Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng và những lưu ý cần biết

Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là một trong những nguyên tắc cốt lõi cực kỳ hữu ích đối với hoạt động quản lý hàng tồn kho của Doanh nghiệp. Sau đây mời quý Doanh nghiệp cùng Fastdo tìm hiểu chi tiết về nguyên tắc này cũng như những lưu ý cần biết để áp dụng hiệu quả vào công tác quản lý kho hàng.

1. Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là gì?

Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là kỹ thuật xác định giá trị của hàng hóa tồn kho dựa trên mức độ quan trọng đối với Doanh nghiệp, sau đó phân loại theo nhóm từ A đến C. Đối với từng nhóm, nhà quản trị sẽ có các phương án quản trị phù hợp nhằm giảm thiểu lãng phí và khai thác tối đa giá trị của hàng hóa đó.

Định luật Pareto: “80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân” là những ý tưởng khởi nguồn cho nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng này. Hiểu đơn giản hơn, Doanh nghiệp chỉ cần kiểm soát tốt nhóm 20% hàng hóa là công tác quản lý kho đã đạt được 80% hiệu quả toàn diện. 

Theo nguyên tắc này dựa trên giá trị, hàng hóa sẽ được chia làm 3 loại:

Thay vì dành thời gian phát triển tất cả hàng hóa, nguyên tắc ABC đã giúp Doanh nghiệp xác định được những mặt hàng quan trọng. Từ đó, họ có thể tập trung phát triển những mặt hàng này để cải thiện tối đa hiệu quả kinh doanh của mình.

Sau khi đãc phân nhóm các hàng hóa theo A-C, Doanh nghiệp nên dành sự tập trung chủ yếu cho các nhóm hàng hóa ở nhóm A, tiếp đó đến B và giảm dần C. Nhóm A là mặt hàng đóng vai trò chủ lực trong việc đem về doanh thu, lợi nhuận cho Doanh nghiệp. Nhóm B cũng là nhóm mặt hàng có tiềm năng trở thành nhóm A, vì thế cũng nên được tập trung phát triển.

Có thể nói rằng, nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là một bí quyết tuyệt vời giúp Doanh nghiệp sản xuất tinh gọn hơn.

2. Lợi ích của việc áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng

Sau đây là những lợi ích mà Doanh nghiệp nhận được khi áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng:

• Tối ưu hóa không gian kho hàng: 

Nhờ vào nguyên tắc này, Doanh nghiệp có thể xác định nhóm hàng hóa có lượng cầu cao, cần ưu tiên. Doanh nghiệp căn cứ vào đó để lên kế hoạch bố trí không gian trọng yếu trong kho hàng nhằm tạo sự thuận tiện cho công tác vận hành, sản xuất. 

• Cải thiện độ chính xác của dự báo tồn kho: 

Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa này giúp cấp quản lý quan sát, theo dõi lượng cầu đối với từng nhóm hàng. Căn cứ vào các dữ liệu thu thập được, cấp quản lý có cơ sở để đề ra các phương án dự báo bán hàng hiệu quả. Từ đó, nhà quản lý đẩy mạnh các chiến lược xúc tiến hàng hóa để thúc đẩy doanh thu, lợi nhuận của tổ chức. 

• Đánh giá độ hiệu quả của việc phân bố nguồn lực: 

Nguyên tắc ABC này cũng là một chiến lược để nhà quản lý theo dõi nhu cầu của khách hàng đối với các mặt hàng trọng yếu – tức nhóm A. Nếu lượng cầu ở nhóm A giảm xuống, các nhà quản lý sẽ có kế sách điều chỉnh nguồn lực dành cho nhóm A mới. 

• Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng: 

Khi đã xác định được các mặt hàng đem về nguồn lợi nhuận cao nhất, các nhà quản lý sẽ cân nhắc để nâng cấp dịch vụ tốt hơn cho những loại mặt hàng này. Mục đích cuối cùng của công việc này là giúp giữ chân khách hàng và đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh của tập thể. 

