15+ Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và giải pháp khắc phục

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc là gì? Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm các yếu tố này? Tìm hiểu về các yếu tố tác động đến hiệu suất công việc sẽ giúp nhà quản trị vận hành doanh nghiệp tốt hơn. Nắm bắt 15 yếu tố dưới đây, bạn sẽ thấy sự cải thiện đáng kể khi làm việc. Hãy cùng Fastdo tham khảo ngay bài viết nhé!

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên là gì?

1.1. Động lực làm việc của nhân viên

Một trong những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc là động lực. Động lực đủ lớn thì tính hiệu quả sẽ được gia tăng. Nhân viên có năng lực tốt nhưng thiếu động lực làm việc thì ảnh hưởng đến tiến độ chung của công ty. Để gia tăng động lực, nhà quản trị cần có những biện pháp thích hợp để khuyến khích nhân viên tăng năng suất.

Bạn có thể áp dụng những cách sau đây:

• Chế độ đãi ngộ công bằng, xứng đáng.
• Thường xuyên tuyên dương, khen ngợi thành công của nhân viên.
• Luôn luôn lắng nghe ý kiến, quan tâm đến cấp dưới.
• Khuyến khích hoạt động trao dồi kỹ năng, đào tạo.
• Giúp nhân viên nhìn thấy lộ trình thăng tiến trong công việc.
• Xây dựng một môi trường làm việc năng động, hiệu quả.
• Đưa ra lời góp ý tích cực, hữu ích, thúc đẩy động lực cho nhân viên.

1.2. Kỹ năng lập kế hoạch công việc

Trên thực tế, một nhân viên không chỉ đảm nhận một đầu việc trong một thời điểm. Do vậy, kỹ năng lập kế hoạch thật sự là cần thiết. Những thành viên thiếu năng lực này thường khó có thể giải quyết công việc nhanh chóng. Hơn nữa, làm việc không có kế hoạch khiến họ dễ cảm thấy áp lực và năng suất thấp dơn.

Giải pháp để cải thiện chính là:

• Trao đổi về những vướng mắc của nhân viên về việc lên kế hoạch và đưa ra lời khuyên hữu ích.
• Tổ chức các buổi huấn luyện, đào tạo về lập kế hoạch, quản trị công việc.
• Chia sẻ cách sắp xếp đầu việc theo ma trận quản lý thời gian Eisenhower.

1.3. Sự cam kết của nhân viên đối với công việc

Sự cam kết là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng công việc vì yếu tố này gián tiếp phản ánh thái độ của nhân viên. Một thành viên luôn có tinh thần hăng hái làm việc cao thì sự gắn kết với công ty càng lớn. Điều này cũng dễ nhận thấy khi một nhân viên sắp nghỉ việc thường sẽ làm việc hời hợt và hiệu quả không cao.

Một số biện pháp nhằm gia tăng sự cam kết của nhân viên:

• Tổ chức những buổi chia sẻ với nhân viên về lộ trình công việc của họ trong tương lai.
• Áp dụng các phương pháp giám sát chất lượng, quản lý quy trình.
• Tiến hành đánh giá, kiểm tra định kỳ.
• Dành thời gian đối thoại, quan tâm để hiểu hơn nguyện vọng, nhu cầu của nhân viên.

1.4. Phương pháp quản trị của doanh nghiệp

Ở mỗi doanh nghiệp đều có những phương thức quản trị khác nhau tùy vào tính chất công việc. Hình thức quản trị không phù hợp sẽ gây tác động trực tiếp đến hiệu quả. Do vậy, doanh nghiệp cần xây dựng phương pháp quản trị đúng đắn.

Một số cách quản trị doanh nghiệp hiệu quả như:

• Nhà quản lý cần xây dựng phương pháp quản trị phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.
• Đề ra chính sách tuyển dụng nhân viên có năng lực, tính cách phù hợp.
• Trong quá trình phỏng vấn, cần có sự tham gia của Trưởng bộ phận và Trưởng phòng nhân sự.

1.5. Thời gian bắt đầu làm việc

Thời gian làm việc là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Nhà nước có quy định đối với người làm văn phòng là khoảng 8 tiếng/ngày. Tuy nhiên, thời gian làm việc càng dài thì hiệu quả mang lại không cao. Do vậy, việc phân bổ hợp lý thời gian làm việc của nhân viên là rất cần thiết.

