Phương pháp OKRs từ lâu đã phổ biến đối với các “ông lớn” đầu ngành như Google, Amazon, Spotify trong việc đo lường và thực hiện những mục tiêu của mình. Những công ty này và nhiều “gã khổng lồ công nghệ” khác cũng đồng ý rằng, phần lớn thành công mà họ đạt được chính là nhờ vào việc triển khai và áp dụng hiệu quả công cụ quản trị mục tiêu OKRs.
Không chỉ riêng các tổ chức lớn, OKRs mang lại lợi ích cho tất cả các Doanh nghiệp ở mọi cấp độ quy mô. Điều quan trọng để có thể khai thác tối đa những giá trị mà phương pháp này mang lại, nằm ở cách bạn thực hiện OKRs ở Doanh nghiệp của mình. Chính vì điều đó, câu hỏi chung được đặt ra cho cấp lãnh đạo ở mọi công ty đó là: Làm thế nào để bạn có thể triển khai và áp dụng OKRs vào tổ chức một cách đúng đắn và có ý nghĩa nhất?
Hiểu được vấn đề đó, FASTDO xin giới thiệu đến bạn quy trình để triển khai OKRs cho Doanh nghiệp hiệu quả nhất, gồm 7 bước sau đây:
MỤC LỤC NỘI DUNG
1. Bước 1: Làm quen với công cụ quản trị mục tiêu OKRs
OKRs là phương pháp theo dõi và thiết lập mục tiêu một cách nghiêm ngặt, được giới thiệu lần đầu bởi Andy Grove – cựu CEO và chủ tịch tập đoàn Intel. Tính hiệu quả của OKRs đã được chứng minh thông qua việc triển khai và ứng dụng thành công bởi những “gã khổng lồ” công nghệ như Google, Spotify,… Cảm hứng để Andy Grove tạo ra khái niệm OKRs bắt nguồn từ những lời dạy về Quản lý mục tiêu của Peter Drucker – chuyên gia hàng đầu thế giới về tư vấn quản trị.
Cách để xác định OKRs thật ra rất dễ dàng. OKRs được cấu tạo với hai yếu tố: Mục tiêu (Objective) và các Kết quả then chốt (Key results). Để bắt đầu triển khai OKRs, bạn cần hỏi bản thân 2 câu hỏi chính:
- Tôi biết gì về OKRs?
- OKRs sẽ giúp Doanh nghiệp của tôi đạt được mục tiêu như thế nào?
Nếu bạn là người trực tiếp triển khai OKRs cho đồng nghiệp và cấp dưới của mình, việc nghiên cứu các khía cạnh liên quan đến khái niệm và cách mà OKRs truyền động lực sẽ rất hữu ích cho bạn trong quá trình xác định phương pháp để thực hiện và triển khai OKRs.
Để áp dụng và triển khai OKRs vào tổ chức, hãy bắt đầu bằng việc thử nghiệm và phân tích từ những lỗi sai để thiết lập các mục tiêu mẫu, kết quả chính, cũng như xác định một số nhiệm vụ cơ bản. Sau đó, bạn cần đánh giá về sự liên kết và những cơ hội chia sẻ giữa các bộ phận khác nhau. Chỉ khi đã nắm và hiểu rõ các cơ sở của việc tạo và theo dõi OKRs, bạn mới có thể kêu gọi và thuyết phục mọi người trong tổ chức về những giá trị hữu ích mà OKRs mang lại.
>>> ĐỌC NGAY: Hướng dẫn chi tiết cách viết OKRs hiệu quả cho người mới
2. Bước 2: Giúp các thành viên khác hiểu về OKRs
Tương tự với việc áp dụng bất kỳ một phương pháp hay công cụ mới, khi bắt đầu triển khai OKRs, bạn sẽ không tránh khỏi những sự đồng thuận cũng như các ý kiến trái chiều. Đây là một cơ hội đáng mừng bạn nên nắm lấy. Hãy tận dụng những bất đồng quan điểm này để khuyến khích các thành viên cùng thảo luận công khai. Đây sẽ là dịp để mọi người tích cực tham gia đóng góp, xây dựng ý kiến, bày tỏ những quan tâm và lo ngại xung quanh việc áp dụng OKRs.
Hãy cố gắng để đưa ra những phản hồi, giải thích rõ ràng và minh bạch nhất về các lợi ích mà OKRs mang lại. Đừng quên đề cập đến cách mà OKRs sẽ giúp tổ chức cũng như các cá nhân trong việc thực hiện mục tiêu của mình.