• Cung cấp dữ liệu để định giá hiệu quả hơn:

Khi áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng, doanh số bán hàng ở một mặt hàng tăng lên sẽ đồng nghĩa với việc gia tăng về lượng cầu. Từ đó, Doanh nghiệp có thể cân nhắc về việc điều chỉnh giá nhằm cải thiện khả năng sinh lời.

• Quản trị vòng đời sản phẩm hiệu quả: 

Nguyên tắc này giúp Doanh nghiệp dễ dàng nắm được sản phẩm đang trong giai đoạn nào của vòng đời. Doanh nghiệp căn cứ vào dữ liệu này để có thể dự báo về nhu cầu và đưa ra các quyết định dự trữ tồn kho phù hợp nhất.

• Kiểm soát tốt các mặt hàng có giá trị cao: 

Sản phẩm nhóm A thường là nhóm sản phẩm “mũi nhọn” của Doanh nghiệp. Do đó, khi phân loại sản phẩm nhóm A, các nhà quản lý sẽ theo dõi tình hình tồn kho của nhóm này liên tục nhằm đảm bảo luôn có lượng sản phẩm đủ để đáp ứng nhu cầu. 

• Tiết kiệm chi phí lưu kho: 

Khi duy trì các nhóm hàng tồn kho đúng theo nguyên tắc ABC, nhà quản lý có thể giảm chi phí lưu kho và lưu trữ hàng tồn dư thừa.

• Tối giản hóa chuỗi cung ứng: 

Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng sẽ giúp Doanh nghiệp có thể quyết định hợp nhất các nhà cung cấp hay chỉ lấy từ một nguồn duy nhất. Điều này nhằm tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa hoạt động.

>>> ĐỌC THÊM: Khái niệm hàng tồn kho và nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn

3. Cách phân loại sản phẩm theo nguyên tắc ABC

Để phân tích hàng tồn kho, các nhà quản trị sản xuất có thể nhân doanh thu hàng năm của một mặt hàng cụ thể với chi phí của nó. Từ kết quả, nhà quản lý biết được nhóm hàng nào mang lại lợi nhuận cao và ngược lại. Nhờ đó, các nhà quản trị biết tập trung nguồn lực và vốn vào đâu.

(Số lượng mặt hàng đã bán hàng năm) * (Giá mỗi mặt hàng) = (Giá trị sử dụng hàng năm trên mỗi sản phẩm)

Để việc tính toán được nhanh chóng và thuận lợi, Doanh nghiệp có thể sử dụng excel để thực hiện phân tích hàng tồn kho cơ bản. Phần việc trên excel cụ thể như sau:

• Liệt kê từng hạng mục sản phẩm có trong kho, sắp xếp theo thứ tự giảm dần theo giá trị sử dụng.
• Sử dụng hàm tính tổng để tính tổng giá trị của từng loại mặt hàng.
• Dựa trên giá trị đã được tính, nhà quản trị phân loại từng nhóm sản phẩm ABC theo nguyên tắc. 

4. Các chiến lược phát triển đối với từng nhóm sản phẩm

Ứng với từng nhóm, Doanh nghiệp cần xây dựng các chiến lược phát triển khác nhau để giảm hao phí và cải thiện hiệu quả. Sau đây là chiến lược phát triển cho từng nhóm mặt hàng theo nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng:

4.1 Đối với các sản phẩm nhóm A

Sản phẩm nhóm A là dòng sản phẩm cốt yếu, là nguồn sản phẩm quyết định 80% đến kết quả kinh doanh của công ty. Một vài chiến lược quản lý hàng tồn kho sau đây sẽ cực kỳ hiệu quả đối với nhóm hàng này:

• Hàng loại A có giá trị cực kỳ cao. Do đó, đây cũng là mặt hàng ẩn chứa nhiều rủi ro mất cắp. Doanh nghiệp cần đề ra phương án kiểm soát về số lượng, chất lượng nhằm bảo vệ tài sản chung và giảm thiểu nguy cơ đánh mất hàng hóa. 
• Nhóm hàng loại này bắt buộc phải có một lượng sẵn trong kho. Do đó, cấp quản lý cần lên kế hoạch lưu kho dự phòng cho hàng loại A. Bên cạnh đó, Doanh  nghiệp phải dự tính được thời điểm tiêu thụ hết sản phẩm để lên kế hoạch nhập mới. 
• Để đẩy mạnh sức mua của khách hàng đối với nhóm hàng loại này, bộ phận Marketing cần ưu tiên tiếp thị mặt hàng loại A trong các chiến dịch quảng bá sản phẩm của công ty. 