Để tối ưu thời gian làm việc, doanh nghiệp nên bổ sung các giải pháp sau:

• Khuyến khích nhân viên làm việc theo phương pháp quả cà chua (Pomodoro).
• Xây dựng kế hoạch cân bằng giữa nghỉ ngơi và công việc, ví dụ như ngủ trưa 20 – 30 phút để giảm căng thẳng, mệt mỏi.
• Thư giãn, luyện tập thể dục sau khi ngồi làm việc quá lâu.

1.6. Cảm giác bất an của nhân viên

Một trong các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm là cảm giác bất an. Tâm lý của nhân viên là mong muốn một nơi làm việc lâu dài, có chỗ dựa vững chắc để phát triển sự nghiệp. Nếu một doanh nghiệp khiến sự bất an gia tăng thì nhân viên có nguy cơ rời bỏ và hình ảnh công ty cũng bị ảnh hưởng ít nhiều.

Các giải pháp để gia tăng sự an tâm của nhân viên:

• Đối với nhân viên bị sa thải, bạn cần trình bày rõ ràng lý do để họ hiểu và tin vào năng lực của mình.
• Với những nhân viên có năng lực tốt, nhà quản trị cần chia sẻ và có động thái để nhân viên hiểu rõ về lộ trình phát triển lâu dài.

1.7. Chương trình đào tạo trong công ty

Công ty xây dựng chương trình đào tạo tốt thì nhân viên mới có thể hoàn thành và đạt hiệu quả công việc cao. Sự kết hợp giữa hai yếu tố năng lực và bồi dưỡng đào tạo góp phần gia tăng đáng kể năng suất. Do đó, mỗi doanh nghiệp nên chú trọng vào chương trình đào tạo của mình.

Các biện pháp cải thiện năng lực của nhân viên và hoạt động đào tạo đó là:

• Xây dựng chính sách đầu vào ngay từ khâu tuyển dụng.
• Tổ chức mô hình ươm mầm tài năng để tìm kiếm nhân viên có năng lực tốt.
• Liên kết đào tạo với nhiều trường đại học.
• Quy định số giờ bắt buộc tham gia các khóa đào tạo định kỳ với nhân viên.
• Quy định số giờ bắt buộc đứng lớp chia sẻ kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức với đối tượng quản lý.
• Tiến hành đánh giá năng lực nhân viên theo định kỳ.

Trong thực tế, có rất nhiều hình thức để Doanh nghiệp có thể tổ chức đào tạo cho nhân sự. Tuy nhiên, để có thể gặt hái được tối đa sự hiệu quả của việc đào tạo, nhà quản lý nên cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ cho công việc này. Một phần mềm quản lý đào tạo sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Thêm vào đó, thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian học tập cũng như xác định lộ trình phù hợp cho bản thân.

1.8. Yếu tố nhà quản lý 

Có thể nói nhà quản lý có tác động trực tiếp đến tư duy, hành động làm việc của nhân viên. Người quản lý luôn nỗ lực, đồng hành cùng với nhân viên thì hiệu quả càng vượt trội. Thông qua đó, nhân viên nhìn thấy hình ảnh họ mong muốn đạt được trong tương lai từ chính quản lý của mình.

Những giải pháp nhằm giúp nhà quản lý hỗ trợ tăng hiệu quả công việc cho nhân viên:

• Tập trung tuyển chọn những nhà quản lý cấp cao và cấp trung có năng lực cao.
• Áp dụng chính sách lương mềm, phụ cấp cho nhóm quản lý như một phần thưởng mà họ xứng đáng nhận được.
• Xây dựng chương trình thúc đẩy động lực, kỹ năng trang bị cho các nhà quản lý.

1.9. Đồng nghiệp trong công ty

Đồng nghiệp cũng thuộc các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Bởi sự giao tiếp giữa các đồng nghiệp tác động lên tâm trạng mỗi người. Không khí trong công ty lúc nào cũng vui vẻ, hòa nhã thì nhân viên làm việc sẽ thoải mái hơn. Ngược lại, đồng nghiệp khó tính, hay cáu gắt sẽ khiến tâm trạng bất mãn. Do đó, tránh tình trạng căng thẳng trong nội bộ, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp sau:

• Tổ chức các hoạt động team building, giải trí định kỳ cho toàn bộ nhân viên có tài trợ kinh phí.
• Tổ chức các chương trình thể thao cuối tuần như đạp xe, chạy bộ, đá bóng… gia tăng sự gắn kết giữa các thành viên.
• Các cá nhân chủ động cư xử, giao tiếp hòa nhã, thân mật với mọi người, tránh mâu thuẫn, xích mích.

