Bảng lương nhân viên nhà hàng, quán cà phê khác bảng lương văn phòng ở chỗ phải gánh thêm công theo ca, giờ làm đêm, giờ làm thêm, phụ cấp ăn ca và tạm ứng giữa tháng.
Bài này mô tả đầy đủ các cột cần có trong bảng lương nhân viên nhà hàng, đưa một bảng mẫu có số liệu cộng đúng cho quán cà phê, và hướng dẫn cách đối chiếu với bảng chấm công trước khi chi trả.
1. Bảng lương nhân viên nhà hàng, quán cà phê cần những nhóm cột nào
Bảng lương nhân viên nhà hàng tốt đọc được từ trái sang phải theo một mạch: ai, làm bao nhiêu, được bao nhiêu, bị trừ gì, nhận bao nhiêu. Với quán F&B, mạch đó chia thành bốn nhóm.
Nhóm A: Thông tin và công ca trong bảng lương nhân viên nhà hàng
- STT, mã nhân viên, họ tên, vị trí (pha chế, phục vụ, thu ngân, quản lý ca).
- Loại hợp đồng (toàn thời gian, bán thời gian).
- Số giờ hoặc số ca chuẩn, số giờ làm đêm, số giờ làm thêm theo từng loại ngày.
Nhóm B: Lương gốc của bảng lương nhân viên nhà hàng
- Đơn giá một giờ hoặc một ca.
- Thành tiền lương gốc = đơn giá x số giờ (hoặc số ca).
Nhóm C: Các khoản cộng
- Phụ cấp ăn ca, xăng xe, trách nhiệm.
- Tiền làm đêm và tiền làm thêm giờ, tách thành cột riêng.
- Thưởng (chuyên cần, thi đua, sinh nhật…).
Nhóm D: Các khoản trừ và thực nhận
- Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp phần người lao động.
- Bồi thường thiệt hại (nếu có), tạm ứng.
- Tổng khấu trừ và thực nhận.
Hai điều nên làm ngay khi thiết kế bảng lương nhân viên nhà hàng. Một là mỗi khoản có cột riêng, không gộp “phụ cấp khác”. Hai là thêm cột “Ghi chú” cho khoản trừ để sau này giải trình được.
2. Căn cứ pháp lý cho bảng lương nhân viên nhà hàng: cột làm đêm, làm thêm, khấu trừ
Trong bảng lương nhân viên nhà hàng, ba cột dễ sai nhất là làm đêm, làm thêm giờ và khấu trừ. Căn cứ như sau, theo Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14, hiệu lực từ 01/01/2021):
- Làm thêm giờ (khoản 1 Điều 98): ít nhất 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần, 300% vào ngày lễ, tết hoặc ngày nghỉ có hưởng lương (chưa tính tiền lương ngày lễ, tết đối với người hưởng lương ngày). Mức tính trên đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả của công việc đang làm.
- Làm đêm (khoản 2 Điều 98): được trả thêm ít nhất 30% so với tiền lương của ngày làm việc bình thường. Khung giờ ban đêm là từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau (Điều 106).
- Làm thêm giờ vào ban đêm (khoản 3 Điều 98): ngoài hai khoản trên còn được trả thêm 20% tiền lương theo công việc làm vào ban ngày.
- Khấu trừ (Điều 102): chỉ được khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản; người lao động có quyền biết lý do; mức khấu trừ hằng tháng không quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng sau khi trích các khoản bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân.
- Thông báo bảng kê (khoản 3 Điều 95): mỗi lần trả lương phải thông báo bảng kê trả lương, ghi rõ tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền làm đêm, nội dung và số tiền khấu trừ.
Vì Điều 102 chỉ nêu khấu trừ để bồi thường thiệt hại, bảng lương nhân viên nhà hàng mẫu bên dưới dùng cột “Bồi thường (nếu có)” thay vì cột “Phạt”.
Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 cũng nghiêm cấm việc phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động, nên bảng không có cột phạt tiền.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
3. Bảng lương nhân viên nhà hàng mẫu cho quán cà phê (ví dụ minh hoạ)
Giả định (ví dụ minh hoạ): quán cà phê có 4 nhân viên, lương theo giờ, kỳ lương tháng 10/2026. Giờ làm đêm tính từ 22 giờ đến 24 giờ. Mức đóng bảo hiểm giả định bằng lương gốc, tỷ lệ phần người lao động 10,5% (8% + 1,5% + 1%).
Chưa phát sinh thuế thu nhập cá nhân. Phụ cấp ăn ca 500.000 đồng mỗi người; quản lý ca thêm phụ cấp trách nhiệm 500.000 đồng.
Dưới đây là phần xem trước của bảng lương nhân viên nhà hàng mẫu (hai nhân viên đầu, các cột chính). File đầy đủ có cả 4 nhân viên, hai bảng và dòng cộng cuối bảng.
Xem trước bảng lương nhân viên nhà hàng: Bảng 1, công, lương gốc, làm đêm, làm thêm
| STT | Nhân viên | Vị trí | Đơn giá/giờ (đ) | Giờ chuẩn | Giờ đêm | Lương gốc (đ) | Tiền làm đêm (đ) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | NV A | Pha chế | 30.000 | 180 | 20 | 5.400.000 | 180.000 |
| 2 | NV B | Phục vụ | 25.000 | 170 | 10 | 4.250.000 | 75.000 |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
Cách tính các ô chính:
- Lương gốc = đơn giá x giờ chuẩn. Ví dụ NV A: 30.000 x 180 = 5.400.000.
- Tiền làm đêm = giờ đêm x đơn giá x 30%. NV A: 20 x 30.000 x 30% = 180.000.
- Tiền làm thêm = giờ thêm x đơn giá x hệ số (150% ngày thường, 200% ngày nghỉ hằng tuần).
Xem trước bảng lương nhân viên nhà hàng: Bảng 2, phụ cấp, thưởng, khấu trừ và thực nhận
| STT | Nhân viên | Phụ cấp (đ) | Thưởng (đ) | Tổng thu nhập (đ) | Thực nhận (đ) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | NV A | 500.000 | 200.000 | 6.280.000 | 4.713.000 |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
Các cột còn lại của bảng 2 trong file bảng lương nhân viên nhà hàng đầy đủ: khấu trừ bảo hiểm 10,5%, bồi thường (nếu có), tạm ứng, tổng khấu trừ.
Quy tắc kiểm tra: tổng thu nhập mỗi người = cộng bảng 1 + phụ cấp + thưởng; thực nhận = tổng thu nhập trừ tổng khấu trừ; tổng cột thực nhận phải bằng hàng cộng cuối bảng.
Ghi chú: khoản bồi thường (nếu có) nên thấp hơn giới hạn 30% tiền lương thực trả hằng tháng và có biên bản ghi nhận để nhân viên biết lý do.
Tỷ lệ bảo hiểm 8% + 1,5% + 1% theo bài tổng hợp của LuatVietnam dẫn Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15, khoản 1 Điều 33: người lao động đóng 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất; phần 1,5% bảo hiểm y tế và 1% bảo hiểm thất nghiệp theo quy định về bảo hiểm y tế và Luật Việc làm hiện hành).
Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung xác định cụ thể bằng tiền, trả thường xuyên, ổn định (Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP); khoản phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, chất lượng công việc không tính.
Vì vậy phụ cấp ăn ca và tiền làm đêm có tính vào căn cứ đóng hay không tuỳ cách ghi trong hợp đồng và cần đối chiếu với cơ quan bảo hiểm xã hội.
4. Cách đối chiếu bảng lương nhân viên nhà hàng với bảng chấm công
Mọi con số ở nhóm A và B phải đến từ bảng công đã chốt. Quy trình đối chiếu năm bước:
- Chốt công theo ca. Mỗi nhân viên có tổng giờ chuẩn, giờ đêm, giờ làm thêm theo từng loại ngày. Cách lập bảng công theo ca xem chấm công theo ca cho nhà hàng, quán cà phê.
- So tổng giờ. Tổng giờ trên bảng lương phải bằng tổng giờ trên bảng công, từng người một.
- Kiểm các ca đặc biệt. Ca gãy, ca đêm qua ngày, ca tăng cường dịp lễ; kiểm xem giờ đêm có bị tính nhầm vào giờ thường hay không.
- Đối chiếu đơn từ. Nghỉ phép, nghỉ không lương, đổi ca đã duyệt phải khớp với số công.
- Khoá bảng công trước khi tính lương. Sau khi khoá, mọi chỉnh sửa phải có người duyệt và ghi lý do.
Nếu quán có nhiều chi nhánh, mỗi chi nhánh lập bảng lương nhân viên nhà hàng riêng theo cùng một mẫu, rồi gộp về một bảng tổng cho kế toán. Cách tính chi tiết cho từng vị trí xem cách tính lương nhân viên nhà hàng, quán cà phê.
5. Dùng Excel làm bảng lương nhân viên nhà hàng: mẹo để ít sai
Phần lớn quán nhỏ bắt đầu bằng Excel, và điều đó hoàn toàn ổn nếu giữ kỷ luật.
- Tách hai trang tính trong file bảng lương nhân viên nhà hàng: một trang “Công” (nhập hoặc dán từ bảng chấm công), một trang “Lương” (chỉ chứa công thức, không nhập tay số công).
- Một ô tham số duy nhất cho hệ số: 150%, 200%, 300%, 30%, 10,5% để ở một nơi; khi quy định đổi chỉ sửa một chỗ.