Những chiến lược kể trên giúp Doanh nghiệp quản lý hiệu quả mặt hàng loại A. Bên cạnh đó, các chiến lược này cũng thúc đẩy hoạt động kinh doanh và kích thích sức mua của khách hàng, đẩy mạnh doanh thu bán hàng. 

>>> ĐỌC TIẾP: Doanh số và doanh thu là gì? Bí quyết thúc đẩy doanh số

4.2 Đối với các sản phẩm nhóm B

Sản phẩm nhóm B có giá trị dao động giữa hai nhóm mặt hàng A và C, thường chỉ đem về doanh thu ở mức trung bình. Thế nhưng, trong một vài trường hợp, hàng loại B có thể linh động nâng cấp thành mặt hàng loại A hoặc sụt giảm giá trị để xếp vào hàng loại C. 

Dựa theo tính chất của mặt hàng loại B, cấp quản lý có thể tham khảo các chiến lược quản lý và tiêu thụ sản phẩm như sau:

• Nhóm hàng loại B có thể có khả năng chuyển sang nhóm A – nhóm có giá trị cao nhất nên việc dự trù sẵn một lượng hàng nhất định trong kho cực kỳ cần thiết. Cấp quản lý cần theo dõi số lượng hàng tồn thường xuyên để có phương án nhập thêm khi dần bán hết hàng.
• Đối với những mặt hàng loại B từng được chuyển lên hàng loại A, có thể áp dụng các chiến lược mà Doanh nghiệp đã sử dụng với nhóm hàng loại A này. 
• Để kích thích tiêu thụ hoặc giúp tăng độ nhận diện cho sản phẩm loại B, Doanh nghiệp có thể bán dưới dạng gói, hoặc dưới hình thức bổ trợ cho hàng loại A. 
• Đối với các mặt hàng loại B thi thoảng chuyển xuống loại C, Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng các chiến lược loại C nhằm giảm thiểu bớt gánh nặng quản lý. 

4.3 Đối với các sản phẩm nhóm C

Sản phẩm loại C có giá trị thấp nhất trong toàn hệ thống tồn kho. Nhóm sản phẩm này chỉ mang lại một phần nhỏ trong tổng doanh thu của Doanh nghiệp và sức tiêu thụ cũng khá chậm. Hàng loại C thường được gọi là hàng tồn kho hoặc hàng bán chậm.

Vì nhóm hàng này vẫn còn khả năng tạo ra doanh thu nên các nhà quản lý có thể cân nhắc sử dụng các chiến lược sau:

• Nếu nguồn doanh thu mà nhóm sản phẩm này đem về quá ít, Doanh nghiệp có thể bán giảm giá toàn bộ hàng tồn. 
• Các cấp quản lý có thể sử dụng mặt hàng loại C như hàng khuyến mãi tặng kèm với các đơn hàng khác nhằm kích cầu, thu hút sự quan tâm của khách hàng cũng như có thể tận dụng được hàng tồn kho.
• Nếu Doanh nghiệp mong muốn tăng độ nhận diện thông qua các hoạt động từ thiện cộng đồng, Doanh nghiệp có thể cân nhắc việc sử dụng các mặt hàng loại C để làm từ thiện.
• Để tiết kiệm chi phí quản lý cũng như các chi phí phát sinh khác, Doanh nghiệp nên cân nhắc đặt hàng nhóm C với số lượng ít, nằm trong tầm kiểm soát. Mặt khác, tổ chức cũng có thể nhập mặt hàng loại C chỉ để phục vụ cho mục đích kinh doanh nào đó và không lưu kho để giảm chi phí cho phần việc này. 

Các chiến lược quản lý cụ thể đối với từng nhóm mặt hàng kể trên sẽ giúp Doanh nghiệp tạo dựng được quy trình quản lý, tiêu thụ sản phẩm thông minh và nhất quán. Qua đó, các chiến lược này cũng giúp tổ chức tiết kiệm được nhân lực và các chi phí không cần thiết để tập trung cho công cuộc sản xuất, kinh doanh trọng yếu. 

