[TẢI MIỄN PHÍ] – 13 mẫu thư trả lời ứng viên trong các trường hợp

Mọi Doanh nghiệp đều muốn tìm kiếm được các ứng viên tài năng, nên việc sử dụng mẫu thư trả lời ứng viên chuyên nghiệp và thiện chí sẽ giúp bạn gây ấn tượng cho các ứng viên, xây dựng danh tiếng doanh nghiệp. Với mong muốn hỗ trợ Doanh nghiệp trong quá trình tuyển dụng, Fastdo tổng hợp 13 mẫu thư trả lời ứng viên cho nhiều trường hợp khác nhau.

1. Tầm quan trọng của email trả lời ứng viên

Việc Doanh nghiệp gửi email thông báo tới ứng viên cực kỳ cần thiết. Điều này giúp các ứng viên biết được hồ sơ của mình đã gửi tới nhà tuyển dụng và tránh bỏ sót những thông tin quan trọng. Hiện nay, nhà tuyển dụng hay ứng viên rất dễ dàng kết nối với nhau. Hai bên đều có rất nhiều cơ hội khác nhau để lựa chọn và xem xét, nên thật tiếc nuối nếu vì ấn tượng ban đầu bạn lạc mất ứng viên phù hợp.

Mẫu thư trả lời ứng viên sẽ là một cách truyền thông tuyệt vời và dễ dàng cho Doanh nghiệp của bạn, lại đóng góp vào xây dựng thương hiệu tuyển dụng. Dù kết quả tuyển dụng như thế nào thì một lá thư phản hồi phù hợp là điều nên làm, tạo tiền đề sau này nếu quản lý nhân sự muốn kết nối lại với ứng viên.

Ứng với những mục đích trên, nội dung của email trả lời ứng viên cần chi tiết và chỉn chu. Tiêu đề của mail, nhà tuyển dụng sẽ đề cập vào mục đích chính của thư. Trong bất kỳ trường hợp nào, đừng quên lời cảm ơn ban đầu và đi kèm đầy đủ nội dung chi tiết dễ hiểu tới ứng viên. Ngoài ra, ứng với mỗi trường hợp, nên có kèm lý do viết thư (yêu cầu xác nhận hoặc từ chối), kèm theo các dặn dò cần thiết nếu có.

2. 13 mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ

2.1 3 mẫu thư trả lời đã nhận hồ sơ ứng viên

Đây là mẫu thư được dùng để thông báo ứng viên đã tiếp nhận hồ sơ. Một số doanh nghiệp sẽ cài đặt đây là email tự động khi có một hồ sơ từ ứng viên gửi tới. Email này cần nói rõ các bước chuẩn bị tiếp theo kèm thời gian cụ thể cho ứng viên. Dưới đây là mẫu thư trả lời hồ sơ ứng viên đã nộp hồ sơ phiên bản ngắn gọn:

Kính gửi [Họ và tên ứng viên],

[Tên công ty] xin chân thành cảm ơn anh/chị đã quan tâm và gửi hồ sơ ứng tuyển vị trí [Tên vị trí]. Chúng tôi đã nhận được hồ sơ của anh/chị. Chúng tôi sẽ liên hệ với anh/chị trong vòng [Số] ngày tới để thông báo kết quả.

Trân trọng,

[Họ và tên người gửi]

[Chức danh]

[Tên công ty]

Mẫu thư trả lời ứng viên phiên bản đầy đủ hơn:

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo mẫu thư trả lời ứng viên về việc đã tiếp nhận hồ sơ bằng tiếng Anh sau đây:

Dear [Họ tên ứng viên],

Thank you for your interest in the [Tên vị trí] position at [Tên công ty]. We have received your application and are currently carefully reviewing it. We will be in touch with you shortly to let you know the next steps in the hiring process.

If you have any questions, please do not hesitate to contact us at [Số điện thoại] or [Địa chỉ email].

Sincerely,

[Họ và tên người gửi]

[Chức danh]

[Tên công ty]

2.2 4 mẫu thư hẹn ứng viên phỏng vấn

Mẫu thư này là mẫu thư trả lời ứng viên để thông báo thời gian, địa điểm và các thông tin cần chuẩn bị trước buổi phỏng vấn. Doanh nghiệp nên có một lời chúc mừng ngắn cho ứng viên trước khi đi vào nội dung chính bao gồm các thông tin về phỏng vấn. Có thể đính kèm đường link bản đồ địa chỉ công ty giúp ứng viên dễ dàng tìm kiếm địa điểm hơn. Tham khảo thư cảm ơn ứng viên đã ứng tuyển sau đây:

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo mẫu email trả lời ứng viên về hẹn phỏng vấn phiên bản ngắn gọn sau đây. Tuy nhiên hãy lưu ý rằng dù ngắn gọn, email vẫn phải nêu bật thời gian và địa điểm cùng yêu cầu kèm theo nếu có.

