Check-in hàng tuần trong OKRs là gì?

Check-in hàng tuần trong OKRs là cuộc họp kiểm tra lại tiến độ triển khai và thực hiện OKRs định kỳ theo tuần giữa nhân viên và quản lý. Công việc này sẽ hỗ trợ tổ chức của bạn theo dõi được tiến độ thực hiện mục tiêu cũng như đánh giá hiệu suất làm việc của các thành viên một cách chính xác nhất. Hãy cùng FASTDO tìm hiểu ngay các hướng dẫn để thực hiện quy trình check-in hàng tuần trong OKRs một cách hiệu quả nhất cho Doanh nghiệp của bạn nhé!

1. Giới thiệu về quy trình check-in hàng tuần trong OKRs

OKRs là khuôn khổ thiết lập và quản trị mục tiêu, đặc biệt lý tưởng cho những tổ chức tham vọng cao và dám chấp nhận các thách thức. Khác với các phương pháp quản lý hiệu suất thông thường – không cho phép các thành viên, phòng/ban, tổ chức thiết lập mục tiêu trong một thời gian ngắn, không yêu cầu quá trình đánh giá định kỳ và chỉ tập trung vào nhiệm vụ thay vì kết quả cần đạt. OKRs đặc biệt yêu cầu mọi người liên tục xác nhận về tiến độ thực hiện thực tế các mục tiêu đã đề ra ở các cấp. 

Quá trình đánh giá liên tục vô cùng cần thiết, đảm bảo tất cả thành viên đều bám sát việc thực hiện mục tiêu của mình và tập trung vào những gì tổ chức mong muốn đạt được. 

Thông qua việc đánh giá, ban lãnh đạo có thể linh hoạt sửa đổi kế hoạch một cách nhanh chóng nếu cần thiết. Bên cạnh đó, nó còn cho phép nhà lãnh đạo hình thành nên một bức tranh toàn cảnh về cách để đạt được mục tiêu thông qua những công việc hàng ngày, xác định được hoạt động nào đang tốt nhất, hiểu về cách phối hợp giữa các phòng/ban trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức và nắm được bản chất liên kết giữa các chức năng của những bộ phận khác nhau.

Bằng cách phân tích dữ liệu và thu thập các thông tin chi tiết, Doanh nghiệp có thể ngay lập tức điều chỉnh lại các chiến lược, cải tiến quy trình và chức năng, đồng thời cải thiện năng suất và hiệu suất công việc của mọi thành viên trong việc thực hiện mục tiêu của tổ chức.

Vì mọi nhân viên phải cập nhật tiến độ hoàn thành OKRs thường xuyên hàng tuần. Bên cạnh đó, các mục tiêu ngắn hạn cũng cần phải được thực hiện mỗi tuần. Do đó, việc check-in và đánh giá OKRs cũng cần được tiến hành dưới hình thức kiểm tra định kỳ hàng tuần.

1.1 Check-in hàng tuần trong OKRs là gì? Tại sao cần thực hiện việc check-in hàng tuần trong OKRs?

Trong phương pháp OKRs, check-in hàng tuần là việc đánh giá định kỳ về tiến độ công việc trong thực tế so với các kế hoạch thực hiện mục tiêu đã đề ra của cá nhân, đội nhóm và tổ chức. Những phản hồi trong quá trình đánh giá cần ngắn gọn, tập trung, nhiều thông tin và định hướng hành động. Các buổi check-in hàng tuần có thể được thực hiện dựa trên phương pháp PPP (Progress – Tiến độ, Plans – Kế hoạch, Problems – Vấn đề) hoặc ProProPro (Progress – Tiến độ, Promises – Cam kết, Problems – Vấn đề).

Để khiến mọi thành viên chấp nhận OKRs cũng như phát huy được tối đa hiệu quả của công cụ này, buộc Doanh nghiệp phải tích hợp chặt chẽ OKRs vào văn hoá của tổ chức như một giá trị cốt lõi. Khi việc check-in hàng tuần được thực hiện thường xuyên, bạn sẽ khiến các nhân viên của mình chấp nhận OKRs như một phần của công việc hàng ngày và văn hoá của Doanh nghiệp bạn.

Việc thực hiện check-in hàng tuần trong OKRs có thể đem đến cho Doanh nghiệp những lợi ích sau:

• Giúp xác minh và đối chiếu các kết quả so với mục tiêu đã đặt ra.
• Kiểu tra tiến độ thực hiện của cá nhân, đội nhóm so với mục tiêu của họ.
• Xác định sớm các vấn đề và đưa ra biện pháp kịp thời để giải quyết chúng.
• Thúc đẩy sự phối hợp giữa các thành viên và cải thiện tinh thần làm việc nhóm.
• Hiểu được bản chất của mối quan hệ giữa các công việc hàng ngày với việc thực hiện những mục tiêu đã đề ra.
• Tạo sự minh bạch và trách nhiệm giải trình ở các cấp.
• Phân bổ nguồn lực hợp lý theo mục tiêu nếu cần thiết.
• Lưu lại và kỷ niệm các thành tích đã đạt được.
• Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn tiếp theo cần đạt được.
• Tạo ra một kế hoạch hành động rõ ràng và cụ thể.

>>> ĐỌC NGAY: Quy trình 7 bước để triển khai OKRs cho Doanh nghiệp của bạn

1.2 Cần chuẩn bị gì cho quá trình check-in hàng tuần trong OKRs

Trước khi thực hiện việc check-in OKRs hàng tuần, các nhân sự trong công ty cần phải thực hiện đầy đủ các công tác chuẩn bị, nhằm đảm bảo không bỏ sót hoặc phải tốn thời gian cho bất cứ điều gì trong quá trình check-in. Bên cạnh đó, các nhân viên, phòng/ban cần liệt kê sẵn và truyền đạt rõ ràng những thành tích, thất bại và thách thức mà mình đang gặp phải cho các cấp lãnh đạo. Đây được gọi là công việc check-in nháp.

Sau đây là một số điều bạn cần chuẩn bị trước khi thực hiện việc check-in hàng tuần trong OKRs của mình: 

• Dành thời gian để rà soát lại OKRs của cá nhân.
• Xem lại các phản hồi và ưu tiên công việc ở lần check-in trước.
• Suy ngẫm về những tiến bộ bạn đã đạt được so với lần check-in trước của mình.
• Thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để làm minh chứng cho những tiến bộ và thành tựu bạn đã đạt được.
• Xác định các vấn đề mà bạn đang gặp phải, những công việc đang chậm tiến độ và những khó khăn cản trở bạn trong quá trình đạt được mục tiêu.
• Đề cập đến những giải pháp giúp bạn vượt qua những trở ngại đó, cũng như giải quyết các vấn đề còn tồn đọng.
• Ghi chú lại những gì mà bạn cần cung cấp thêm thông tin, hỗ trợ cho việc đạt được mục tiêu.
• Viết ra các đề xuất, ý tưởng và cách giải quyết cho những vấn đề của bạn.
• Suy nghĩ về tương lai và lập kế hoạch về những gì bạn cần làm, trong phạm vi, để đạt được mục tiêu của tổ chức.

>>> THAM KHẢO NGAY: Cách áp dụng OKRs vào quản lý dự án hiệu quả nhất

2. Quy trình thực hiện check-in hàng tuần trong OKRs

Các cuộc họp là một phần trong văn hoá làm việc của công ty. Đôi khi, việc tồn tại quá nhiều những cuộc họp khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và mệt mỏi. Mặc dù có ý nghĩa rất quan trọng, việc thực hiện đánh giá hàng tuần có thể sẽ khiến nhân viên của bạn nghĩ đây đơn giản chỉ là một cuộc họp khác. Để tránh được vấn đề này, bạn cần lên kế hoạch riêng lẻ cho việc check-in OKRs hàng tuần với những cuộc họp khác của đội nhóm hoặc tổ chức.

Điều quan trọng mà bạn cần làm để đạt được điều này chính là phải chuẩn hóa quy trình check-in hàng tuần và cấu trúc của những cuộc họp khác. Điều này sẽ giúp bạn tích hợp phương pháp OKRs vào văn hoá của tổ chức một cách dễ dàng hơn. 

Việc check-in OKRs không nhất thiết phải diễn ra hàng tuần. Bạn có thể linh động trong việc lên lịch 10 ngày/lần hoặc 2 tuần/lần, tuỳ vào nhu cầu của Doanh nghiệp cũng như tính phức tạp của các mục tiêu. Khi các mục tiêu được thiết lập trong một khoảng thời gian dài hơn, bạn cũng có thể thực hiện việc check-in vào cuối kỳ. Đây là một thông lệ tiêu chuẩn để thực hiện việc kiểm tra hàng quý.

Điều cần thiết là các nhà lãnh đạo phải lên kế hoạch xây dựng checklist cho các buổi check-in hàng tuần. Việc đánh giá định kỳ mỗi tuần cần giải quyết được những vấn đề sau:

• Tiến độ, kết quả công việc?
• Công việc nào đang & sẽ chậm tiến độ?
• Trở ngại, khó khăn là gì?
• Cần làm gì để vượt qua trở ngại?

Dựa trên những gợi ý tham khảo này, Doanh nghiệp của bạn có thể thiết kế một khuôn mẫu đánh giá OKRs riêng của mình, giúp họ có thể thu thập được ý kiến của các thành viên một cách đầy đủ và cụ thể nhất.

Sau khi đã lên kế hoạch check-in OKRs phù hợp với tổ chức mình, sau đây là các bước thực hiện quy trình check-in OKRs vô cùng hiệu quả cùng với sự hỗ trợ của phần mềm fOKRs do FASTDO cung cấp:

2.1. Check-in nháp

Trước khi thực hiện việc check-in 1:1 hàng tuần với quản lý, nhân viên cần chuẩn bị thống kê tiến độ thực hiện OKRs của mình trong tuần vừa qua. Bên cạnh đó, nhân sự cần tự đánh giá về những thành công và trở ngại mà mình đã gặp phải, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu công việc cho tuần tiếp theo.

Phần mềm fOKRs do FASTDO cung cấp, cho phép nhân viên tạo bản Check-in nháp một cách đơn giản với giao diện trực quan và dễ sử dụng.

Khi tạo Check-in nháp nhân sự điền những thông tin bắt buộc gồm tiến độ thực hiện Kết quả then chốt, Mức độ tự tin của Mục tiêu và Kết quả chính. 

Các tiêu chí tự nhận xét, đánh giá công việc không giới hạn nội dung điền, khuyến khích nhân sự điền trước khi check-in 1:1 để nắm bắt được tiến độ, khó khăn và đề xuất hướng giải quyết.

Sau khi đã nhập Check-in nháp, nhân viên có thể chỉnh sửa và cập nhật lại bản check-in của mình sao cho hoàn thiện nhất cho đến khi quản lý xác nhận duyệt bản nháp.

>>> XEM THÊM: 7 Sai lầm phổ biến khi sử dụng OKRs và cách phòng tránh?

2.2 Xác nhận Check-in nháp

Sau khi nhân viên đã hoàn thành bản Check-in nháp, cấp trên trực tiếp sẽ tiến hành xác nhận bản Check-in nháp của nhân sự đó, trước khi thực hiện Check-in 1:1. Sau khi đã được xác nhận, nhân sự không thể chỉnh sửa bản nháp của mình.

2.3 Trao đổi khi Check-in 1:1

Sau khi đã bản Check-in nháp đã được xác nhận, nhân sự tiến hành check-in 1:1 với quản lý:

Nhân viên và quản lý sẽ thực hiện check-in 1:1 bằng cách báo cáo trực tiếp về những gì đã đề cập trong bản Check-in nháp đến quản lý. Thông qua hình thức này, quản lý sẽ dễ dàng trong việc thấu hiểu những gì đã diễn ra đối với tiến độ thực hiện OKRs của nhân sự. Bên cạnh đó, Check-in 1:1 sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc trao đổi và cùng nhau nhìn ra những vấn đề còn tiềm ẩn trong việc đạt được mục tiêu đó.

Trong quá trình Check-in, nhân viên có thể điều chỉnh về tiến độ, mức độ tự tin, các tiêu chí đánh giá được lập trong bản Check-in nháp trước đó.

2.4 Leader tư vấn cho nhân viên

Việc thực hiện check-in hàng tuần thường giúp mọi người nhận ra những phát hiện mới. Không phải ngẫu nhiên mà các đội nhóm có thể đạt được sự tiến bộ trong việc thực hiện mục tiêu hàng tuần. Họ có thể đã phải đối mặt với những thách thức và khó khăn trong giai đoạn thực hiện. Họ cũng có thể đã gặp phải những vấp ngã và thất bại, cản trở họ đến gần với những gì đã đặt ra.

Dựa trên những phát hiện này, leader có thể chủ động trong việc tư vấn cho nhân viên những thay đổi trong kế hoạch và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên các công việc một cách phù hợp nhất, cho đến khi họ vượt qua được những khó khăn. Những thay đổi này có thể tác động mạnh mẽ đến kế hoạch hành động cho tuần tới.

2.5 Ghi lại Feedback mà leader tư vấn

Sau khi đã lắng nghe những tư vấn của leader về việc thực hiện OKRs, nhân sự sẽ tiến hành ghi lại các feedback của leader để lưu lại những điều chỉnh mới. Nếu để leader đọc và ghi lại các feedback về OKRs, điều này sẽ dẫn đến một vấn đề là nhân sự thường không đọc và ghi nhớ những gì quản lý đã đề cập. Ngoài ra, vì cách diễn đạt và khả năng đọc – hiểu ở mỗi người khác nhau, điều đó sẽ gây ra vài lỗi “nhiễu” trong việc trao và nhận thông tin giữa nhân sự và cấp trên trực tiếp của mình.

Thay vào đó, khi thực hiện check-in 1:1, quản lý tư vấn và nhân sự ghi lại, hình thức này sẽ giúp nhân sự chủ động diễn đạt theo cách mà mình hiểu nhất. Bên cạnh đó, việc ghi lại những tư vấn sẽ giúp nhân sự động não và tập trung hơn, từ đó sẽ ghi nhớ và thực hiện theo những gì cả hai đã trao đổi.

Sau khi đã hoàn tất các thông tin trên, nhân sự lưu ý phải nhập những phản hồi của leader, đồng thời thiết lập thời gian cho lần Check-in tới để có thể hoàn tất Check-in.

2.6 Phản hồi lại toàn bộ OKRs của nhân sự

Sau khi thực hiện Check-in 1:1, nhân viên và quản lý có thể trao đổi thêm về buổi Check-in thông qua mục Phản hồi Check-in. Tính năng Phản hồi Check-in do fOKRs cung cấp, được cấu hình ở dạng như cuộc hội thoại giữa nhân sự và leader. Thông qua đó, cả hai đều có thể tham gia phản hồi và có thông báo mỗi khi có phản hồi mới.

2.7 Nhân sự nhập công việc tuần tiếp theo vào phần hành động và todolist

Từ những tư vấn và phản hồi của leader, nhân viên tiến hành cập nhật những thay đổi vào phần hành động cũng như todolist để có thể lên kế hoạch triển khai phù hợp nhất.

3. Những gợi ý để thực hiện quy trình check-in hàng tuần hiệu quả hơn

Những gợi ý sau sẽ giúp bạn thực hiện quy trình check-in OKRs hàng tuần được hiệu quả hơn:

• Huy động các nhà lãnh đạo tham gia vào việc lập kế hoạch. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo sự tham gia của tất cả bên liên quan chính vào những buổi check-in OKRs hàng tuần.
• Cập nhật các dữ liệu cần thiết khi chuẩn bị cho buổi đánh giá hàng tuần.
• Thiết lập thời gian và cấu trúc cố định cho các buổi đánh giá hàng tuần và cần nghiêm túc tuân theo nó.
• Thuyết phục nhân viên về tầm quan trọng của việc check-in OKRs hàng tuần và chấp nhận nó như một phần của văn hoá tổ chức.
• Cho phép nhân viên tham gia đóng góp vào việc xây dựng và thực hiện OKRs.
• Không cho phép trình bày về các nhiệm vụ đã hoàn thành. OKRs nên chú trọng vào kết quả của cả nhóm đối với mục tiêu.
• Phân công một người điều phối buổi đánh giá để điều hành các cuộc thảo luận theo hướng tích cực nhất, từ đó mang lại các kết quả và kế hoạch hành động cho những lần check-in sau.
• Đừng giữ OKRs quá cứng nhắc. Bạn có thể linh động điều chỉnh và tối ưu hoá một vài mục tiêu trong những lần check-in đầu tiên.
• Yêu cầu các thành viên và đội nhóm cùng động não về những khó khăn, thách thức và đề xuất phương án giải quyết.
• Tiếp tục ghi lại tiến độ, các ý tưởng, giải pháp và những đề xuất mới trong những buổi đánh giá hàng tuần.
• Cần khen thưởng và ăn mừng những thành tựu nhỏ đã đạt được trong tuần vừa qua. Điều này sẽ giúp nhân viên có thêm động lực và tự tin hơn trong quá trình thực hiện OKRs. Nhưng bạn cần lưu ý không nên phân tích và phán xét nhân viên đã đạt được thành tích đó như thế nào.
• Không chỉ định mục tiêu mới cho các đội nhóm, cần trao cho họ sự tự do trong việc lựa chọn các mục tiêu thách thức hơn.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thảo luận để giúp các nhóm xác định và thiết lập mục tiêu của họ.
• Đánh giá mức độ tin cậy, ghi lại tất cả phát hiện, ý kiến và những mục tiêu đã thống nhất trong suốt buổi đánh giá; sau đó gửi chúng cho tất cả thành viên trong đội nhóm.

Check-in hàng tuần trong OKRs là một công việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng và mang tính bắt buộc khi Doanh nghiệp của bạn quyết định triển khai phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. Hy vọng những thông tin mà FASTDO vừa chia sẻ đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này và có thể triển khai nó một cách hiệu quả nhất ở tổ chức của mình!

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC: 

• Thiết lập mục tiêu OKRs hiệu quả cho người mới bắt đầu
• Quy trình 7 bước để triển khai OKRs cho Doanh nghiệp của bạn