Mô hình OKRs là một khung công việc (Framework) hỗ trợ thiết lập và quản lý mục tiêu, còn hệ thống quản lý dự án là công cụ tuyệt vời để kiểm soát tất cả các công việc liên quan đến dự án. Hai công cụ này có thể được kết hợp để bạn quản lý và đo lường tất cả công việc, từ đầu đến cuối, từ chiến lược đến quá trình thực hiện. Cùng FASTDO tìm hiểu cách áp dụng OKRs vào quản lý dự án để đạt được nhiều mục tiêu hơn và tối đa hóa hiệu suất công việc!
MỤC LỤC NỘI DUNG
1. Hiểu đúng về OKRs và quản lý dự án
Hiểu được sự khác biệt và liên quan giữa OKRs và quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra cách áp dụng OKRs vào quản lý dự án để đạt được mục tiêu chiến lược một cách dễ dàng hơn. Vậy mối liên hệ giữa 2 công cụ này là gì? Cùng theo dõi bảng dưới nhé!
| Tiêu chí | OKRs | Quản lý dự án |
| Mục tiêu | Tập trung vào các mục tiêu chiến lược chính, dài hạn hoặc ngắn hạn, có thể đo lường được và có khả năng tạo ra tác động to lớn. | Tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể, ngắn hạn để đạt được mục tiêu lớn của dự án. |
| Quy trình | Quy trình linh hoạt, có thể điều chỉnh theo thời gian. | Quy trình có cấu trúc chặt chẽ, được chia thành các giai đoạn rõ ràng. |
| Phạm vi | Áp dụng cho toàn tổ chức hoặc bộ phận, giúp liên kết các mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung. | Áp dụng cho các dự án cụ thể, tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ và công việc trong phạm vi dự án. |
Như vậy, OKRs và quản lý dự án đều hướng đến mục tiêu chung là hoàn thành công việc hiệu quả. Tuy nhiên, mô hình OKRs tập trung tối đa vào các mục tiêu khát vọng trong tương lai, với các kết quả chính là các chỉ số cụ thể để đo lường hiệu suất. Trong khi đó, quản lý dự án hướng đến hoàn thành hàng loạt nhiệm vụ cụ thể để đạt được các mục tiêu ngắn hạn của dự án.
Từ đó, có thể rút ra cách áp dụng OKRs vào quản lý dự án như sau: Tổ chức áp dụng phương pháp OKRs để xác định bước tranh toàn cảnh và mục tiêu chung rồi vận dụng các cách quản lý dự án để lập kế hoạch và thực hiện các công việc cụ thể để đạt được mục tiêu đó.
>>> ĐỌC THÊM: Google sử dụng OKRs như thế nào để tạo ra hiệu quả nhất quán nhất
2. Chi tiết cách áp dụng OKRs vào quản lý dự án
Quản lý dự án liên quan đến việc xác định các yêu cầu, thiết lập mục tiêu, cân bằng và ưu tiên các nhu cầu. Người quản lý dự án phải có khả năng sắp xếp, triển khai nhiều dự án và có thể bàn giao các dự án trong thời hạn mà vẫn đảm bảo chất lượng. Công việc này khá khó khăn và có sự phức tạp cao nên đòi hỏi các công cụ và quy trình thích hợp.
Đây là lúc OKRs thể hiện tầm quan trọng của mình vì nó giúp sắp xếp hợp lý các dự án và thiết lập các mục tiêu (O) cũng như kết quả chính (KRs). Mặc dù OKRs và quản lý dự án khác nhau, chúng vẫn có thể tích hợp cùng nhau.
Cách áp OKRs vào quản lý dự án cần làm là xác định các mục tiêu (O) và kết quả chính (KRs) mà người quản lý dự án muốn đạt được. Khi chúng đã được thiết lập, hãy xác định các dự án và mục tiêu mà chúng được liên kết.
Khi các dự án phù hợp với các mục tiêu, tất cả các quy trình có thể được sắp xếp hợp lý và việc theo dõi đội nhóm đóng góp vào dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nó giúp thu hút mọi người trên cùng một trang và cộng tác với nhau để hướng tới một mục tiêu chung, theo nhiều cách có thể thúc đẩy năng suất tổng thể .
>>> XEM THÊM: Tại sao các Startup nên sử dụng OKRs?