Kính gửi anh/chị [Họ và tên ứng viên],

[Tên doanh nghiệp] đánh giá cao kinh nghiệm và kỹ năng của anh/chị. Chúng tôi rất mong được đón tiếp anh/chị trong buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] vào [Ngày] lúc [Giờ] tại [Địa điểm].

Trân trọng,

[Họ và tên người gửi]

[Chức danh]

[Tên công ty]

Thêm vào đó, hiện nay nhiều doanh nghiệp đang có thêm hình thức phỏng vấn online khi thu hút nhân tài. Về cơ bản, mẫu email phản hồi tuyển dụng hẹn phỏng vấn cho trường hợp này cũng tương tự, tuy nhiên nên kèm theo các theo thông tin về link hẹn phỏng vấn và yêu cầu về background nếu có. Tham khảo mẫu email phỏng vấn online dưới đây:

Kính gửi anh/chị [Họ và tên ứng viên],

Chúng tôi chúc mừng anh/chị đã được chọn để tham gia vòng phỏng vấn trực tuyến cho vị trí [Tên vị trí].

Buổi phỏng vấn sẽ diễn ra trực tuyến qua [Tên nền tảng, ví dụ: Zoom, Google Meet] vào ngày [Ngày] lúc [Giờ] theo múi giờ [Khu vực giờ]. Vui lòng truy cập link sau để tham gia: [Link cuộc họp].

Để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, xin anh/chị:

Kiểm tra kết nối internet ổn định.

Chuẩn bị máy tính, tai nghe và webcam.

Đăng nhập vào cuộc họp trước 10 phút.

Trân trọng,

[Họ và tên người gửi]

[Chức danh]

[Tên công ty]

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo mẫu thư hẹn ứng viên phỏng vấn bằng tiếng Anh sau đây, trong trường hợp phỏng vấn trực tiếp:

Dear [Họ và tên ứng viên],

Thank you for your interest in the [Tên vị trí] position at [Tên công ty]. We are impressed with your qualifications and would like to invite you for an interview.

The interview will take place on [Ngày] at [Giờ] in [Phòng họp]. Please bring a copy of your resume and a portfolio of your work (if applicable).

During the interview, we will discuss your experience, skills, and how your qualifications align with the requirements of the position.

Please confirm your attendance by [Ngày].

Sincerely,

[Họ và tên người gửi]

[Chức danh]

[Tên công ty]

2.3 3 mẫu thư mời nhận việc

Bên cạnh vai trò là lời chào nhân viên mới đến với công ty, mẫu thư trả lời ứng viên để mời nhận việc còn là cơ hội cho công ty phổ biến một số quy định hoặc dặn dò nhân viên ngày đầu tiên đến văn phòng. Ngoài ra đây là email sẽ đề cập đến các thông tin về vấn đề pháp lý, mức lương, vị trí làm việc,… Một số tài liệu hội nhập công ty cũng như quy định, dặn dò cũng nên được đính kèm trong email này. Tham khảo ngay mẫu thư trả lời kết quả phỏng vấn sau đây:

Kính gửi anh/chị [Tên ứng viên],

[Tên công ty] rất vui mừng báo tin rằng anh/chị đã được cho vị trí [Tên vị trí]. Ngày bắt đầu làm việc dự kiến là [Ngày], lúc [Giờ]. Mức lương và các phúc lợi sẽ được trao đổi cụ thể trong quá trình làm thủ tục nhập việc.

Nếu còn thêm thắc mắc, xin anh/chị liên hệ [Tên người đại diện] qua Zalo [Số điện thoại] hoặc [Địa chỉ email] trước ngày [Ngày].

Trân trọng,

[Họ và tên người đại diện]

[Chức danh]

[Tên công ty]

Ngoài ra, bạn cũng có thể viết những email thư mời nhận việc chi tiết hơn như sau:

Kính gửi anh/chị [Tên ứng viên],

[Tên công ty] rất vui mừng báo tin rằng anh/chị đã trúng tuyển cho vị trí [Tên vị trí]. Phía công ty đã đánh giá rất cao kinh nghiệm, kỹ năng và sự phù hợp của anh/chị với yêu cầu công việc.
Chúng tôi tin rằng với những đóng góp của mình, anh/chị sẽ là một phần không thể thiếu trong sự phát triển của công ty. Tại [Tên công ty], anh/chị sẽ có cơ hội được làm việc trong một môi trường năng động, sáng tạo và được hỗ trợ để phát triển bản thân.

