Thư mời nhận việc (offer letter) là văn bản doanh nghiệp gửi ứng viên đã trúng tuyển, nêu vị trí, thời điểm bắt đầu, mức đãi ngộ và các điều kiện chính trước khi hai bên ký hợp đồng.
Bài này giải thích thư cần có gì, đưa ba mẫu dùng ngay và các lưu ý pháp lý về thử việc.
1. Thư mời nhận việc gồm những nội dung nào?
Một thư mời nhận việc tốt đủ ngắn để ứng viên đọc hết nhưng đủ chi tiết để họ quyết định và để hai bên không hiểu khác nhau.
| Mục | Nội dung | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thông tin ứng viên | Họ tên, số điện thoại/email | Dùng đúng tên trên giấy tờ |
| Vị trí | Chức danh, bộ phận, cửa hàng/chi nhánh, người quản lý trực tiếp | Nêu địa điểm làm việc cụ thể |
| Ngày bắt đầu | Ngày, giờ, nơi có mặt, người tiếp đón | Kèm giờ làm hoặc ca dự kiến |
| Hình thức làm việc | Toàn thời gian, bán thời gian, thử việc rồi hợp đồng chính thức | Khớp với hợp đồng sẽ ký |
| Thời gian thử việc | Số ngày, mức lương thử việc | Xem mục 5 về giới hạn pháp lý |
| Đãi ngộ | Lương, phụ cấp, thưởng, ngày nghỉ, bảo hiểm | Ô trống [mức lương]; chỉ ghi điều doanh nghiệp thực sự áp dụng |
| Hồ sơ cần mang | Danh sách giấy tờ, bản sao hay bản chính để đối chiếu | Xem mục 5 về giấy tờ gốc |
| Hạn phản hồi | Ngày cuối ứng viên xác nhận | Thường 2-5 ngày làm việc |
| Chữ ký | Người có thẩm quyền, kèm chỗ ứng viên xác nhận | Có thể dùng email xác nhận |
Khi soạn thư mời nhận việc, tránh ba lỗi hay gặp: hứa mức thưởng hay lộ trình thăng tiến không có trong chính sách, dùng từ mơ hồ như “thu nhập hấp dẫn”, và quên ghi hạn phản hồi nên ứng viên để thư treo.
2. Mẫu 1: Thư mời nhận việc cho nhân viên văn phòng
Dùng cho vị trí hành chính, nhân sự, kế toán, marketing với giờ làm cố định. Mẫu gồm 9 mục: vị trí và người quản lý, địa điểm, ngày bắt đầu, thời gian làm việc, thử việc, mức lương chính thức, bảo hiểm và phúc lợi, hồ sơ cần chuẩn bị, hợp đồng sẽ ký; cuối thư có hạn phản hồi và ô xác nhận của ứng viên.
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Vị trí | Chức danh, bộ phận, địa điểm, quản lý trực tiếp |
| Ngày bắt đầu | Ngày, giờ, nơi có mặt, người tiếp đón |
| Hình thức làm việc | Toàn thời gian, bán thời gian, thử việc |
| Thời gian thử việc | Số ngày, mức lương thử việc |
| Đãi ngộ | Lương, phụ cấp, thưởng, nghỉ, bảo hiểm |
| Hồ sơ cần mang | Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị |
| Hạn phản hồi | Ngày cuối ứng viên xác nhận |
Xem trước: Mẫu 1, thư mời nhận việc cho nhân viên văn phòng
“`
THƯ MỜI NHẬN VIỆC
[Tên công ty]
Địa chỉ: [địa chỉ] Điện thoại: [số điện thoại] Email: [email]
Ngày [dd/mm/yyyy]
Kính gửi: Anh/Chị [Họ tên ứng viên]
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian tham gia các vòng phỏng vấn cho vị trí
[chức danh]. Chúng tôi vui mừng gửi đến anh/chị thư mời nhận việc với các nội dung sau:
- Vị trí: [chức danh], thuộc [phòng/ban], báo cáo cho [họ tên, chức danh quản lý].
- Địa điểm làm việc: [địa chỉ văn phòng].
- Ngày bắt đầu: [dd/mm/yyyy], có mặt lúc [giờ] tại [địa điểm], gặp [người tiếp đón].
“`
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
3. Mẫu 2: Thư mời nhận việc cho nhân viên cửa hàng, nhà hàng
Điểm khác với văn phòng là ca làm việc, đồng phục, quy định vệ sinh và cách tính lương theo ca hoặc theo giờ.
Mẫu gồm 9 mục: quản lý trực tiếp, ngày làm việc đầu tiên, hình thức và ca dự kiến, thử việc, lương và phụ cấp (ca đêm, làm thêm giờ, ngày lễ theo quy định), cách chấm công và chốt công, đồng phục, hồ sơ cần mang, đào tạo tuần đầu.
Xem trước: Mẫu 2, thư mời nhận việc cho nhân viên cửa hàng, nhà hàng
“`
THƯ MỜI NHẬN VIỆC
[Tên công ty / Thương hiệu]
Gửi bạn [Họ tên ứng viên],
Chúc mừng bạn đã trúng tuyển vị trí [nhân viên phục vụ / thu ngân / bán hàng /
pha chế] tại [tên cửa hàng, địa chỉ].
- Quản lý trực tiếp: [họ tên, chức danh] – SĐT [số điện thoại].
- Ngày làm việc đầu tiên: [dd/mm/yyyy], có mặt lúc [giờ] để nhận đồng phục
và được hướng dẫn quy trình.
“`
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
Với chuỗi nhiều cửa hàng, nên thống nhất một khung thư mời nhận việc chung và chỉ thay ô trống theo từng chi nhánh, để mức đãi ngộ của cùng vị trí không bị lệch giữa các nơi.
4. Mẫu 3: Thư mời nhận việc cho vị trí quản lý
Vị trí quản lý thường có thêm quyền hạn, mục tiêu giai đoạn đầu, thời gian báo trước khi nghỉ việc và thoả thuận bảo mật.
Mẫu gồm 9 mục: vị trí và cấp báo cáo, phạm vi quản lý và quyền hạn, địa điểm, ngày bắt đầu, thử việc, đãi ngộ (lương, phụ cấp trách nhiệm, thưởng theo quy chế), mục tiêu 90 ngày đầu, bảo mật thông tin, hợp đồng sẽ ký.
Xem trước: Mẫu 3, thư mời nhận việc vị trí quản lý
“`
THƯ MỜI NHẬN VIỆC – VỊ TRÍ QUẢN LÝ
Kính gửi: Ông/Bà [Họ tên ứng viên]
Sau quá trình trao đổi, [Tên công ty] trân trọng mời ông/bà đảm nhận vị trí
[Quản lý cửa hàng / Quản lý khu vực / Trưởng bộ phận] với các nội dung chính:
- Vị trí và báo cáo: [chức danh], báo cáo cho [chức danh cấp trên].
“`
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
5. Lưu ý pháp lý về cam kết lương và thử việc trong thư mời nhận việc
Thư mời nhận việc không nên ghi điều trái với Bộ luật Lao động; những điểm dưới đây dựa trên nguồn đã kiểm ở mục Nguồn tham khảo.
- Cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng: Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 quy định hai bên cung cấp thông tin trung thực. Người sử dụng lao động cung cấp về công việc, địa điểm, thời giờ làm việc, tiền lương, bảo hiểm… theo nội dung người lao động yêu cầu. Vì vậy thư mời nhận việc nên ghi rõ các nội dung này.
- Thử việc: Điều 24 cho phép ghi nội dung thử việc trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc riêng, và không áp dụng thử việc với hợp đồng dưới 01 tháng. Điều 25 giới hạn thời gian thử việc theo loại công việc (tối đa 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp; 60 ngày với công việc cần trình độ cao đẳng trở lên; 30 ngày với trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ; 06 ngày làm việc với công việc khác) và mỗi công việc chỉ thử việc một lần. Điều 26 quy định lương thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất bằng 85% lương của công việc đó. Điều 27 yêu cầu thông báo kết quả thử việc khi kết thúc.
- Giấy tờ và tiền đặt cọc: Điều 17 khoản 1 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động; khoản 2 cấm yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác (như đặt cọc) cho việc thực hiện hợp đồng lao động. Thư mời nhận việc chỉ nên yêu cầu bản sao hoặc cho đối chiếu bản chính rồi trả lại.
- Xử phạt: Nghị định 283/2026/NĐ-CP (ban hành 15/07/2026, hiệu lực 10/09/2026) quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, trong đó có các vi phạm liên quan đến thử việc và giữ giấy tờ của người lao động. Mức phạt cụ thể doanh nghiệp cần đối chiếu trong văn bản gốc hoặc hỏi chuyên gia pháp lý.
- Bảo hiểm trong thời gian thử việc: Cổng chinhsachonline.chinhphu.vn dẫn câu trả lời của BHXH Việt Nam: thời gian thử việc nằm trong hợp đồng lao động thuộc diện đóng BHXH bắt buộc; thử việc theo hợp đồng thử việc riêng thì nhìn chung chưa thuộc diện này. Nên đối chiếu quy định hiện hành khi áp dụng.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
6. Cách gửi và theo dõi phản hồi thư mời nhận việc
Gửi thư mời nhận việc trong vòng 24-48 giờ sau khi chốt ứng viên để không mất người vào tay nơi khác. Với ứng viên cửa hàng, nhắn thêm qua Zalo hoặc gọi điện để xác nhận đã nhận thư.
- Gửi thư mời nhận việc kèm bản PDF có chữ ký và nội dung ngắn trong thân email.
- Ghi hạn phản hồi và người liên hệ nếu có thắc mắc.
- Nhắc nhẹ một lần trước hạn 1 ngày.
- Khi ứng viên đồng ý, gửi ngay thông tin ngày đầu đi làm, hồ sơ cần mang và lịch đào tạo, rồi ký hợp đồng đúng ngày nhận việc.
- Khi ứng viên từ chối, hỏi lý do (mức lương, lịch ca, khoảng cách) để cải thiện quy trình.
Theo dõi bằng bảng đơn giản gồm các cột: tên ứng viên, vị trí, ngày gửi, hạn phản hồi, tình trạng (chờ, nhận, từ chối), ngày bắt đầu. Xem thêm quy trình tuyển dụng hiệu quả và bước chuẩn bị cho onboarding.
Nhận file đầy đủ
Muốn có đủ 3 mẫu thư mời nhận việc hoàn chỉnh ở định dạng sửa được, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Nhớ đối chiếu nội dung thư với hợp đồng sẽ ký trước khi gửi.
7. Câu hỏi thường gặp
Thư mời nhận việc có giá trị pháp lý không?
Thư thể hiện ý định và các điều kiện chính hai bên đã thống nhất, nhưng quan hệ lao động được xác lập bằng hợp đồng. Nên viết thư mời nhận việc khớp với hợp đồng và ghi rõ hợp đồng sẽ được ký sau.
Thư mời nhận việc khác hợp đồng thử việc thế nào?
Thư mời nhận việc là lời mời trước khi nhận việc, ngắn và linh hoạt. Hợp đồng thử việc là văn bản ràng buộc về thời gian, lương thử việc, quyền và nghĩa vụ trong giai đoạn thử.
Có nên ghi mức lương trong thư không?
Nên, vì ứng viên cần biết để quyết định, và Điều 16 yêu cầu cung cấp thông tin trung thực về tiền lương khi người lao động hỏi. Hãy ghi đúng mức sẽ ký trong hợp đồng.
Ứng viên im lặng sau khi nhận thư thì sao?
Nhắc một lần trước hạn bằng điện thoại hoặc Zalo, sau hạn ghi nhận là không phản hồi và chuyển sang ứng viên dự phòng.
Thu hồi thư mời được không?
Nên hạn chế. Nếu buộc phải rút (ví dụ ứng viên khai sai thông tin), ghi rõ điều kiện thu hồi trong thư ngay từ đầu, như thư chỉ có hiệu lực khi thông tin ứng viên cung cấp là chính xác.
8. Fastdo hỗ trợ khâu nhận việc và chấm công ngày đầu
Sau khi ứng viên nhận việc, cửa hàng cần chấm công và xếp ca đúng ngay từ ngày đầu. fCheckin chấm công Wifi – GPS trên app iOS và Android, thiết lập được ca gãy, ca linh động, ca part-time, nhiều địa điểm chấm công, quản lý đơn từ và nghỉ phép, tự tổng hợp công và xuất Excel. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo (ngày truy cập 18/10/2026)
- Công báo Chính phủ, Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 (ban hành 20/11/2019, hiệu lực 01/01/2021): https://congbao.chinhphu.vn/tai-ve-van-ban-so-45-2019-qh14-30232-29070?format=pdf (đã xác nhận số hiệu, ngày; nội dung các điều tổng hợp từ nhiều nguồn tìm kiếm, chưa đọc trực tiếp toàn văn)
- Cổng thông tin chính sách BHXH, Hỏi: Thời gian thử việc có phải đóng BHXH?: https://chinhsachonline.chinhphu.vn/thoi-gian-thu-viec-co-phai-dong-bhxh-84075.htm
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP ngày 15/7/2026 (bản ký, Cổng dữ liệu chính phủ): https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2026/7/283-ndcp.signed.pdf ; ngày hiệu lực 10/9/2026 theo https://easyhrm.vn/tin-tuc/nghi-dinh-283-2026-nd-cp/ (truy cập 18/10/2026)
- Bộ luật Lao động, Điều 17, 24, 25, 26, 27 đối chiếu qua https://hethongphapluat.com/bo-luat-lao-dong-2019/dieu-17 (và dieu-24, dieu-25, dieu-26, dieu-27); bản gốc https://vbpl.vn/TW/Pages/vbpq-van-ban-goc.aspx?ItemID=139264 (truy cập 18/10/2026)