1.10. Ảnh hưởng của các thiết bị công nghệ

Trong môi trường doanh nghiệp, nhân viên có thể bị phân tán bởi các thiết bị công nghệ. Những dòng thông báo cứ liên tục nhảy trên màn hình khiến họ phải dừng công việc. Sau mỗi lần như vậy, họ phải bắt đầu lại với luồng suy nghĩ trước đó. Điều này vô tình gây mất thời gian và công việc không đạt hiệu quả.

Để hạn chế sự ảnh hưởng tiêu cực này, doanh nghiệp nên áp dụng các biện pháp sau:

• Quy định nhân viên không sử dụng điện thoại trong giờ làm việc.
• Bộ phận IT của công ty tiến hành chặn các trang website, ứng dụng giải trí không phục vụ cho công việc.
• Khuyến khích nhân viên sử dụng phương pháp Pomodoro.

1.11. Cơ sở vật chất tại doanh nghiệp

Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị là yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên. Nếu công ty không đầu tư cơ sở vật chất đầy đủ thì hiệu suất sẽ suy giảm đáng kể. Ví dụ như nhân viên làm ở bộ phận edit video nhưng máy tính làm việc lỗi thời, xuất file chậm gây ảnh hưởng đến tiến độ chung. Bởi vậy, doanh nghiệp cần chú trọng cải thiện môi trường vật chất của công ty:

• Đầu tư phương tiện làm việc đạt chuẩn.
• Trang bị nội thất văn phòng giúp nhân viên làm việc thoải mái.
• Bố trí thêm cây xanh tạo môi trường tươi mát.
• Thực hiện nguyên tắc 5S để giữ căn phòng luôn ngăn nắp, sạch đẹp.
• Sắp xếp các vật dụng phù hợp, thuận tiện trong sử dụng.
• Thuê tư vấn thiết kế nội thất văn phòng.

1.12. Không gian, môi trường làm việc

Các yếu tố như nhiệt độ, ánh sáng, không khí… đều ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên. Nhiệt độ quá nóng hay quá lạnh trong phòng đều gây cảm giác khó chịu. Điều kiện ánh sáng quá gắt hay thiếu ánh sáng cũng khiến nhân viên khó khăn khi làm việc. Những giải pháp sau đây giúp doanh nghiệp cải thiện không gian làm việc tốt hơn:

• Trang bị máy lạnh ở nơi làm việc, nhiệt độ khoảng 25 – 27 độ là thích hợp.
• Tận dụng ánh sáng tự nhiên, lắp đặt bóng đèn đảm bảo an toàn, tiết kiệm điện năng.
• Văn phòng cần đảm bảo chất lượng không khí thoáng mát, trong lành.
• Lắp đặt quạt trần, quạt thông gió, máy lọc không khí để phòng làm việc thoáng khí hơn.

1.13. Quãng đường di chuyển từ nhà tới công ty

Nhân viên di chuyển đến công ty với đoạn đường xa khiến họ mệt mỏi về thể chất lẫn tinh thần. Chưa kể đến tình trạng tắc nghẽn giao thông tại các thành phố lớn, họ phải nhích từng chút một để thoát khỏi dòng xe cộ đông người. Hiện tượng này diễn ra đều đặn như thế mỗi ngày khiến việc đi làm như một cơn ác mộng.

Những giải pháp cải thiện vấn đề di chuyển:

• Ngay từ khâu tuyển dụng, bạn nên quan tâm đến nơi ở của ứng viên.
• Tổ chức các chuyến xe đưa đón nhân viên đi làm hàng ngày.
• Với cấp quản lý, công ty cần hỗ trợ thêm chi phí đi lại hoặc cung cấp xe riêng.
• Để giảm áp lực di chuyển, bạn có thể cho nhân viên làm việc tại nhà vào thứ 7.