Thông tin chi tiết về công việc:

Vị trí: [Tên vị trí]

Bộ phận: [Tên bộ phận]

Ngày bắt đầu: [Ngày]

Mức lương: [Mức lương]

[Liệt kê các phúc lợi cụ thể, ví dụ: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thưởng lễ tết, ngày nghỉ phép,…]

[Các chương trình đào tạo, phát triển sự nghiệp]

[Một số các quy chế thưởng phạt khác, có thể đính kèm file hoặc nêu trực tiếp tại email]

Các thủ tục nhập việc:

Để hoàn tất thủ tục nhập việc, xin anh/chị vui lòng chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: [Liệt kê các giấy tờ cần thiết, ví dụ: bản sao hộ khẩu, chứng minh nhân dân, bằng cấp,…, ghi rõ những giấy tờ nào cần bản gốc hay cần bản có công chứng, nói rõ nộp bản scan thì nộp qua email nào, nếu nộp bản giấy thì nộp cho ai, kèm hạn chốt cần nộp]

Thông tin liên hệ:

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ với [Tên người đại diện] qua số điện thoại hoặc Zalo sau [Số điện thoại] hoặc địa chỉ email [Địa chỉ email].

Chúng tôi rất mong được đón chào anh/chị đến với đại gia đình [Tên công ty].

Trân trọng,

[Họ và tên người đại diện]

[Chức danh]

[Tên công ty]

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo mẫu thư mời nhận việc bằng tiếng Anh sau đây. Mẫu sau đây có ưu điểm chính là ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp:

Dear [Tên ứng viên],

[Tên công ty] is pleased to inform you that we would like to offer you the position of [Tên vị trí]. We were very impressed with your qualifications and believe you will be a vital asset to our team.

Your start date will be [Ngày]. We will send you an attached detailed offer letter below, which will outline your compensation, benefits, and other terms of employment.

Please don’t hesitate to contact [Tên người liên hệ] at [Số điện thoại] or [Địa chỉ email] if you have any questions.

We look forward to welcoming you to our team.

Sincerely,

[Họ và tên người gửi]

[Chức danh]

[Tên công ty]

2.4 3 mẫu thư từ chối ứng viên

Mẫu thư trả lời ứng viên kiểu từ chối thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng trong quá trình tuyển dụng. Đây là một cách để giữ mối quan hệ với ứng viên trong tương lai. Do đó, lời lẽ và tông giọng trong mẫu email phản hồi tuyển dụng từ chối này cần được trung thực nhưng phải khéo léo. Tham khảo mẫu email từ chối sau đây:

Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo mẫu email từ chối ứng viên theo kiểu ngắn gọn sau đây:

Kính gửi [Tên ứng viên],

[Tên công ty] rất cảm ơn anh/chị đã dành thời gian và quan tâm đến vị trí [Vị trí làm việc]. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác. Xin chân thành cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho chúng tôi.

Chúc anh/chị thành công trong công việc.

Trân trọng,

[Họ và tên người gửi]

[Chức danh]

[Tên công ty]

Ngoài ra, với các công ty cần phiên bản tiếng Anh, bạn có thể tham khảo mẫu thư từ chối Tiếng Anh sau đây. Mẫu này được viết bằng ngôn ngữ đủ trang trọng và lịch sự nhất với điểm nhấn là một lời hẹn cơ hội hợp tác trong tương lai:

Dear [Tên ứng viên],

Thank you for your interest in the [Tên vị trí] position at [Tên công ty]. We received a large number of highly qualified applications for this role.

After careful consideration, we have selected candidates whose qualifications most closely match the specific requirements of the position.

We appreciate your interest in our company.

Sincerely,

[Họ và tên người gửi]

[Chức danh]

[Tên công ty]

Fastdo đã gửi bạn 13 mẫu thư trả lời ứng viên cho tất cả trường hợp. Fastdo hy vọng những tài liệu trên sẽ giúp quản lý nhân sự “làm nhanh hơn”, từ đó có nhiều thời gian hơn đóng góp cho các hoạt động văn hóa doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi Fastdo để cập nhật những biểu mẫu mới nhất cho Doanh nghiệp nhé!

>> Xem thêm:

• Top 18 các trang tìm việc uy tín, miễn phí hàng đầu Việt Nam
• Kế hoạch hóa nguồn nhân lực và 6 bước thực hiện chi tiết
• Top 15 Các trang web tìm việc part-time uy tín tại Việt Nam