5. Khi nào Doanh nghiệp cần ứng dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng

Cốt lõi của việc sử dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là để xác định được loại mặt hàng có giá trị cao. Từ đó, đề ra những phương án, chiến lược quản lý, kiểm soát hiệu quả để giảm thiểu gánh nặng chi phí và tối giản quá trình lưu kho nói chung. Doanh nghiệp sử dụng nguyên tắc ABC cho 3 nhiệm vụ chính sau:

• Xác định mức an toàn, tức số lượng hàng còn lại trong kho sao cho đủ để duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh. Việc này nhằm giữ cho quá trình kinh doanh liên tục, không gián đoạn, đảm bảo luôn có sẵn hàng hóa quan trọng để cung ứng. 
• Nhận định được mức phù hợp của từng nhóm hàng trong công tác quản lý kho. Cấp quản lý dựa vào đó để sắp xếp mức độ ưu tiên kiểm tra, ví dụ mặt hàng nào quan trọng cần được kiểm soát thường xuyên, mặt hàng nào có thể dùng đếm tự động để hỗ trợ cho việc kiểm tra số lượng thủ công. 
• Định vị được lượng hàng hóa trong các nhánh kho riêng lẻ và toàn thể mạng lưới kho.  

>>> ĐỌC NGAY: Giá trị hàng tồn kho được ghi nhận theo năm 2024

6. Hạn chế của việc áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng một cách truyền thống

Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là phương pháp giúp Doanh nghiệp tối giản được quá trình phân loại, quản lý hàng hóa trong kho. Bởi vì điều kiện phân loại hàng hóa dựa trên nguyên tắc này khá đơn giản để người quản lý có thể giám sát một chiều. 

Thế nhưng, chính vì sự đơn giản đó mà cách thức quản lý này cũng tồn tại vài mặt hạn chế như sau:

• Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng có thể làm mất tính linh hoạt. Bởi thị trường xoay chuyển liên tục, nhu cầu khách hàng cũng không cố định ở một nhóm hàng hóa. Ví dụ như khi hàng loại C chuyển sang hàng loại A chẳng hạn, nếu không linh động và phân tích liên tục, Doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội. 
• Công việc đánh giá và phân tích từng mặt hàng thuộc ba nhóm ABC thường khá cồng kềnh, chiếm nhiều thời gian và công sức trong công tác quản lý tổng thể. Nếu như dành quá nhiều tài nguyên cho cách thức truyền thống này, lợi ích chung của công ty sẽ bị tác động. 
• Đối với cấp quản lý, nếu chỉ phân loại hàng hóa dựa trên một hoặc hai điều kiện cố định là quá sức đơn giản. Điều này khiến cấp lãnh đạo không tài nào lường được những tình huống rủi ro một cách linh động. 
• Nguyên tắc phân loại truyền thống này chỉ phù hợp với Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đối với các Doanh nghiệp có quy mô sản xuất, kinh doanh rộng lớn và phức tạp hơn thì rất khó để áp dụng các nguyên tắc đơn giản này. 

Đó là những mặt hạn chế mà các nhà quản lý cần cân nhắc kỹ lưỡng khi áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng một cách truyền thống. Một phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp sẽ giúp Doanh nghiệp có thể khắc phục được những điều này.

7. Bộ câu hỏi đánh giá mức độ sẵn sàng của Doanh nghiệp trong việc áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng

Bất cứ nguyên tắc quản lý nào cũng cần phải dựa trên sự phù hợp đối với tính chất hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Các nhà quản lý có thể dựa vào bộ câu hỏi dưới đây để xem xét khả năng áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng này. 

Bài viết vừa rồi của Fastdo đã giúp quý Doanh nghiệp hiểu hơn về nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho quý Doanh nghiệp trong lĩnh vực này!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• 3 cách tính hàng tồn kho nhanh, chính xác cho dân kế toán
• 3 Loại đòn bẩy kinh doanh và gợi ý sử dụng hiệu quả