.

Đồng thời, việc đo lường, đánh giá cũng cần đạt được những điều sau:

• Ghi chép và lưu trữ những điều liên quan về kết quả cuộc đánh giá, quy trình đánh giá thành văn bản để làm bằng chứng và cơ sở thực thi các chương trình liên quan.
• Nếu quá trình đánh giá chỉ ra được điểm thiếu sót, phải có phương án khắc phục kịp thời để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh chung của Doanh nghiệp.

4.5 Cải tiến mô hình liên tục

Trong quá trình thực hiện mô hình BCP, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những bất cập hoặc hạn chế khiến kế hoạch đề ra không phát huy được hiệu quả, không đạt được những mục tiêu mong muốn. Những lúc này Doanh nghiệp phải xem xét lại để có phương án cải tiến liên tục, cho đến khi nghiệm thu được kết quả thực tế.

Nếu kế hoạch BCP đặt ra nhưng không được tuân thủ nghiêm túc, Doanh nghiệp cần có những biện pháp khắc phục kịp thời, cụ thể:

• Kịp thời xem xét và kiểm soát những hành vi không tuân thủ BCP. Sau đó, tìm phương án khắc phục hậu quả để tránh những ảnh hưởng nặng nề cho tổ chức.
• Tiến hành phân tích để biết được những nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng không tuân thủ BCP.
• Quản lý và phỏng đoán những nguy cơ không tuân thủ có khả năng sẽ xảy ra trong tương lai gần.
• Hiểu được những điều trên, Doanh nghiệp cần nhận thức được mức độ rủi ro hiện tại là gì (nếu không tuân thủ BCP) hoặc mô hình đặt ra có lỗ hổng nào ảnh hưởng đến việc thực thi. Từ đó, Doanh nghiệp cần đưa ra phương án điều chỉnh kịp thời.

5. Một số gợi ý để đảm bảo tính thành công của Business Continuity Plan là gì?

Để hoạt động kinh doanh được đảm bảo khi có nguy cơ xảy ra thì một bản kế hoạch thôi chưa đủ, cần phải có sự tuân thủ, đồng lòng của bộ máy bên trong. Trong đó, các yếu tố sau đây đóng vai trò cực kỳ quan trọng để giúp BCP đem lại hiệu quả cao trong thực tế:

5.1 Nhấn mạnh vai trò của đội ngũ lãnh đạo

Đội ngũ lãnh đạo đóng vai trò chủ chốt trong quá trình vận hành Doanh nghiệp. Đặc biệt, vào những lúc có nguy cơ, rủi ro thì họ cũng là người trực tiếp điều hành, giám sát thực thi và giữ cho hoạt động kinh doanh ở trong tầm kiểm soát.

Ban lãnh đạo cần phải cam kết những yếu tố sau:

• Các chính sách, mục tiêu của BCP phải đúng định hướng và mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
• Đồng bộ yêu cầu của BCP vào tổ chức, bộ máy nội bộ để việc thực thi chính sách BCP có tính nhất quán, đạt được hiệu quả thực tế.
• Đảm bảo phân bổ và cung cấp đầy đủ nguồn lực trong quá trình triển khai kế hoạch.
• Đề ra phương hướng và hỗ trợ kịp thời đối với đội phận nhân sự đang thực thi BCP.
• Điều hành chiến lược truyền thông để nội bộ Doanh nghiệp ý thức được tầm quan trọng của BCP.

5.2 Đừng bỏ quên các hoạt động truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là hoạt động không thể thiếu để bản kế hoạch BCP thực sự hiệu quả trong thực tế. Truyền thông nội bộ giúp đội ngũ nhân viên ý thức được những gì mình cần làm, chung tay cùng Doanh nghiệp xử lý những rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Kế hoạch truyền thông nội bộ phải vạch ra được cụ thể về nội dung và sự tham gia của các nhân tố chủ chốt. Cụ thể:

Đối với nội dung cần truyền thông, phải giúp nhân sự nhận thức được về chính sách BCP, liên quan đến lợi ích của việc thực hiện kế hoạch kinh doanh liên tục, hậu quả khi không tuân thủ BCP, nhân sự cần làm gì trước, trong và sau khi gián đoạn kinh doanh?

Ngoài ra, để bản kế hoạch truyền thông thêm hoàn chỉnh, Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và phân công đúng vai trò của từng thành viên trong tổ chức, cụ thể ai là người trực tiếp truyền thông, những ai cần được truyền thông và truyền thông bằng hình thức nào (mail, tin nhắn, thông báo trực tiếp).

Một kế hoạch truyền thông nội bộ thực sự có kết quả chỉ khi nhận được sự ủng hộ, quan tâm và chấp hành nghiêm chỉnh của toàn thể nhân viên.

5.3 Sự hỗ trợ tuyệt vời của các nguồn lực công nghệ

Sự phát triển của công nghệ chính là “cứu cánh” cho những giai đoạn khủng hoảng của Doanh nghiệp. Trong thời kỳ dịch Covid đang lây lan mạnh mẽ, nhân viên, lãnh đạo không thể trực tiếp làm việc, trao đổi với nhau. Vì vậy, công nghệ sẽ là những giải pháp giúp giữ vững hoạt động kinh doanh và đảm bảo được hiệu suất công việc.

Cụ thể, Doanh nghiệp đã tìm ra những giải pháp công nghệ tối ưu và thuận tiện hơn, đồng thời giữ được khoảng cách an toàn, hạn chế tiếp xúc cho nhân viên. Ví dụ như chấm công qua camera quan sát và nhận diện khuôn mặt thay vì hình thức chấm bằng vân tay đã lỗi thời.

Business Continuity Plan có thể xem như một liều vaccine hiệu quả giúp Doanh nghiệp phòng ngừa và chủ động phản ứng nhanh đối với những nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh chung. Hơn nữa, ngành kinh tế sẽ không ngừng biến động, bên cạnh dịch Covid, Doanh nghiệp cũng cần dự trù thêm những phương án khác để đảm bảo tính liên tục.

Ngoài BCA, bạn có thể tìm hiểu thêm những kiến thức chuyên sâu và công cụ giúp quản trị hiệu quả từ Fastdo để tối ưu hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình.

>>> THAM KHẢO NGAY:

• 15+ Phần mềm quản lý đào tạo: Giải pháp nâng cao năng lực nhân sự
• 8 bước đơn giản để có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
• 13 kỹ năng quản lý dự án giúp bạn thành công trong công việc
• Mail merge là gì? Hướng dẫn sử dụng Mail Merge chi tiết 2024
• Hướng dẫn cách nén file PDF cực kỳ chi tiết và dễ thực hiện