3. 5 Cách áp dụng OKRs vào quản lý dự án hiệu quả
Sau đây là 5 cách mà OKRs và quản lý dự án có thể được phối hợp với nhau:
- Đo lường thành công
- Đặt mục tiêu truyền cảm hứng
- Dự án minh bạch
- Học từ thất bại
- Đặt ra những mục tiêu thử thách
3.1 Đo lường thành công
Ngoài việc xác định các mục tiêu của dự án, OKRs giúp bạn đo lường và đánh giá liệu rằng bằng đã được mục tiêu đạt ra hay chưa. Các kết quả chính được đặt ra cùng với các mục tiêu giúp đo lường hiệu suất và giữ cho đội nhóm đi đúng hướng.
3.2 Đặt mục tiêu (O) truyền cảm hứng
OKRs giúp loại bỏ sự mơ hồ khỏi việc thiết lập mục tiêu. OKRs có thể giúp mang lại sự rõ ràng cho một dự án và giúp đội nhóm hiểu những gì cần phải đạt được. Đặt mục tiêu không hề dễ dàng. Vì vậy, hãy đảm bảo đặt ra một tuyên bố khách quan hiệu quả và đầy cảm hứng để giúp đội nhóm duy trì động lực và đưa ra các giải pháp sáng tạo trong khi hoàn thành dự án. Hãy dành thời gian của bạn khi lập kế hoạch OKRs và học cách viết OKRs tuyệt vời.
>>> THAM KHẢO NGAY: Thiết lập mục tiêu OKRs hiệu quả cho người mới bắt đầu
3.3 Tính minh bạch của dự án
Sự minh bạch của dự án là chìa khóa để hoàn thành một dự án thành công. Khi một tổ chức có văn hóa minh bạch, lòng tin sẽ tự xây dựng thành văn hóa và nhân viên có thể tự do chia sẻ ý tưởng và tiến bộ của họ. OKRs là một công cụ tuyệt vời để làm cho sự minh bạch và chia sẻ ý tưởng diễn ra. Sự minh bạch của dự án dẫn đến những thành công tốt hơn cho đội nhóm và dự án.
3.4 Học hỏi từ thất bại
Thất bại chắc chắn sẽ xảy ra. Thật không hợp lý khi mong đợi đội nhóm đảm bảo thành công hoàn toàn mọi lúc cho mọi dự án. Kỳ vọng này có thể là động lực rất lớn cho đội.
OKRs có thể giúp phân tích một cách khách quan dự án thất bại. Nó giúp xác định những gì đã xảy ra, từ đó giúp đội nhóm hiểu và giải quyết những thiếu sót. Điều này cuối cùng sẽ giúp đội nhóm hoạt động tốt hơn và giúp nhân viên đưa những bài học họ đã học được từ các dự án trước đây thành những bài học mới.
3.5 Đặt ra những mục tiêu thử thách
Nhưng nỗi sợ thất bại không được ngăn cản đội nhóm và người quản lý đặt mục tiêu cao. Đảm bảo rằng mục tiêu đặt ra cho đội nhóm không được quá dễ dàng để đạt được. OKRs giúp đặt ra mức độ thách thức phù hợp cho một dự án và giúp đội nhóm của bạn phát triển bằng cách kiểm tra các giới hạn của họ để đạt được các mục tiêu đầy tham vọng, nhưng không phải là không thể đạt được.
4. Lưu ý để các cách áp dụng OKRs vào quản lý dự án mang đến hiệu quả cao nhất
Kết hợp sức mạnh của OKRs và quản lý dự án, các tổ chức có thể tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, gia tăng năng suất, hoàn thành mục tiêu đề ra một cách thành công và tạo ra lợi thế cạnh tranh trong thị trường đầy biến động. Tuy nhiên, có 2 lưu ý trong thực thi các cách áp dụng OKRs vào quản lý dự án như sau:
- Để đạt được hiệu quả cao nhất, cần triển khai OKRs và quản lý dự án một cách bài bản, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và đặc thù ngành nghề.
- Cần có sự tham gia tích cực của ban lãnh đạo, sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và sự nỗ lực của toàn thể nhân viên để việc áp dụng OKRs và quản lý dự án thành công.
Trong bài viết trên chúng ta đã tìm hiểu cách áp dụng OKRs vào quản lý dự án hiệu quả nhất! Để tìm hiểu thêm về cách OKRs có thể giúp bạn quản lý và đạt được mục tiêu cũng như tích hợp với các quy trình kinh doanh hiện tại của bạn, hãy đăng ký bản demo fOKRs miễn phí của Fastdo ngay!
>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
