Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu và có giá trị pháp lý nếu đáp ứng điều kiện của pháp luật về giao dịch điện tử.
Bài này giải thích khái niệm, căn cứ pháp lý, các loại chữ ký, quy trình ký 6 bước và quy định riêng cho hợp đồng lao động điện tử đang áp dụng từ năm 2026.
1. Hợp đồng điện tử là gì?
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo Điều 3 khoản 16 Luật Giao dịch điện tử 2023.
Nội dung hợp đồng, việc đề nghị và chấp nhận giao kết đều thực hiện bằng phương tiện điện tử.
Điều 35 khoản 2 quy định đề nghị và chấp nhận giao kết thực hiện qua thông điệp dữ liệu, trừ khi các bên thỏa thuận khác.
Điều 36 khoản 1 cho phép các bên dùng phương tiện điện tử một phần hoặc toàn bộ.
Hợp đồng điện tử không phải một loại hợp đồng riêng về nội dung. Hợp đồng lao động, mua bán hay dịch vụ vẫn phải tuân thủ quy định riêng của từng loại, chỉ khác ở hình thức lập và ký.
2. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử
Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử đến từ nguyên tắc: thông tin không bị phủ nhận chỉ vì ở dạng thông điệp dữ liệu. Các điều khoản nền tảng nằm ở Luật Giao dịch điện tử 2023.
| Nội dung | Căn cứ | Ý chính |
|---|---|---|
| Giá trị thông điệp dữ liệu | Điều 8 | Không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì ở dạng thông điệp dữ liệu |
| Có giá trị như văn bản | Điều 9 khoản 1 | Đáp ứng yêu cầu “bằng văn bản” nếu truy cập và sử dụng được để tham chiếu |
| Giá trị như bản gốc | Điều 10 | Cần bảo đảm toàn vẹn thông tin từ khi khởi tạo |
| Chữ ký | Điều 23 | Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị; chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký tay |
| Tự động hóa | Điều 34 khoản 1 | Hợp đồng ký qua hệ thống tự động không bị phủ nhận vì thiếu can thiệp của con người |
| Thông báo | Điều 38 | Thông báo dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như thông báo bằng văn bản giấy |
Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 119) coi giao dịch dân sự qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu là giao dịch bằng văn bản.
Nếu pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực thì hai bên phải tuân thủ yêu cầu đó (Luật Giao dịch điện tử 2023, Điều 9 khoản 2).
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
3. Các loại chữ ký được dùng để ký
Có ba nhóm chữ ký theo Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023: chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ. Doanh nghiệp tư nhân thường dùng hai nhóm đầu.
| Loại chữ ký | Căn cứ | Đặc điểm | Giá trị pháp lý |
|---|---|---|---|
| Chữ ký điện tử nói chung | Điều 23 khoản 1 | Dữ liệu điện tử gắn với thông điệp để xác nhận người ký | Không bị phủ nhận chỉ vì ở dạng điện tử |
| Chữ ký điện tử chuyên dùng | Điều 22 khoản 1 điểm a, khoản 2 | Do cơ quan, tổ chức tạo lập, dùng riêng cho hoạt động của mình | Tương đương chữ ký tay nếu bảo đảm an toàn (Điều 23 khoản 2) |
| Chữ ký số công cộng | Điều 22 khoản 1 điểm b, khoản 3 | Dùng thuật toán khóa bất đối xứng, có chứng thư chữ ký số công cộng | Tương đương chữ ký tay (Điều 23 khoản 2) |
Chữ ký số phải đáp ứng các yêu cầu tại Điều 22 khoản 3: xác nhận người ký, chỉ thuộc kiểm soát của người ký tại thời điểm ký, và mọi thay đổi sau khi ký đều phát hiện được.
Chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy được hướng dẫn tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP.
Nghị định 23/2025/NĐ-CP ban hành ngày 21/02/2025, có hiệu lực từ 10/04/2025 và thay thế Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Nghị định 48/2024/NĐ-CP, trừ quy định chuyển tiếp tại Điều 47.
4. Quy trình ký gồm 6 bước
Quy trình ký hợp đồng điện tử gồm thống nhất hình thức, xác định danh tính, chọn chữ ký, ký, lưu trữ và gửi bản cho các bên. Các bước dưới đây là quy trình chung, không dành riêng cho nhà cung cấp nào.