Trong suốt giai đoạn đầu của việc giới thiệu và áp dụng OKRs, bạn cần tổ chức các buổi hội thảo, đào tạo để giúp các thành viên khác hiểu cách xây dựng một OKRs chất lượng. Hãy lưu ý cho nhân viên về cách cập nhật, báo cáo, theo dõi, điều chỉnh và chia sẻ OKRs. Chỉ khi nhận được sự hướng dẫn rõ ràng, họ mới có thể thực sự hiểu và áp dụng thành công phương pháp này trong tương lai, từ đó nhận ra những lợi ích mà OKRs mang lại.
>>> TÌM HIỂU NGAY: 22 Lợi ích của OKRs mang lại cho doanh nghiệp khi áp dụng phương pháp OKRs
3. Bước 3: Xác định/ Hoàn thiện tầm nhìn của tổ chức
Mục đích chính của phương pháp OKRs là định hướng mọi sự phát triển và các thành tựu đến viễn cảnh mà tổ chức đặt ra. Thực tế, những giá trị được xây dựng ban đầu của tầm nhìn thường bị mất đi khi quy mô của tổ chức phát triển. Chính vì vậy, việc xác định phạm vi và mức độ sâu sắc của tầm nhìn sẽ hướng dẫn Doanh nghiệp trong việc xây dựng các OKRs phù hợp.
>>> THAM KHẢO NGAY: Những điều kiện cần để áp dụng được OKRs mà Doanh nghiệp cần biết
4. Bước 4: Xác định các chỉ số KPIs
Một trong những nền tảng của việc triển khai OKRs một cách chính xác đó chính là bạn cần đảm bảo sử dụng đúng các chỉ số KPIs. Các chỉ số này cho phép các Doanh nghiệp xem xét kết quả hiện tại/quá khứ, giúp xác định vị trí của tổ chức trong chu kỳ kinh doanh và phân tích các điểm mạnh và điểm yếu.
Đối với những thay đổi về xu hướng tăng trưởng có thể chứng kiến được trong bất kỳ chu kỳ kinh doanh nào, điều quan trọng mà bạn cần làm là phải nắm bắt tốt các chỉ số KPIs phục vụ cho xu hướng cụ thể đó. Để thực hiện tốt việc này, bạn cần xem xét những hành động và hành vi có thể đo lường nhằm xác định các kế hoạch phù hợp cho KPIs. Điều này sẽ hỗ trợ bạn một cách tốt nhất trong việc hướng tới các mục tiêu cụ thể.
Hãy ngồi xuống, dành thời gian để phân tích, quyết định chỉ số KPIs nào bạn cần sử dụng, các kết quả nào sẽ giúp bạn thúc đẩy sản xuất và có thể tiếp cận được mục tiêu của mình.
Ví dụ: Nếu bạn đặt mục tiêu là “Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 30%”, bạn cần xác định các yếu tố như Net Promoter Score – chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng, giá trị đơn hàng trung bình, giá trị vòng đời khách hàng. Sau đó, hãy thiết lập một số bước cụ thể, có thể thúc đẩy hành động nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Đừng quá tham lam trong việc xác định các chỉ số KPIs, điều này có thể khiến cho bạn bị tốn nguồn lực và không mang lại hiệu quả tốt. Hãy quyết định lựa chọn những chỉ số quan trọng, đáp ứng nhu cầu của bạn và phù hợp với OKRs của tổ chức.
5. Bước 5: Tạo OKRs
Có thể sẽ rất khó khăn để xác định được một cấu trúc khách quan, giúp OKRs của bạn có thể hoạt động hiệu quả. OKRs của bạn phải chịu gánh nặng không chỉ từ vấn đề đặt ra các mục tiêu tổng thể của bản thân, mà còn từ những mục tiêu của tổ chức.
Do đó, bạn buộc phải truyền đạt rõ những kỳ vọng cho nhóm của mình, cũng như ban lãnh đạo trong quá trình triển khai OKRs trong tổ chức. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào từ các thành viên trong nhóm, đồng thời nó cũng giúp đặt nền tảng cho việc triển khai thành công phương pháp OKRs.
Để thực hiện thành công và hiệu quả việc triển khai OKRs, bạn có thể tham khảo 6 mẹo sau:
5.1. Truyền cảm hứng và gắn kết
Bạn cần phải đảm bảo được sự cân bằng trong việc tạo ra các mục tiêu mang tính thách thức, nhằm thúc đẩy sự tham vọng của các thành viên trong nhóm, nhưng cũng không quên khuyến khích mọi người làm việc để hướng tới một mục tiêu mà họ tin tưởng.
