OKRs là một khung công việc (Framework) để thiết lập mục tiêu, còn hệ thống quản lý dự án là công cụ tuyệt vời để hoàn thành tất cả các công việc liên quan đến dự án. Mặc dù hai công cụ này khác nhau nhưng chúng có thể được kết hợp để giúp đội nhóm của bạn đạt được nhiều mục tiêu hơn và tối đa hóa năng suất.
Hai quy trình này tạo thành một hệ thống hoàn chỉnh để quản lý và đo lường tất cả công việc, từ đầu đến cuối, từ chiến lược đến quá trình thực hiện. Trong bài viết này hãy cùng FASTDO tìm hiểu cách áp dụng OKRs vào quản lý dự án hiệu quả nhất!
MỤC LỤC NỘI DUNG
1. Hiểu về OKRs và quản lý dự án
OKRs là hệ thống thiết lập mục tiêu phổ biến tập trung vào việc thực thi chiến lược và các mục tiêu có thể đo lường để theo dõi hiệu suất. Mục tiêu (O) là những tuyên bố đầy tham vọng, tương ứng với các mục tiêu hàng đầu của một công ty, bộ phận, nhóm hoặc cá nhân. Kết quả chính (KRs) đo lường liệu các mục tiêu đã đặt ra có đạt được hay không. Khung thiết lập này có thể giúp các nhà quản lý dự án lập kế hoạch tốt hơn và dự kiến các bước tiếp theo cho các mục tiêu quan trọng.
Quản lý dự án là quá trình liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra. Tùy thuộc vào ngành, có nhiều phương pháp khác nhau có thể được sử dụng để hoàn thành dự án.
>>> ĐỌC THÊM: Google sử dụng OKRs như thế nào để tạo ra hiệu quả nhất quán nhất
2. OKRs và quản lý dự án phối hợp với nhau như thế nào?
Quản lý dự án liên quan đến việc xác định các yêu cầu, thiết lập mục tiêu, cân bằng và ưu tiên các nhu cầu. Người quản lý dự án phải có khả năng sắp xếp, triển khai nhiều dự án và có thể bàn giao các dự án trong thời hạn mà vẫn đảm bảo chất lượng. Công việc này khá khó khăn và có sự phức tạp cao nên đòi hỏi các công cụ và quy trình thích hợp.
Đây là lúc OKRs thể hiện tầm quan trọng của mình vì nó giúp sắp xếp hợp lý các dự án và thiết lập các mục tiêu (O) cũng như kết quả chính (KRs). Mặc dù OKRs và quản lý dự án khác nhau như thế nào, chúng vẫn rất tốt để tích hợp cùng nhau. Hãy cùng xem xét cách áp dụng OKRs vào quản lý dự án sao cho hiệu quả nhất nhé!
Việc cần làm là xác định các mục tiêu (O) và kết quả chính (KRs) mà người quản lý dự án muốn đạt được. Khi chúng đã được thiết lập, hãy xác định các dự án và mục tiêu mà chúng được liên kết. Khi các dự án phù hợp với các mục tiêu, tất cả các quy trình có thể được sắp xếp hợp lý và việc theo dõi đội nhóm đóng góp vào dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nó giúp thu hút mọi người trên cùng một trang và cộng tác với nhau để hướng tới một mục tiêu chung, theo nhiều cách có thể thúc đẩy năng suất tổng thể .
Muốn có một phần mềm quản lý OKR tập trung tất cả công việc của bạn và giúp đội nhóm của bạn giao tiếp tốt hơn?
>>> XEM THÊM: Tại sao các Startup nên sử dụng OKRs?
3. 5 Cách kết hợp OKRs vào quản lý dự án
Sau đây là 5 cách mà OKRs và quản lý dự án có thể làm việc cùng nhau:
- Đo lường thành công
- Đặt mục tiêu truyền cảm hứng
- Dự án minh bạch
- Học từ thất bại
- Đặt ra những mục tiêu thử thách
3.1 Đo lường thành công
Ngoài việc xác định các mục tiêu của dự án, OKRs giúp bạn đo lường và đánh giá liệu rằng bằng đã được mục tiêu đạt ra hay chưa. Các kết quả chính được đặt ra cùng với các mục tiêu giúp đo lường hiệu suất và giữ cho đội nhóm đi đúng hướng.
3.2 Đặt mục tiêu (O) truyền cảm hứng
OKRs giúp loại bỏ sự mơ hồ khỏi việc thiết lập mục tiêu. OKRs có thể giúp mang lại sự rõ ràng cho một dự án và giúp đội nhóm hiểu những gì cần phải đạt được. Đặt mục tiêu không hề dễ dàng. Vì vậy, hãy đảm bảo đặt ra một tuyên bố khách quan hiệu quả và đầy cảm hứng để giúp đội nhóm duy trì động lực và đưa ra các giải pháp sáng tạo trong khi hoàn thành dự án. Hãy dành thời gian của bạn khi lập kế hoạch OKRs và học cách viết OKRs tuyệt vời.
>>> THAM KHẢO NGAY: Thiết lập mục tiêu OKRs hiệu quả cho người mới bắt đầu
3.3 Tính minh bạch của dự án
Sự minh bạch của dự án là chìa khóa để hoàn thành một dự án thành công. Khi một tổ chức có văn hóa minh bạch, lòng tin sẽ tự xây dựng thành văn hóa và nhân viên có thể tự do chia sẻ ý tưởng và tiến bộ của họ. OKRs là một công cụ tuyệt vời để làm cho sự minh bạch và chia sẻ ý tưởng diễn ra. Sự minh bạch của dự án dẫn đến những thành công tốt hơn cho đội nhóm và dự án.
3.4 Học hỏi từ thất bại
Thất bại chắc chắn sẽ xảy ra. Thật không hợp lý khi mong đợi đội nhóm đảm bảo thành công hoàn toàn mọi lúc cho mọi dự án. Kỳ vọng này có thể là động lực rất lớn cho đội.
OKRs có thể giúp phân tích một cách khách quan dự án thất bại. Nó giúp xác định những gì đã xảy ra, từ đó giúp đội nhóm hiểu và giải quyết những thiếu sót. Điều này cuối cùng sẽ giúp đội nhóm hoạt động tốt hơn và giúp nhân viên đưa những bài học họ đã học được từ các dự án trước đây thành những bài học mới.
3.5 Đặt ra những mục tiêu thử thách
Nhưng nỗi sợ thất bại không được ngăn cản đội nhóm và người quản lý đặt mục tiêu cao. Đảm bảo rằng mục tiêu đặt ra cho đội nhóm không được quá dễ dàng để đạt được. OKRs giúp đặt ra mức độ thách thức phù hợp cho một dự án và giúp đội nhóm của bạn phát triển bằng cách kiểm tra các giới hạn của họ để đạt được các mục tiêu đầy tham vọng, nhưng không phải là không thể đạt được.
Trong bài viết trên chúng ta đã tìm hiểu cách áp dụng OKRs vào quản lý dự án hiệu quả nhất! Để tìm hiểu thêm về cách OKRs có thể giúp bạn quản lý và đạt được mục tiêu cũng như tích hợp với các quy trình kinh doanh hiện tại của bạn, hãy đăng ký bản demo fOKRs miễn phí của chúng tôi ngay!
>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
