Phòng truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh, thương hiệu và cách nhìn nhận của đối tác, nhân viên, công chúng đối với Doanh nghiệp. Vậy nhiệm vụ, cơ cấu phòng truyền thông như thế nào? Bài viết dưới đây, Fastdo sẽ cung cấp đến bạn thông tin chi tiết nhất nhé!
1. Vai trò của phòng truyền thông trong Doanh nghiệp
Phòng truyền thông là phòng ban chịu trách nhiệm tạo dựng hình ảnh, quảng bá thương hiệu cho Doanh nghiệp thông qua thực hiện chức năng truyền thông. Đối tượng mà phòng truyền thông cần thực hiện nhiệm vụ đó là truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài.
Phòng ban này thực hiện vai trò cố vấn, xây dựng thương hiệu mang đặc trưng văn hóa, hình ảnh công ty đến công chúng, đối tác, nhân viên… Chính vì vậy, trong các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, phòng truyền thông đóng vai trò rất quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển toàn bộ công ty.
2. Nhiệm vụ của phòng truyền thông
Phòng truyền thông có nhiệm vụ rất quan trọng đến thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp đối với công chúng, đối tác, nhân viên. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn qua thông tin dưới đây:
2.1 Đối với bên ngoài Doanh nghiệp
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của phòng truyền thông đó là quảng bá hình ảnh, tiếng nói của doanh nghiệp đến công chúng. Cùng tìm hiểu 3 nhiệm vụ mà ban truyền thông cần thực hiện với các đối tượng bên ngoài Doanh nghiệp:
2.1.1 Làm việc với các bên truyền thông, báo chí
Xây dựng mối quan hệ với giới truyền thông báo chí là nhiệm vụ cơ bản của phòng truyền thông. Theo đó, phòng truyền thông sẽ chịu trách nhiệm xây dựng, quản lý, phát hành tin tức quảng bá doanh nghiệp cũng như giải đáp thắc mắc của giới truyền thông đến thương hiệu của Doanh nghiệp.
Phòng truyền thông còn phải giám sát tất cả các công việc liên quan đến hoạt động liên hệ bên ngoài như thực hiện chức năng lập kế hoạch, lên nội dung cho các buổi họp báo, trò chuyện với đối tác. Bên cạnh đó, phòng còn chịu trách nhiệm tham vấn, chuẩn bị thông tin cung cấp cho những bên liên quan và vận hành quá trình diễn ra sự kiện.
Để thực hiện tốt chức năng này, phòng truyền thông cần có sự sắp xếp và cử ra người đại diện phát ngôn phù hợp cho thương hiệu. Ngoài ra, bộ phận truyền thông còn phải theo dõi những đối tượng liên quan đang nói gì về thương hiệu. Từ đó, bộ phận này sẽ đưa ra các chiến lược phù hợp nhằm đề phòng các rủi ro truyền thông cho thương hiệu.
Phòng truyền thông thường phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, từ việc lên kế hoạch cho các buổi họp báo, quản lý quan hệ với báo chí, đến theo dõi các chiến dịch truyền thông. Phần mềm quản lý kế hoạch fPlan của Fastdo sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn giải quyết những thách thức này.
Với fPlan, bạn có thể:
- Lập kế hoạch chi tiết: Phân chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ, thiết lập deadline, và theo dõi tiến độ từng công việc một cách trực quan.
- Giao tiếp và cộng tác: Chia sẻ thông tin, tài liệu, và trao đổi ý kiến với các thành viên trong nhóm ngay trên nền tảng, đảm bảo mọi người luôn nắm bắt được tình hình.
- Quản lý tài liệu tập trung: Lưu trữ và sắp xếp tất cả các tài liệu liên quan đến dự án ở một nơi, dễ dàng tìm kiếm và truy cập khi cần.
- Theo dõi hiệu suất: Đánh giá hiệu quả của các chiến dịch truyền thông thông qua báo cáo chi tiết, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời.
2.1.2 Thực hiện chức năng ngoại giao, xây dựng mối quan hệ với đối tác, công chúng
Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng và công chúng để họ tiếp cận gần hơn với doanh nghiệp cũng là một chức năng quan trọng của phòng truyền thông. Nhiệm vụ này bao gồm lên nội dung, phát hành những tin tức, tài liệu in ấn, lời nhắn và thông điệp dành cho đối tác, khách hàng cũng như công chúng.
Bên cạnh đó, phòng truyền thông của công ty còn có nhiệm vụ quản lý trang web, sự hiện diện của công ty trên các trang mạng xã hội. Phòng ban này sẽ theo dõi những gì đối tác và khách hàng đang thảo luận về thương hiệu của họ, bắt kịp và xử lý những thông tin gây ảnh hưởng xấu đến công ty.
Ngoài ra, ban truyền thông còn đảm nhận nhiệm vụ trả lời những câu hỏi từ công chúng và khách hàng qua hotline hoặc email. Từ đó, họ sẽ giúp công ty giới thiệu thêm về các hoạt động mới của công ty.
Không những thế, phòng truyền thông còn chịu trách nhiệm tổ chức và sắp xếp những chương trình truyền thông có sự xuất hiện của các nhân vật uy tín. Đây chính là điều kiện để thu hút các bên liên quan quan tâm đến Doanh nghiệp hơn.
2.1.3 Xử lý khủng hoảng truyền thông cho Doanh nghiệp
Khi đối mặt với khủng hoảng truyền thông không như mong muốn, phòng truyền thông sẽ có vai trò tư vấn, tham mưu cho cấp lãnh đạo về việc giải quyết vấn đề khủng hoảng. Theo đó, Nhân viên truyền thông sẽ trực tiếp làm việc, thảo luận với các bên liên quan để giải quyết trước khi mọi việc đi quá giới hạn
Với các vấn đề liên quan đến luật pháp, phòng truyền thông sẽ trực tiếp làm việc với bên phía luật sư, các cơ quan chức năng và cả những đại diện truyền thông từ các bên khác.
2.2 Đối với nội bộ Doanh nghiệp
Ngoài việc quảng bá thông điệp và hình ảnh của công ty đến các đối tượng bên ngoài, phòng truyền thông còn có nhiệm vụ quản lý hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp. Các công việc này rất đa dạng, có thể là: thiết kế ấn phẩm, gửi thông báo tin tức về công ty qua email, phổ biến về quyền lợi và cơ hội đào tạo đến nhân viên,…
Đối với nội bộ, phòng truyền thông đóng vai trò như là sợi dây kết nối giữa cá nhân, nhân viên với chính Doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, phòng còn thực hiện tư vấn cho các cấp quản lý nhằm cải thiện các mối quan hệ với nhân sự. Ngoài ra, quản lý hệ thống mạng nội bộ cũng là nhiệm vụ mà phòng truyền thông sẽ đảm nhận trong Doanh nghiệp.
3. Cơ cấu của phòng truyền thông trong Doanh nghiệp
Phòng truyền thông có vai trò rất quan trọng trong việc đưa thương hiệu Doanh nghiệp đến khách hàng tiềm năng. Đồng thời, phòng ban này cũng chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động truyền thông đối với các đối tượng bên ngoài cũng như trong khu vực nội bộ.
Cấu trúc phòng truyền thông gồm có 2 bậc đó là bậc quản lý và nhân viên. Sơ đồ sẽ như sau ban giám đốc đến trưởng phòng truyền thông đến các cấp nhân viên như chuyên viên nội bộ, nhân viên phụ trách, chuyên viên PR, chuyên viên Digital, chuyên viên tổ chức sự kiện.
Trong hầu hết các công ty, trưởng phòng truyền thông sẽ là người vạch ra các chiến lược truyền thông hiệu quả nhất. Họ sẽ là đầu tàu dẫn dắt phòng truyền thông thực hiện các chiến dịch được duyệt bởi cấp trên.
Với ban truyền thông quy mô nhỏ, cả trưởng phòng và nhân viên sẽ cần đảm nhiệm nhiều việc hơn. Ngược lại, với phòng ban lớn hơn, các nhân viên sẽ được phân chia nhiệm vụ, có thể là quản lý internet, quản lý quan hệ công chúng, quản lý quảng cáo,…
4. Các vị trí công việc thuộc phòng truyền thông
Đối với phòng truyền thông được chia ra nhiều bộ phận chức vụ, chức vụ sẽ đảm nhận công việc hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là 5 chức vụ trong bộ phận truyền thông phổ biến.
4.1 Trưởng phòng truyền thông
Trưởng phòng truyền thông là người đứng đầu phòng chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, giám sát công việc của phòng ban. Dưới đây là một số nhiệm vụ mà trường phòng truyền thông đảm nhận:
- Định hướng và phân công rõ công việc cho mỗi nhân viên trong phòng; chỉ dẫn và đốc thúc nhân viên hoàn thành công việc đúng hẹn.
- Quản lý và tổ chức các hoạt động xây dựng, phát triển doanh nghiệp.
- Đề xuất ý tưởng sáng tạo hỗ trợ truyền tải thông điệp truyền thông và luôn cập nhật tin tức trên các kênh truyền thông.
- Thiết lập và duy trì nhiều mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí cũng như xử lý khủng hoảng truyền thông kịp thời.
- Theo dõi và báo cáo tiến độ cũng như kết quả của các hoạt động truyền thông.
4.2 Chuyên viên truyền thông nội bộ
Đây là vị trí phụ trách cung cấp, phổ biến thông tin cho toàn bộ nhân viên trong công ty về những chính sách, hoạt động giao lưu, quy chế,… Công việc của họ bao gồm các nhiệm vụ:
- Cung cấp ý tưởng chương trình và các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.
- Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động – sự kiện nhằm xây dựng và củng cố văn hóa công ty.
- Quản lý công việc giao tiếp nội bộ trong công ty. Chắc chắn truyền tải thông tin thường xuyên đến các bộ phận, giúp nhân viên nắm rõ các hoạt động của công ty và ngược lại.
- Quản lý blog và trang web của doanh nghiệp.
4.3 Nhân viên PR
Đây chính là nhóm nhân viên giúp truyền đạt và cung cấp thông tin hay thông điệp đến khách hàng mới/cũ cũng như đối tác của công ty. Họ cần đảm bảo tất cả thông tin được truyền đi đều chính xác, rõ ràng, trung thực và dễ hiểu nhất.
Công việc của họ gồm:
- Tham gia đóng góp ý tưởng về các kế hoạch và chương trình quảng bá, đồng thời tiến hành thực hiện các chương trình PR theo như kế hoạch đã lên.
- Soạn thảo những bài viết hay phát biểu, thông cáo báo chí, sắp xếp các buổi phỏng vấn, diễn thuyết, ghi hình… cho các sự kiện.
- Tổ chức sự kiện, chương trình tài trợ để tăng độ nhận diện của công chúng với các dịch vụ, sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp.
4.4 Chuyên viên Digital Marketing
Digital Marketing là tiếp thị truyền thông kỹ thuật số. Họ sẽ là người giúp công ty PR về thương hiệu của minh trên các kênh tiếp thị số hiện có của Doanh nghiệp. Công việc chính của họ gồm:
- Tiến hành phân tích, phác thảo kế hoạch để thực hiện các hoạt động social media và digital marketing.
- Đảm nhiệm phát triển các chương trình PR, thực hiện các chiến dịch quảng bá trên các phương tiện truyền thông trực tuyến để quảng bá thương hiệu và các dịch vụ – sản phẩm của doanh nghiệp.
- Thường xuyên thực hiện việc thống kê và phân tích từ khóa.
- Lên kế hoạch SEO, SEM, Google Ads để tối ưu hóa thứ hạng tìm kiếm của trang web công ty.
4.5 Chuyên viên tổ chức Sự kiện
Đứng sau sự thành công của mỗi sự kiện, chương trình của mỗi doanh nghiệp là nhóm tổ chức sự kiện. Họ thực hiện nhiều nhiệm vụ và công việc khác nhau từ bước lên ý tưởng đến kết thúc suôn sẻ.
Công việc chính của họ như sau:
- Đánh giá phạm vi sự kiện, đề bạt quy trình tiến hành sự kiện.
- Lập kế hoạch, dự trù chi phí tổ chức sự kiện.
- Chọn địa điểm, chủ động liên hệ với các nhà cung cấp thiết bị, vật tư, thực phẩm, đồ trang trí,…
- Khảo sát mặt bằng, quản lý lượng nhân viên, vật dụng – thiết bị sử dụng trong sự kiện.
- Giám sát, quản lý tiến độ và chất lượng công việc chuẩn bị cho sự kiện.
- Cung cấp và trao đổi thông tin cần thiết cho người tham dự sự kiện.
- Theo dõi, giám sát các hoạt động cho đến khi sự kiện kết thúc.
- Báo cáo kết quả dự án cho quản lý.
Bài viết trên chắc chắn đã giúp bạn hiểu về vai trò, vị trí, trách nhiệm của phòng truyền thông trong một tổ chức. Fastdo hy vọng rằng với những thông tin bổ ích trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thể xây dựng được phòng truyền thông vững mạnh nhất.
>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
![[TẢI MIỄN PHÍ] 7+ mẫu biên bản cuộc họp và cách viết chi tiết](https://fastdo.vn/wp-content/uploads/2024/10/bien-ban-cuoc-hop-ava.jpg)