- Khoá ô công thức, chỉ mở ô nhập.
- Cột kiểm tra: thêm cột “Thu nhập – Khấu trừ – Thực nhận” phải bằng 0, và hàng cộng cuối bảng đối chiếu với tổng chuyển khoản ngân hàng.
- Lưu theo kỳ: mỗi tháng một tệp, đặt tên theo kỳ lương, giữ bản gốc không sửa lại sau khi đã chi trả.
- Tách phiếu lương gửi từng người từ bảng này; mẫu phiếu xem mẫu phiếu lương nhân viên.
Khi số nhân viên vượt vài chục người hoặc có nhiều chi nhánh, bảng tính thủ công bắt đầu tốn thời gian ở khâu tổng hợp công; lúc đó nên xem xét công cụ chấm công tự tổng hợp để bảng lương luôn có dữ liệu đầu vào sạch.
Nhận file đầy đủ
Muốn có bảng lương nhân viên nhà hàng mẫu đầy đủ cho quán cà phê ở định dạng Excel sửa được, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Có sẵn công thức, bạn chỉ cần thay số theo quán của mình.
6. Câu hỏi thường gặp
Bảng lương nhân viên nhà hàng nên tính theo giờ hay theo ca?
Cả hai đều hợp lệ nếu ghi rõ trong hợp đồng. Lương theo giờ dễ tính cho nhân viên bán thời gian và ca xoay; lương theo ca dễ tính khi mỗi ca có độ dài cố định. Quan trọng là cùng một vị trí dùng cùng một cách tính.
Giờ làm đêm tính từ mấy giờ?
Theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019, giờ làm việc ban đêm được tính từ 22 giờ đến 6 giờ sáng ngày hôm sau.
Tiền tip và tiền phục vụ có đưa vào bảng lương nhân viên nhà hàng không?
Cách xử lý phụ thuộc quy chế của quán và quy định thuế hiện hành. Bài cách tính lương nhân viên nhà hàng trình bày nguyên tắc chung; nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế trước khi đưa vào bảng.
Có file Excel bảng lương nhân viên nhà hàng mẫu không?
Có. Bài này cho xem trước cấu trúc cột; file Excel đầy đủ, sửa được, bạn tải ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666).
Bao lâu phải trả lương một lần?
Theo Điều 97 Bộ luật Lao động 2019, người hưởng lương theo giờ, ngày, tuần được trả sau giờ, ngày, tuần làm việc hoặc trả gộp theo thoả thuận nhưng không quá 15 ngày một lần; người hưởng lương tháng được trả một lần hoặc nửa tháng một lần.
7. Fastdo hỗ trợ chấm công theo ca cho nhà hàng, quán cà phê
Bảng lương nhân viên nhà hàng chỉ đúng khi bảng công đúng. fCheckin là phần mềm chấm công Wifi-GPS có ứng dụng iOS và Android, thiết lập được các loại ca như ca gãy, ca linh động, ca part-time, ca làm thêm, hợp với công ty nhiều chi nhánh.
Phần mềm tự tổng hợp công ca, đơn từ, nghỉ phép; người có quyền mới sửa được công và lịch sử sửa được lưu; báo cáo xuất ra Excel để đưa vào bảng lương nhân viên nhà hàng. Xem fCheckin và bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Bộ luật Lao động 2019, số 45/2019/QH14 (ban hành 20/11/2019, hiệu lực 01/01/2021): Điều 95 khoản 3, Điều 97, Điều 98, Điều 102. Trích qua hethongphapluat.com: https://hethongphapluat.com/bo-luat-lao-dong-2019/dieu-98 ; …/dieu-102 ; …/dieu-97 ; …/dieu-95. Điều 106 và Điều 127: https://hethongphapluat.com/bo-luat-lao-dong-2019/dieu-106 ; …/dieu-127. Đã đối chiếu toàn văn tại https://caselaw.vn/van-ban-phap-luat/328489-bo-luat-lao-dong-so-45-2019-qh14-ngay-20-11-2019-cua-quoc-hoi . Truy cập 18/10/2026.
- Khung giờ làm đêm 22 giờ – 6 giờ, qua tư vấn pháp luật của Thư viện Pháp luật: https://thuvienphapluat.vn/lao-dong-tien-luong/ban-dem-duoc-tinh-tu-may-gio-cach-tinh-luong-lam-dem-cho-nguoi-lao-dong-6205.html . Truy cập 18/10/2026 (nguồn thứ cấp).
- Tỷ lệ đóng bảo hiểm người lao động, LuatVietnam: https://luatvietnam.vn/bao-hiem/tu-2026-muc-dong-bhxh-bhyt-bhtn-cua-nld-va-nsdld-duoc-tinh-nhu-the-nao-563-106906-article.html . Truy cập 18/10/2026 (nguồn thứ cấp).