1.14. Đồ uống, thức ăn nhẹ tại nơi làm việc

Đồ uống và thức ăn nhẹ ở công ty làm gia tăng một khoản chi phí. Tuy nhiên, khoản phí này rất xứng đáng góp phần gia tăng năng suất của nhân viên. Tình trạng đói và khát khiến nhân viên khó tập trung làm việc. Công ty chuẩn bị thức ăn, đồ uống sẽ giúp họ cảm nhận được sự quan tâm đặc biệt. Do vậy, nhân viên cũng chủ động, hăng hái trong công việc.

Doanh nghiệp nên chú ý các điều sau về việc chuẩn bị đồ ăn, thức uống tại công ty:

• Đảm bảo cung cấp vừa đủ, không lãng phí.
• Quy định ngân sách cụ thể cho khoản chi này.
• Tạo ra một cuộc khảo sát nhanh để hiểu rõ nhu cầu của mọi thành viên.
• Nếu không gian đủ lớn, bạn nên thiết kế khu vực căn-tin cho mọi người ăn trưa hoặc nghỉ ngơi.

1.15. Nhân viên mắc các bệnh mãn tính

Nhân viên mắc bệnh mãn tính như đau đầu, nhức mỏi… sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Ví dụ như nhân viên bị viêm xoang làm việc trong phòng lạnh, họ rất hay hắt hơi, sổ mũi, đau đầu khiến họ khó có thể tập trung hoàn thành công việc. Do vậy, doanh nghiệp cần quan tâm đối với đối tượng này.

• Bàn làm việc cần thiết kế thoải mái để tránh gây đau nhức vai gáy.
• Khuyến khích nhân viên thư giãn sau khoảng thời gian làm việc quá lâu.
• Phòng làm việc nên để nhiệt độ ở mức 26 – 27 độ C để không ảnh hưởng đến người mắc bệnh viêm mũi.

2. Làm gì để nâng cao chất lượng công việc của nhân viên?

Fastdo Work là bộ phần mềm quản lý dự án, giúp các SMEs Việt Nam gia tăng hiệu suất bằng sức mạnh tự động hóa. Fastdo Work bao gồm các module sau:

• Phần mềm quản lý công việc fTodolist: Tổng hợp danh sách công việc hằng ngày, hỗ trợ lập kế hoạch làm việc hiệu quả với tính năng liên kết với fPlan, fWorkflow và fMeeting.
• Phần mềm quản lý kế hoạch fPlan: Hỗ trợ đơn giản hóa việc thiết lập và quản lý tiến độ dự án, kế hoạch
• Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow: Tự động hóa các nghiệp vụ cốt lõi trong doanh nghiệp
• Phần mềm quản lý cuộc họp fMeeting: Tối ưu hóa từng phút họp để xử lý công việc phát sinh nhanh nhất

Do đó, Fastdo Work có thể hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập quy trình, kế hoạch trên một nền tảng duy nhất. Với Fastdo Work, doanh nghiệp có thể giao việc tự động cho các nhân sự liên quan ở một nơi duy nhất, tránh tình trạng quên việc. Mọi công việc từ kế hoạch, quy trình hay cuộc họp đều được đẩy về fTodolist, không lo quên việc, đảm bảo gấp 3 hiệu suất.

Hơn nữa, Fastdo Work còn tích hợp tính năng báo cáo tiến độ thực hiện dự án bằng các biểu đồ thống kê trực quan. Từ đó, các nhà quản lý và nhân sự có theo dõi tiến độ, đánh giá chính xác và đưa ra các phương án chỉnh sửa kịp thời.

Bấm vào ảnh để đăng ký dùng thử Phần mềm quản lý tiến độ dự án Fastdo Work ngay nhé!

Trên đây là tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về những yếu tố tác động đến hiệu quả làm việc của nhân viên, phòng ban cũng như tình hình kinh doanh. Nếu bạn cần thêm thông tin về các giải pháp quả trị doanh nghiệp, hãy liên hệ với Fastdo để được hỗ trợ nhanh nhất nhé! 

>>>> TÌM HIỂU THÊM:

• 12+ App sắp xếp công việc: Giải pháp nắm trọn 20% đầu việc then chốt
• 11 cách quản lý công việc hiệu quả nhất mà bạn cần ghi nhớ
• 4 bài học “tỷ đô” từ chiến lược kênh phân phối của Coca Cola
• Mệt mỏi với Excel? Thử ngay 12 phần mềm báo cáo công việc #1 sau
• 12+ phần mềm chấm công tối ưu, giải phóng 80% thời gian quản lý công