5.2. Kiểm tra thực tế
Nếu phương pháp mà bạn triển khai quá phức tạp và rắc rối để thực hiện, công ty của bạn có thể sẽ phải đối mặt với nguy cơ trì trệ OKRs bởi tính phức tạp và có quá nhiều nhiệm vụ liên quan. Bạn chắc hẳn sẽ không muốn tạo ra và tốn nguồn lực để theo đuổi một gánh nặng không thực tế.
5.3. Tránh sự mơ hồ và không rõ ràng
OKRs của bạn cần phải được xác định rõ phạm vi. Bên cạnh đó, nó cần phải được xây dựng một cách dễ hiểu đối với các thành viên trong công ty của bạn.
5.4. Luôn minh bạch và thiết lập thời gian
Hãy lưu ý, OKRs của bạn cần phải được hoàn toàn minh bạch trong toàn bộ tổ chức. Ngoài ra, bạn cần phải thiết lập các giới hạn về thời gian (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm) cho OKRs để luôn kiểm tra, theo dõi và cập nhật các điều chỉnh một cách kịp thời nhất.
5.5. Luôn ghi nhớ
Mục tiêu phù hợp của một công ty chuyên cung cấp giải pháp công nghệ hoàn toàn khác so với với mục tiêu của một cửa hàng bán socola cao cấp. Khi lựa chọn các mục tiêu làm khuôn khổ cho OKRs của mình, bạn cần phải luôn luôn đặt các yếu tố cụ thể của công ty và ngành mà bạn đang hoạt động để làm nền tảng.
Mục tiêu là những gì sẽ thúc đẩy tổ chức của bạn hướng tới sự tăng trưởng và thành công. Vì vậy, nếu các mục tiêu bạn đặt ra không gắn liền hoặc đối lập trực tiếp với sứ mệnh, văn hóa và tầm nhìn của công ty, chắc chắn đó sẽ là những mục tiêu thất bại.
5.6. Tinh thần đồng đội
Đồng đội chính là cánh tay đắc lực nhất trong việc hỗ trợ bạn hoàn thành mục tiêu. Hãy sử dụng kiến thức, năng lực và những ý kiến đóng góp của các thành viên để xác định được mục tiêu phù hợp nhất cho nhóm cũng như tổ chức của bạn.
6. Bước 6: Theo dõi, phân tích, đánh giá
Khi việc triển khai OKRs của bạn đã chứng minh được những giá trị và lợi ích mà nó mang lại cho tổ chức, rất có thể phương pháp này sẽ được học tập, mở rộng sang các bộ phận và liên doanh khác. Viết OKRs là một dạng kỹ năng, vì vậy bạn cần phải thật sự kiên nhẫn để có thể làm chủ được nó.
Bên cạnh đó, bạn cần nên dành thời gian cho việc huấn luyện và đào tạo các thành viên khác. Hãy hiểu rằng, đồng đội của bạn và các phòng/ ban sẽ cần đến những hiểu biết và sự kiên trì của bạn để giúp họ thành thạo được kỹ năng sử dụng OKRs.
Cuối cùng, bạn cần phải phân tích và đánh giá để xác định những hiệu quả cũng như hạn chế của việc thực hiện phương pháp OKRs trong tổ chức. Những phản hồi này sẽ rất hữu ích cho bạn trong việc thực hiện các thay đổi khác trong tương lai.
7. Bước 7: Lặp lại
Lúc bấy giờ, bạn đã nắm rõ về cách triển khai OKRs và đo lường những gì quan trọng. Sự lặp lại rất cần thiết cho một sự tăng trưởng đầy tham vọng. Điều này sẽ là cơ sở cho việc đổi mới và hoàn thiện OKRs của mình ngày càng hiệu quả hơn.
Không tránh khỏi trường hợp, Doanh nghiệp của bạn sẽ trải qua một khó khăn nào đó mà không thể giải quyết được chỉ bằng cách cải thiện một mục tiêu đơn giản. Điều đó không có nghĩa là bạn cần phải tạo ra một điều gì mới mẻ, cũng không phải bạn cần sửa đổi thứ đã tồn tại. Vấn đề ở đây là bạn cần phải thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận của mình một cách tư duy và sáng tạo, thoát khỏi lối mòn cũ.
Phương pháp OKRs đem lại rất nhiều giá trị và lợi ích cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Hy vọng những thông tin mà FASTDO đã chia sẻ về quy trình để triển khai OKRs 7 bước sẽ giúp ích cho quá trình áp dụng và thực hiện OKRs tại Doanh nghiệp của bạn. Nếu thấy hữu ích, đừng quên để lại 5 sao nhé!
>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT VỀ KIẾN THỨC OKRs:
