Bộ phận nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong Doanh nghiệp, là đơn vị quản lý, duy trì và phát triển nguồn nhân lực và văn hóa của một tổ chức. Những công việc của trưởng phòng nhân sự trong tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của Doanh nghiệp. Hãy cùng FASTDO tìm hiểu xem đó là những công việc gì và chúng quan trọng ra sao trong bài viết sau đây.
>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
- Trả lương theo 3P và KPI: Bản chất, đặc điểm và cách tính toán
- Đào tạo nội bộ là gì? 7 khó khăn phổ biến trong đào tạo nội bộ
1. Trưởng phòng nhân sự là gì?
Trưởng phòng nhân sự là người lãnh đạo và điều hành hoạt động của bộ phận nhân sự, bao gồm việc tuyển dụng và phỏng vấn nhân viên, quản lý việc trả lương, thực hiện các chế độ phúc lợi cho người lao động và hỗ trợ các phòng ban và Ban Giám đốc trong những vấn đề thực thi các chính sách của Công ty.
>>> TÌM HIỂU NGAY: MBO là gì? MBP là gì? So sánh 2 phương pháp MBO và MBP
2. Chức năng và nhiệm vụ của trưởng phòng nhân sự trong Công ty đóng vài trò quan trọng cho sự phát triển nguồn nhân lực.
Công việc của trưởng phòng nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến việc duy trì và phát triển của một tổ chức, bao gồm những chức năng và nhiệm vụ sau:
2.1 Quản lý, thực hiện các chính sách phúc lợi của nhân sự trong Công ty
Trưởng Phòng nhân sự hỗ trợ và hướng dẫn cho các Phòng Ban, các chuyên viên phụ trách nhân sự giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến việc thực hiện các chính sách phúc lợi của người lao động như chế độ lương, thưởng, đánh giá hiệu suất công việc sao cho đúng với những quy định và chính sách của Công ty.
Tại một số Doanh nghiệp, mô tả công việc của trưởng Phòng nhân sự còn có trách nhiệm liên quan đến việc giám sát thực thi các chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn rủi ro và các vấn đề về quyền lợi khác của người lao động như chế độ nghỉ phép, nghỉ ốm và nghỉ phép không lương vv…
>>> ĐỌC NGAY: Văn hóa doanh nghiệp Vinamilk có đặc điểm gì? Cách xây dựng
2.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức là nhiệm vụ của trưởng phòng nhân sự
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một trong những chức năng quan trọng nhất của công tác quản lý nguồn nhân lực tại bất kỳ tổ chức nào. Công việc của trưởng Phòng nhân sự là có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc đào tạo ban đầu, đào tạo bổ sung, cập nhật các kỹ năng, kiến thức chuyên môn để nhân viên có thể thực hiện tốt công việc của họ. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc của người lao động mà còn đem lại lợi ích cho Doanh nghiệp.
Công việc của trưởng phòng nhân sự khi thiết kế chương trình đào tạo cần lưu ý đến cả hai mục tiêu cá nhân và mục tiêu của doanh nghiệp. Dù có thể không hoàn toàn đảm bảo được sự đồng nhất, nhưng năng lực được lựa chọn theo cách đôi bên cùng có lợi sẽ tăng cường hiệu quả đào tạo nhân sự theo yêu cầu của tổ chức.
Vì vậy, xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm thúc đẩy nhân viên hoàn thành tốt công việc, có được kết quả đánh giá tốt, phù hợp với tiêu chuẩn xét tăng lương, xét thưởng hàng năm của Doanh nghiệp cũng là công việc của trưởng phòng nhân sự.
Đào tạo và phát triển nhân sự là hai nhiệm vụ không thể tách rời trong một tổ chức. Việc thực hiện định kỳ công tác đào tạo sẽ giúp nhân viên hoàn thiện các kỹ năng và chuyên môn, nâng cao tay nghề, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, trở thành đội ngũ dự phòng phù hợp cho các vị trí kế thừa trong tương lai.
Có rất nhiều hình thức để Trưởng phòng nhân sự có thể đào tạo toàn bộ nhân sự trong công ty. Tuy nhiên, để có thể gặt hái được tối đa sự hiệu quả của việc đào tạo, Trưởng phòng nhân sự nên cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ cho công việc này. Một phần mềm đào tạo sẽ giúp trưởng phòng nhân sự tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Thêm vào đó, thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự trong công ty sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian học tập cũng như xác định lộ trình phù hợp cho bản thân.
Phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo được tối ưu hóa để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách dễ dàng, nhanh chóng. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo để nhân sự có thể theo dõi và học tập vô cùng thuận tiện. Ngoài ra, phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo còn giúp:
- Hỗ trợ lưu trữ tốt các bài học, tài liệu chuyên môn.
- Phân quyền để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần nắm bắt.
- Hỗ trợ đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó sắp xếp lộ trình học tập phù hợp.
- Quản lý thông tin học viên.
- Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự.
Đăng ký nhận ngay bản demo Phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo tại đây:
>> ĐỌC NGAY: BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả
2.3 Xây dựng và duy trì quan hệ lao động
Công việc của trưởng Phòng nhân sự là xem xét và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, đề xuất các quyết định liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên như khen thưởng, trả công xứng đáng hay phối hợp với các phòng ban để ra quyết định luân chuyển công tác, thôi việc vv…
Trưởng Phòng nhân sự là cầu nối giữa nhân viên và lãnh đạo, là người xây dựng và duy trì mối quan hệ lao động trong tổ chức, tao sự thông hiểu giữa cấp trên và cấp dưới trong Công ty.
Công việc của trưởng phòng nhân sự thực hiện để duy trì quan hệ lao động là bao gồm một số công việc cụ thể như sau :
- Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, công bằng, không có sự phân biệt đối xử.
- Tư vấn xây dựng chính sách Công ty đảm bảo quyền lợi phù hợp cho người lao động nhằm tạo sự gắn bó giữa chủ Doanh nghiệp và nhân viên.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh do tranh chấp lao động.
- Đào tạo tất cả nhân viên về luật lao động, về nội quy Công ty và phổ biến rộng rãi đến các phòng ban để họ hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm, tạo điều kiện giảm việc khiếu nại.
>>> ĐỌC THÊM: Những khó khăn khi đào tạo nhân viên và 9 giải pháp hoàn hảo
2.4 Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự
Một trong những công việc của Trưởng Phòng nhân sự khá quan trọng là chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng nhân sự nhằm đáp ứng nhu cầu về lực lượng lao động cần thiết cho Doanh nghiệp.
Trưởng Phòng nhân sự là người lập kế hoạch tuyển dụng và chỉ đạo cho chuyên viên nhân sự thực hiện hoặc chính họ trực tiếp tuyển dụng tùy vào vị trí được tuyển.
Các bước tuyển dụng nhân sự:
- Xác định nhu cầu tuyển dụng.
- Lập kế hoạch tuyển dụng.
- Viết mô tả công việc.
- Quảng cáo vị trí.
- Tuyển dụng vị trí.
- Xem xét hồ sơ ứng viên và chọn phỏng vấn.
- Đánh giá ứng viên.
- Kiểm tra lý lịch.
- Quyết định tuyển dụng.
- Giới thiệu thử việc.
>>> XEM NGAY: Vai trò của nguồn nhân lực: 7 vai trò quan trọng đối với Doanh nghiệp và xã hội
2.5 Cố vấn chiến lược nhân sự cho các phòng/ban CEO, BOD
Trong thời đại ngày nay, công việc việc của trưởng phòng nhân sự, ngoài những việc như đã đề cập trên đây, cần phải có sự phối hợp với các phòng ban, CEO, BOD điều chỉnh chiến lược con người trong tổ chức phù hợp với chiến lược kinh doanh của tổ chức đó.
Đặc biệt là tại các Doanh nghiệp lớn, trưởng phòng nhân sự sẽ làm việc như vai trò của một HRBP (Human Resource Business Partner), giữ vai trò là một đối tác nhân sự chiến lược kinh doanh của Doanh nghiệp.
Công việc của HRBP là làm cố vấn chiến lược nhân sự cho các phòng ban, CEO BOD của tổ chức nhằm hỗ trợ mục tiêu kinh doanh của tổ chức đó.
>>> XEM THÊM: Hệ thống thông tin nhân sự là gì? 5 phần mềm hỗ trợ vận hành hệ thống hiệu quả
3. Quyền hạn của trưởng phòng nhân sự
Ngoài chức năng, nhiệm vụ và những công việc của trưởng phòng nhân sự phải đảm nhận, họ còn có các quyền hạn sau:
- Quản lý, điều hành mọi hoạt động của Phòng nhân sự theo quyết định bổ nhiệm của Doanh nghiệp.
- Giải quyết các đề nghị của nhân sự các phòng ban trong Công ty theo quy định, nội quy Công ty.
- Đề xuất thực hiện các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật nhân sự, …
- Tham gia xây dựng hệ thống thang bảng lương Công ty, các chức danh công việc phù hợp với quy định lương tối thiểu chung và mặt bằng lương Công ty.
- Thông báo cho nhân viên những chỉ thị, ý kiến của Ban giám đốc để nhân viên có thể hiểu đúng các yêu cầu và thực hiện đầy đủ.
- Yêu cầu các cá nhân, đơn vị trong Công ty giải trình cho các vấn đề gây ra thiệt hại cho Công ty.
- Họp với cá nhân, đơn vị liên quan về việc xử lý các sai phạm theo quy định Công ty.
- Ký các hợp đồng thuê dịch vụ liên quan với các đơn vị khác theo nội dung ủy quyền của đại diện Ban Giám đốc.
- Ký các văn bản giấy tờ được Ban Giám đốc ủy quyền.
>>> ĐỌC THÊM: Chất lượng nguồn nhân lực: 5 tiêu chí đánh giá cực kỳ chi tiết
4. Những kỹ năng liên quan đến công việc của trưởng phòng nhân sự
Để thực hiện những công việc của trưởng phòng nhân sự, ngoài yêu cầu cần nhiều kỹ năng thông thường như kỹ năng giao tiếp, soạn thảo văn bản, thương lượng và giải quyết các xung đột, phân tích và giải quyết vấn đề, có óc tổ chức vv… thì công việc của trưởng phòng nhân sự đòi hỏi phải có các kỹ năng quan trọng sau:
4.1 Kỹ năng lãnh đạo
Lãnh đạo là kỹ năng cơ bản mà người làm quản lý nguồn nhân lực phải có. Người có kỹ năng lãnh đạo có thể giải quyết những vấn đề về tổ chức trong các Doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ các công ty tư nhân nhỏ, các tổ chức phi lợi nhuận đến các tập đoàn lớn, đa quốc gia.
Kỹ năng lãnh đạo giúp trưởng phòng nhân sự có thể xử lý những vấn đề phức tạp, đa dạng liên quan đến việc quản lý điều hành và giám sát tốt hoạt động nhân sự trong tổ chức.
Kỹ năng lãnh đạo giúp trưởng Phòng nhân sự có thể huấn luyện nhân viên, trau dồi phương pháp quản lý và xây dựng đội ngũ nhân lực tiềm năng, có thể giải quyết các vấn đề hiệu quả, phát triển họ thành những người lãnh đạo trong tương lai.
Công việc của trưởng phòng nhân sự có thể gặp phải trong quá trình quản trị đó là nhân viên của các bộ phận khác tìm đến họ như tìm đến một chuyên gia hiểu biết về nhiều vấn đề liên quan đến chính sách Công ty. Việc tiếp nhận thông tin từ người lao động và giải đáp bất cứ điều gì họ thắc mắc đòi hỏi người trưởng phòng nhân sự phải giải đáp trên cương vị của người lãnh đạo. Vì vậy kỹ năng lãnh đạo rất quan trọng đối với người làm công tác trưởng phòng nhân sự.
