Bậc lương là từng mức lương nằm trong một thang lương, xếp từ thấp lên cao theo trình độ, kinh nghiệm hoặc độ phức tạp của công việc.
Hệ số lương là con số gắn với mỗi bậc, dùng nhân với một mức cơ sở để ra số tiền.
Bài này phân biệt cách hiểu trong khu vực nhà nước và trong doanh nghiệp, nêu căn cứ pháp lý hiện hành và hướng dẫn xây dựng thang bảng lương cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
@@NUT@@
1. Bậc lương và hệ số lương là gì?
Bậc lương là vị trí của một mức lương trong thang lương. Bậc cao hơn nhận lương cao hơn trong cùng nhóm công việc.
Hệ số lương cho biết mức lương của bậc đó gấp bao nhiêu lần một mức cơ sở.
Trong thực hành nhân sự, ba khái niệm sau hay bị nhầm với nhau:
- Thang lương: hệ thống các bậc lương áp dụng cho một nhóm chức danh có tính chất công việc giống nhau.
- Bảng lương: bảng ghi mức lương theo từng chức danh cụ thể, mỗi chức danh có số bậc riêng.
- Hệ số lương: tỷ lệ gắn với từng bậc. Nhân hệ số với mức cơ sở ra tiền lương của bậc đó.
Cụm “hệ số lương cơ bản” thường được hiểu là hệ số nhân với lương cơ sở trong khu vực nhà nước. Mức này được giải thích ở bài mức lương cơ sở.
Còn “lương cơ bản” trong doanh nghiệp là khoản tiền ghi trong hợp đồng, xem cách tính lương cơ bản.
2. Khu vực nhà nước tính lương theo ngạch, bậc và hệ số thế nào?
Khu vực nhà nước tính lương bằng công thức: lương = hệ số lương × mức lương cơ sở. Hệ số do ngạch và bậc quyết định, còn mức lương cơ sở do Chính phủ ban hành.
Mức lương cơ sở hiện hành là 2.530.000 đồng/tháng, áp dụng từ 01/07/2026 theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP (ban hành 15/05/2026), thay cho 2.340.000 đồng/tháng.
Đối tượng gồm cán bộ, công chức, viên chức, một số người làm hợp đồng trong cơ quan nhà nước, lực lượng vũ trang và người hoạt động không chuyên trách ở thôn, tổ dân phố.
Hệ số ngạch, bậc nằm trong bảng lương ban hành kèm Nghị định 204/2004/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi các Nghị định 76/2009, 14/2012, 17/2013, 117/2016 và 07/2026/NĐ-CP.
Nghị định 07/2026/NĐ-CP (ban hành 10/01/2026) chỉ sửa bảng phụ cấp chức vụ lãnh đạo. Các Nghị định 73/2024 và 161/2026 quy định mức lương cơ sở, không thay bảng hệ số.
| Ví dụ ngạch, bậc | Hệ số | Tính với mức 2.340.000 đồng | Tính với mức 2.530.000 đồng |
|---|---|---|---|
| Công chức loại A1, bậc 1 | 2,34 | 5.475.600 đồng | 5.920.200 đồng |
| Chuyên gia cao cấp, bậc 1 | 8,80 | 20.592.000 đồng | 22.264.000 đồng |
Bảng trên chỉ là lương theo hệ số, chưa gồm phụ cấp và các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc. Doanh nghiệp ngoài nhà nước không áp dụng trực tiếp các hệ số này.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
3. Doanh nghiệp có phải xây dựng thang lương, bảng lương không?
Doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14, hiệu lực 01/01/2021) coi các công cụ này là cơ sở tuyển dụng, thoả thuận lương trong hợp đồng và trả lương.
Điều 93 còn đặt ra hai yêu cầu về quy trình:
- Khi xây dựng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu nơi đó có tổ chức này.
- Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Ràng buộc về mức sàn nằm ở Điều 90 và Điều 91: mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn lương tối thiểu.
Mức hiện hành theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP (ban hành 10/11/2025, hiệu lực 01/01/2026) là 5.310.000 đồng/tháng (vùng I), 4.730.000 (vùng II), 4.140.000 (vùng III), 3.700.000 (vùng IV). Cách xác định vùng xem lương tối thiểu vùng.
Nghị định 49/2013/NĐ-CP, văn bản trước đây hướng dẫn chi tiết về tiền lương, hết hiệu lực từ 01/02/2021 theo Điều 114 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Nghị định 145/2020/NĐ-CP (ban hành 14/12/2020) tại Điều 43 và Điều 44 quy định người sử dụng lao động công khai thang lương, bảng lương, và người lao động được tham gia ý kiến khi xây dựng, sửa đổi các văn bản này.
Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH (ký 12/02/2026) cho thấy các luật sửa Bộ luật Lao động gần đây (công nghiệp công nghệ số, dân số, giáo dục nghề nghiệp) không thay đổi Điều 90 và Điều 93.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
4. Cách xây dựng thang bảng lương: quy trình 6 bước
Thang bảng lương xây dựng đúng khi đi từ công việc, rồi đến mức lương, rồi mới đến quy trình công bố. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể làm theo sáu bước sau.
- Liệt kê chức danh và nhóm công việc. Gom các chức danh cùng tính chất vào một nhóm, ví dụ hành chính, kinh doanh, kế toán, quản lý. Dùng bảng mô tả công việc làm căn cứ, xem xây dựng bảng mô tả công việc.
- Xác định mức sàn. Lấy lương tối thiểu vùng nơi đặt đơn vị làm mốc thấp nhất. Mức lương bậc đầu của mọi chức danh phải bằng hoặc cao hơn mốc này.
- Chọn số bậc cho mỗi nhóm. Nhóm công việc đơn giản cần ít bậc, nhóm đòi hỏi chuyên môn nhiều cần nhiều bậc hơn. Số bậc nên phản ánh các nấc năng lực thật, tham khảo khung năng lực.
- Quy định hệ số và mức chênh giữa các bậc. Doanh nghiệp tự quyết định, nên đặt đều đặn và có lý do rõ ràng, không đặt tuỳ hứng cho từng người.
- Viết điều kiện lên bậc. Ghi rõ thời gian làm việc, kết quả đánh giá hoặc chứng chỉ cần có. Điều kiện càng cụ thể càng ít tranh chấp.
- Tham khảo ý kiến, ban hành và công bố. Hỏi tổ chức đại diện người lao động nếu có, ra quyết định ban hành, niêm yết hoặc gửi công khai trước ngày áp dụng.
Sau khi ban hành, nên rà soát lại mỗi khi lương tối thiểu vùng thay đổi, để bậc thấp nhất không rơi xuống dưới mức sàn mới.
5. Ví dụ minh hoạ thang lương 5 bậc cho một nhóm chức danh
Thang lương 5 bậc có thể đặt bậc 1 làm gốc, mỗi bậc sau tăng một tỷ lệ cố định so với bậc 1. Ví dụ dưới đây là số giả định, chỉ minh hoạ cách dùng hệ số.
Ví dụ minh hoạ: nhóm nhân viên hành chính ở vùng I, doanh nghiệp chọn bậc 1 là 6.000.000 đồng (cao hơn mức sàn 5.310.000 đồng) và mỗi bậc tăng thêm 0,1 hệ số.
| Bậc | Hệ số | Mức lương (đồng/tháng) | Điều kiện lên bậc (giả định) |
|---|---|---|---|
| Bậc 1 | 1,0 | 6.000.000 | Mới vào, đạt thử việc |
| Bậc 2 | 1,1 | 6.600.000 | Đủ 12 tháng, đánh giá đạt trở lên |
| Bậc 3 | 1,2 | 7.200.000 | Đủ 24 tháng, làm độc lập |
| Bậc 4 | 1,3 | 7.800.000 | Đủ 36 tháng, hướng dẫn được người mới |
| Bậc 5 | 1,4 | 8.400.000 | Đủ 48 tháng, đánh giá tốt hai kỳ liên tiếp |
Cách tính: lương bậc = hệ số × lương bậc 1. Với bậc 3, 1,2 × 6.000.000 = 7.200.000 đồng. Lương bậc 1 phải cập nhật khi lương tối thiểu vùng vượt mức đang dùng.
6. Mẫu thang bảng lương tặng kèm (xem trước)
Mẫu thang bảng lương tặng kèm gồm nhiều sheet: thang lương theo nhóm, bảng lương theo chức danh và bảng điều kiện lên bậc. Dưới đây là phần xem trước của sheet thang lương.
Xem trước: Sheet thang lương
| Cột | Nội dung ghi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nhóm chức danh | Tên nhóm công việc | Ví dụ hành chính, kinh doanh |
| Bậc | 1 đến n | Số bậc tuỳ nhóm |
| Hệ số | Hệ số của từng bậc | Nhập một lần, các cột sau tự tính |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
@@NUT@@
7. Những lỗi thường gặp khi dùng bậc lương và hệ số lương
Lỗi phổ biến nhất là xây dựng thang bảng lương rồi để đó, không dùng thật khi tuyển người hay tăng lương. Một số lỗi khác thường gặp:
- Bậc 1 thấp hơn lương tối thiểu vùng sau khi mức sàn tăng mà không điều chỉnh.
- Hệ số tuỳ hứng: hai người cùng chức danh, cùng thâm niên nhưng khác hệ số, không có lý do ghi lại.
- Không công bố công khai thang lương, bảng lương trước khi áp dụng, trái Điều 93.
- Nhầm lương cơ sở với lương tối thiểu vùng: hai mức này có đối tượng khác nhau, xem mức lương cơ sở.
- Gộp mọi khoản vào một bậc: phụ cấp, thưởng nên tách riêng, xem phụ cấp là gì.
Sau khi có thang bảng lương, việc gắn mức lương với vị trí cụ thể được hướng dẫn ở bài cách tính lương theo vị trí việc làm, còn dải lương theo từng cấp ở bài range lương.
Nhận file đầy đủ
Muốn có mẫu thang bảng lương đầy đủ ở định dạng sửa được, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Nhận file rồi nhập hệ số và mức lương của doanh nghiệp là dùng được ngay.
8. Câu hỏi thường gặp về bậc lương và hệ số lương
Bậc lương và hệ số lương có phải một không?
Không. Bậc lương là nấc trong thang lương, hệ số lương là con số gắn với nấc đó. Mỗi bậc có một hệ số, nhân hệ số với mức cơ sở sẽ ra tiền lương của bậc.
Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc xây dựng thang bảng lương không?
Có. Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 giao nghĩa vụ này cho người sử dụng lao động, không loại trừ quy mô. Thang bảng lương cần công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Hệ số lương cơ bản là gì?
Cách gọi thường dùng ở khu vực nhà nước, chỉ hệ số nhân với mức lương cơ sở. Từ 01/07/2026, lương cơ sở là 2.530.000 đồng/tháng theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP.
Doanh nghiệp có phải nộp thang bảng lương cho cơ quan nhà nước không?
Điều 93 chỉ nêu nghĩa vụ xây dựng, tham khảo ý kiến và công khai tại nơi làm việc. Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Bao lâu nên rà soát thang bảng lương một lần?
Nên rà soát mỗi khi lương tối thiểu vùng thay đổi và ít nhất mỗi năm một lần. Mục đích là giữ bậc thấp nhất không dưới mức sàn và mức lương phù hợp thực tế.
9. Fastdo hỗ trợ dữ liệu đầu vào cho thang bảng lương
Thang bảng lương chỉ phát huy khi dữ liệu công chính xác. fCheckin của Fastdo chấm công bằng ứng dụng điện thoại hoặc web, tự tổng hợp công ca, đơn từ, nghỉ phép.
Báo cáo xuất được ra Excel để làm đầu vào cho bảng lương. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, Điều 90, 91, 93, bản đăng Công báo số 993 + 994 ngày 26/12/2019 (hiệu lực 01/01/2021): https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/bo-luat-so-45-2019-qh14-30232.htm (truy cập 21/10/2026)
- Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH hợp nhất Bộ luật Lao động (ký 12/02/2026): https://luatvietnam.vn/lao-dong/van-ban-hop-nhat-18-vbhn-vpqh-2026-hop-nhat-bo-luat-lao-dong-426612-d5.html (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Điều 43, 44, 114 (ban hành 14/12/2020, hiệu lực 01/02/2021), Công báo số 1203 + 1204 và 1205 + 1206: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-145-2020-nd-cp-32732.htm (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định 293/2025/NĐ-CP về lương tối thiểu (ban hành 10/11/2025, hiệu lực 01/01/2026): https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/nghi-dinh-so-293-2025-nd-cp-quy-dinh-muc-luong-toi-thieu-doi-voi-nguoi-lao-dong-lam-viec-theo-hop-dong-lao-dong-119251110172808433.htm (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định 161/2026/NĐ-CP về mức lương cơ sở (ban hành 15/05/2026, hiệu lực 01/07/2026): https://baochinhphu.vn/chinh-thuc-tang-luong-co-so-len-2530000-dong-thang-tu-01-7-2026-102260516214238878.htm (truy cập 20/10/2026)
- Bảng lương cán bộ, công chức, viên chức 2026 (hệ số theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP): https://luatvietnam.vn/can-bo-cong-chuc/bang-luong-can-bo-cong-chuc-vien-chuc-nam-2026-566-107608-article.html (truy cập 21/10/2026)
- Báo điện tử Chính phủ, “Cách tính lương và phụ cấp theo mức lương cơ sở mới từ 1/7” (bảng lương theo Nghị định 204/2004 và các văn bản sửa đổi): https://baochinhphu.vn/cach-tinh-luong-va-phu-cap-theo-muc-luong-co-so-moi-nhu-the-nao-102260529195316221.htm (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định 07/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 204/2004/NĐ-CP (chỉ phụ cấp chức vụ lãnh đạo): https://luatvietnam.vn/tin-van-ban-moi/da-co-nghi-dinh-07-2026-nd-cp-sua-nghi-dinh-204-2004-nd-cp-ve-che-do-tien-luong-can-bo-cong-chuc-vien-chuc-186-106484-article.html (truy cập 21/10/2026)