- Thống nhất dùng hình thức điện tử. Hai bên đồng ý bằng văn bản hoặc tin nhắn rằng hợp đồng được giao kết điện tử (Điều 36 khoản 1).
- Xác định danh tính các bên. Đối chiếu giấy tờ tùy thân của cá nhân, giấy đăng ký doanh nghiệp và người đại diện của tổ chức.
- Chọn loại chữ ký. Chọn chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn, tùy tính chất giao dịch (Điều 22, 23).
- Ký và ghi nhận thời điểm ký. Mỗi bên ký trên cùng một bản nội dung, không sửa nội dung sau khi ký.
- Lưu trữ toàn vẹn. Giữ bản gốc điện tử, nhật ký ký và chứng thư để truy cập, đối chiếu khi cần (Điều 10).
- Gửi bản hợp đồng cho các bên. Mỗi bên nhận bản có thể mở và in ra khi cần.
Thông báo trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng có thể gửi dạng thông điệp dữ liệu (Điều 38).
5. Hợp đồng lao động điện tử: quy định riêng đang áp dụng
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản theo Điều 14 khoản 1 Bộ luật Lao động 2019. Từ 2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn chi tiết cách giao kết và quản lý.
Điều 14 khoản 1 quy định hợp đồng lao động giao kết qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.
Nghị định 337/2025/NĐ-CP ban hành ngày 24/12/2025, hiệu lực từ 01/01/2026. Việc giao kết và thực hiện theo nghị định này áp dụng từ 01/07/2026.
| Nội dung | Quy định | Căn cứ |
|---|---|---|
| Tính bắt buộc | Khuyến khích dùng thay hợp đồng giấy, chưa bắt buộc | Điều 4 khoản 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP |
| Danh tính | Giấy tờ tùy thân hợp lệ, như căn cước, căn cước điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử mức 2 | Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP |
| Chữ ký | Các bên có chữ ký số và dùng dịch vụ cấp dấu thời gian | Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP |
| Nhà cung cấp | Có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, kết nối với nền tảng của Bộ Nội vụ | Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP |
| Hiệu lực | Từ thời điểm bên sau cùng ký số, kèm dấu thời gian, trừ khi hai bên thỏa thuận khác | Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP |
| Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt | Làm theo quy trình như khi giao kết; phụ lục, thỏa thuận, thông báo gắn cùng mã định danh hợp đồng gốc | Điều 9 Nghị định 337/2025/NĐ-CP |
| Mã định danh (ID) | 1 chữ cái và 12 chữ số, cấp một lần, không đổi khi sửa đổi, tạm hoãn hay chấm dứt | Thông tư 08/2026/TT-BNV |
| Lưu trữ | Dữ liệu trên Nền tảng lưu 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt | Thông tư 08/2026/TT-BNV |
Trong 24 giờ kể từ khi bên sau cùng ký, nhà cung cấp phải gửi hợp đồng lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh.
Mã định danh được cấp một lần và đi kèm phụ lục, thông báo của hợp đồng đó.
Thông tư 08/2026/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 15/05/2026, có hiệu lực từ 01/07/2026.
Hợp đồng giấy vẫn được pháp luật công nhận. Nội dung hợp đồng lao động điện tử vẫn phải đủ các mục chủ yếu theo Điều 21 Bộ luật Lao động; xem mẫu hợp đồng lao động 2026 và các loại hợp đồng lao động.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
6. So sánh với hợp đồng giấy: khác nhau ở đâu?
Hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy cùng giá trị pháp lý khi đáp ứng điều kiện; khác nhau ở cách ký, lưu trữ và tra cứu. Bảng sau giúp doanh nghiệp so sánh nhanh.
| Tiêu chí | Hợp đồng giấy | Hợp đồng điện tử |
|---|---|---|
| Hình thức | Văn bản giấy, ký tay | Thông điệp dữ liệu, ký bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số |
| Cách ký | Gặp trực tiếp hoặc chuyển bản giấy | Ký từ xa, không cần gặp |
| Thời điểm có hiệu lực | Theo thỏa thuận hoặc quy định của loại hợp đồng | Hợp đồng lao động điện tử: từ lúc bên sau cùng ký kèm dấu thời gian (Điều 7 NĐ 337/2025) |
| Lưu trữ | Tủ hồ sơ, rủi ro thất lạc | Lưu điện tử, cần bảo đảm toàn vẹn và truy cập được |
| Sửa đổi | Phụ lục giấy | Phụ lục điện tử gắn với mã hợp đồng gốc |
| Chuyển đổi | Không cần | Chuyển giấy sang điện tử cần ký hiệu xác nhận và thông tin người chuyển đổi (Luật GDĐT, Điều 12) |
7. Lưu ý khi doanh nghiệp nhỏ chuyển sang ký điện tử
Doanh nghiệp nhỏ nên chuyển dần, bắt đầu từ nhóm hợp đồng ít rủi ro, và không bỏ bản giấy khi chưa chắc về hệ thống ký. Bốn điểm cần kiểm trước khi chuyển:
- Nhà cung cấp phù hợp. Với hợp đồng lao động, nhà cung cấp phải đáp ứng điều kiện tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
- Dữ liệu cá nhân. Thông tin người lao động trong hợp đồng thuộc phạm vi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, cùng hiệu lực từ 01/01/2026.
- Lưu hồ sơ nhân sự. Hợp đồng điện tử vẫn là một phần hồ sơ, xem hồ sơ nhân sự gồm những gì.
- Chấm dứt hợp đồng. Nên thực hiện việc chấm dứt hợp đồng điện tử bằng phương thức điện tử, kèm biên bản thanh lý hợp đồng.
8. Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không?
Có, nếu đáp ứng điều kiện của pháp luật về giao dịch điện tử. Điều 8, 9 Luật Giao dịch điện tử 2023 công nhận thông điệp dữ liệu; Điều 23 công nhận chữ ký số tương đương chữ ký tay.
Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc từ 01/07/2026 không?
Không. Nghị định 337/2025/NĐ-CP khuyến khích dùng hợp đồng điện tử thay hợp đồng giấy. Từ 01/07/2026, nếu giao kết điện tử thì thực hiện theo nghị định này và Thông tư 08/2026/TT-BNV.
Ký hợp đồng bằng hình thức điện tử cần những gì?
Cần giấy tờ tùy thân hợp lệ, chữ ký số hoặc chữ ký điện tử bảo đảm an toàn, và hệ thống ký có dấu thời gian. Hợp đồng lao động còn phải qua nhà cung cấp đủ điều kiện (Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP).
Hợp đồng được lưu trữ bao lâu?
Với hợp đồng lao động điện tử, dữ liệu hợp đồng và phụ lục lưu trên Nền tảng 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt, theo Thông tư 08/2026/TT-BNV. Loại hợp đồng khác theo quy định riêng của lĩnh vực.
Hợp đồng đã scan từ bản giấy có tính là bản điện tử không?
Việc chuyển văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu phải đáp ứng Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023: bảo đảm toàn vẹn, truy cập được, có ký hiệu xác nhận chuyển đổi và thông tin người chuyển đổi.
9. Fastdo hỗ trợ quy trình phê duyệt hợp đồng nội bộ
Fastdo không cung cấp dịch vụ chữ ký số hay nền tảng ký hợp đồng.
fWorkflow hỗ trợ thiết lập quy trình nhiều bước, giao việc theo từng người và rút ngắn thời gian trình ký, phê duyệt nội bộ trước khi ký. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo (truy cập 20/10/2026)
- Luật Giao dịch điện tử 2023 (20/2023/QH15), Điều 3, 8, 9, 10, 12, 22, 23, 34, 35, 36, 38, 52 (Công báo số 867+868, 30/7/2023): https://rootca.gov.vn/VanBan/Luat_GDDT_20_2023_QH15.pdf (truy cập 20/10/2026)
- Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14), Điều 14, 21: https://caselaw.vn/van-ban-phap-luat/328489-bo-luat-lao-dong-so-45-2019-qh14-ngay-20-11-2019-cua-quoc-hoi (truy cập 20/10/2026)
- Hệ thống thông tin quản lý nhà nước về hợp đồng lao động điện tử, Bộ Nội vụ (xác nhận Nghị định 337/2025/NĐ-CP ban hành 24/12/2025 và Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn): https://hopdonglaodong.moha.gov.vn/ (truy cập 21/10/2026)
- Cổng pháp luật Cần Thơ, tin về Nghị định 337/2025/NĐ-CP (ban hành 24/12/2025; khuyến khích dùng hợp đồng điện tử thay hợp đồng giấy): https://pbgdpl.cantho.gov.vn/chinh-phu-ban-hanh-nghi-dinh-so-3372025nd-cp-quy-dinh-ve-hop-dong-lao-dong-dien-tu (truy cập 21/10/2026)
- Điều kiện giao kết, Điều 4, 6, 7, 9 Nghị định 337/2025/NĐ-CP đối chiếu qua hai trang luatvietnam.vn và amis.misa.vn: https://amis.misa.vn/259491/nghi-dinh-337-2025-nd-cp/ (truy cập 21/10/2026)
- Thông tư 08/2026/TT-BNV (ID 1 chữ cái + 12 chữ số, lưu trữ 10 năm; đối chiếu Nhân Dân, xcyber.vn, lsvn.vn): https://nhandan.vn/huong-dan-thuc-hien-hop-dong-lao-dong-dien-tu-tu-ngay-172026-post963762.html và https://lsvn.vn/mot-so-luu-y-ve-thoi-han-luu-tru-du-lieu-hop-dong-lao-dong-dien-tu-a173091.html (truy cập 21/10/2026)
- Tóm tắt Nghị định 337/2025/NĐ-CP (ban hành 24/12/2025; Điều 3, 4, 6, 7, 9): https://luatvietnam.vn/hop-dong-lao-dong/diem-moi-cua-nghi-dinh-337-2025-nd-cp-ve-hop-dong-lao-dong-dien-tu-578-106126-article.html (truy cập 20/10/2026)
- Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử (Điều 4, 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP): https://luatvietnam.vn/lao-dong-tien-luong/hop-dong-lao-dong-dien-tu-la-gi-dieu-kien-ky-hop-dong-lao-dong-dien-tu-562-106188-article.html (truy cập 20/10/2026)
- Báo điện tử Chính phủ (VGP) qua VTV, hướng dẫn triển khai từ 01/07/2026: https://vtv.vn/bo-noi-vu-huong-dan-trien-khai-quy-dinh-moi-ve-hop-dong-lao-dong-dien-tu-100260921224413026.htm (truy cập 20/10/2026)
- Tóm tắt Thông tư 08/2026/TT-BNV (ID, lưu trữ 10 năm, hiệu lực 01/07/2026): https://nhandan.vn/huong-dan-thuc-hien-hop-dong-lao-dong-dien-tu-tu-ngay-172026-post963762.html (truy cập 20/10/2026)
- Nghị định 23/2025/NĐ-CP ngày 21/02/2025 về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy (toàn văn, Điều 46, 47): https://caselaw.vn/van-ban-phap-luat/411540-nghi-dinh-so-23-2025-nd-cp-ngay-21-02-2025-cua-chinh-phu-quy-dinh-ve-chu-ky-dien-tu-va-dich-vu-tin-cay (truy cập 21/10/2026)
- Hỏi đáp của Bộ Khoa học và Công nghệ về chữ ký điện tử (Điều 22, 23 Luật Giao dịch điện tử 2023): https://mst.gov.vn/hoi-dap/quy-dinh-ve-ca-nhan-su-dung-chu-ky-dien-tu-14815.htm (truy cập 20/10/2026)
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 (hiệu lực 01/01/2026): https://bocongan.gov.vn/chinh-sach-phap-luat/bai-viet/luat-bao-ve-du-lieu-ca-nhan-chinh-thuc-co-hieu-luc-thi-hanh-tu-ngay-01-01-2026-1767186124 (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định 356/2025/NĐ-CP (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026, thay Nghị định 13/2023/NĐ-CP): https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Quyen-dan-su/Nghi-dinh-356-2025-ND-CP-huong-dan-Luat-Bao-ve-du-lieu-ca-nhan-687428.aspx và https://www.ey.com/vi_vn/technical/tax/tax-and-law-updates/nghi-dinh-so-356-2025-nd-cp-quy-dinh-chi-tiet-mot-so-dieu-va-bien-phap-thi-hanh-luat-bao-ve-du-lieu-ca-nhan (truy cập 21/10/2026)
- Điều 119 khoản 1 Bộ luật Dân sự 2015 (Luật số 91/2015/QH13): https://luatduonggia.vn/phap-luat/hinh-thuc-cua-giao-dich-dan-su/ (truy cập 21/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 20/10/2026)