>>> XEM THÊM: Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? 5 Bí quyết nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ
4.2 Kỹ năng lập kế hoạch
Việc hoạch định nguồn nhân lực giúp Doanh nghiệp chủ động trong việc tuyển dụng, đào tạo nhân sự phục vụ nhu cầu nhân lực hiện tại và tương lai. Đó là một trong những nhiệm vụ của trưởng phòng nhân sự.
Lập kế hoạch ngân sách liên quan đến nhân sự như đào tạo và phát triển, các hoạt động xã hội, đánh giá hiệu suất lao động, kế hoạch lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên vv… đều thông qua bộ phận nhân sự mà đứng đầu là trưởng phòng nhân sự.
>>> THAM KHẢO NGAY: Mẫu quản lý dự án bằng Excel cực kỳ chi tiết
4.3 Kỹ năng đào tạo và phát triển con người
Các nhà quản lý nhân sự có trách nhiệm tạo cơ hội phát triển cho nhân viên nhằm tối đa hóa hiệu suất và gia tăng giá trị lao động.
Tổ chức đào tạo cho nhân viên mới, đào tạo liên tục và định kỳ thông qua các buổi hội thảo, học tập trực tuyến và học tập tập trung nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn, tăng tính sáng tạo trong công việc và sự gắn bó với Doanh nghiệp của người lao động.
Đào tạo và phát triển là hai khái niệm khác nhau ở một số khía cạnh nhất định nhưng là thành phần của cùng một hệ thống quản trị nhân sự. Công việc của trưởng phòng nhân sự đòi hỏi phải có kỹ năng đào tạo và phát triển con người. Họ không chỉ là người đào tạo mà còn tạo ra các cơ hội để giúp nhân viên phát triển vì lợi ích của doanh nghiệp.
4.4 Kỹ năng quản lý và duy trì nhân lực
Quản lý nhân sự, ổn định nhân lực và giữ chân người lao động là một trong những kỹ năng quản lý quan trọng của người làm công tác nhân sự.
Một trưởng phòng nhân sự giỏi sẽ biết cách cân bằng giữa việc kiểm soát công việc mà vẫn duy trì được sự thân thiện trong môi trường làm việc giữa các nhân viên, giữa cấp dưới với cấp trên và ngược lại hay giữa các bộ phận, phòng ban.
Biết công nhận và khen thưởng. Biết thể hiện sự đánh giá công bằng và hợp lý sẽ giúp Doanh nghiệp giữ chân người lao động lâu dài. Công việc của trưởng phòng nhân sự là hỗ trợ và tư vấn cho Ban Giám đốc ban hành các quyết định khen thưởng hoặc trả công xứng đáng cho người lao động. Khi cần thiết thì răn đe, kỷ luật với những trường hợp vi phạm nội quy Công ty mà vẫn tạo sự đoàn kết trong tổ chức, điều đó đòi hỏi kỹ năng quản lý và duy trì nhân lực tốt của trưởng phòng nhân sự.
4.5 Cập nhật và triển khai thông tin
Trưởng phòng nhân sự là người tiếp nhận thông tin chính sách của Công ty từ các cấp lãnh đạo và truyền đạt chúng đến các phòng ban bộ phận thông qua hệ thống văn bản một cách uyển chuyển và kịp thời.
Trưởng Phòng nhân sự cũng cần có sự hiểu biết nhất định về pháp luật lao động, cập nhật kịp thời các quy định, các thông tư hướng dẫn thực hiện chính sách của nhà nước trong từng thời điểm để tư vấn cho lãnh đạo Công ty thực hiện đúng yêu cầu và triển khai chúng đến với người lao động khi cần thiết.
Công việc của trưởng phòng nhân sự trong tổ chức là quản trị nguồn nhân lực trong công ty. Ngoài việc lập kế hoạch, giám sát việc tuyển dụng, phỏng vấn tuyển nhân sự mới, đào tạo và phát triển nhân viên, duy trì và phát triển nguồn nhân lực, trưởng phòng nhân sự còn là người hoạch định chiến lược nhằm phục vụ sự kết nối giữa chủ Doanh nghiệp và người lao động một cách hữu hiệu nhất nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
>>> THAM KHẢO CÁC BÀI VIẾT HỮU ÍCH KHÁC:
