Những khó khăn khi đào tạo nhân viên là điều mà tổ chức cần quan tâm và giải quyết. Hiểu được khó khăn và cách khắc phục sẽ giúp cho việc đào tạo nội bộ tại công ty đạt được hiệu quả như mong đợi. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu những vấn đề thường gặp phải trong quá trình đào tạo cũng như giải pháp khắc phục trong bài viết dưới đây!
1. Khác biệt về thói quen và khả năng học tập
Mỗi nhân viên sẽ có thói quen và khả năng học tập khác nhau. Bên cạnh đó, mỗi cá nhân sẽ có các cấp bậc năng lực chuyên môn khác biệt ứng với công việc của mình. Vì vậy, tất cả nhân viên trong cùng một tổ chức khó có thể tiếp thu cùng một lượng thông tin, kiến thức như nhau. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét thật kỹ để tránh những vấn đề phát sinh không đáng có trong quá trình đào tạo nội bộ.
-
Mỗi nhân viên sẽ có thói quen và khả năng học tập khác nhau.
Giải pháp khắc phục
- Khảo sát, nghiên cứu về thói quen, hành vi học tập của các đối tượng tham gia đào tạo, từ đó phân tích nhu cầu của học viên.
- Chọn phương pháp, địa điểm học phù hợp với từng nhóm đối tượng.
- Sử dụng tất cả các phương tiện cần thiết để hỗ trợ giải đáp thắc mắc của người học.
- Kết hợp các hình thức nội dung khác nhau như slide, video, tài liệu, hình ảnh,… để phù hợp với các nhu cầu khác nhau của người học.
2. Các chương trình đào tạo thiếu tính linh hoạt
Một số doanh nghiệp tổ chức chương trình đào tạo diễn ra sau giờ làm hoặc các ngày cuối tuần dẫn đến việc nhân viên không phải lúc nào cũng sẵn sàng tham gia khóa học. Bên cạnh công việc của công ty, nhân viên còn cần có thời gian bên cạnh gia đình, bạn bè và tham gia các hoạt động cá nhân khác. Khi đó, việc tham gia các khóa đào tạo trở nên ép buộc dẫn đến kết quả chất lượng đào tạo không đạt hiệu quả cao.
-
Các chương trình đào tạo thiếu tính linh hoạt là một trong những khó khăn khi đào tạo nhân viên
Giải pháp khắc phục
- Các doanh nghiệp nên bố trí thời gian đào tạo hợp lý. Hạn chế đào tạo sau giờ làm việc hoặc các ngày cuối tuần.
- Tránh việc đi lại quá nhiều trong quá trình đào tạo khiến nhân viên khó tập trung.
- Đưa công nghệ số hóa vào các khóa đào tạo như tạo hình ảnh, màu sắc xen lẫn các video ngắn nhằm mục đích truyền tải nội dung tốt hơn là các văn bản lý thuyết dài dòng, khó hiểu.
- Những nội dung trừu tượng, khó hiểu nên truyền tại bằng hình ảnh, nhân vật hoặc lấy ví dụ cụ thể để nhân viên có thể tiếp thu nhanh hơn.
- Sau các buổi đào tạo nên có những đánh giá đơn giản, ngắn gọn. Điều này có thể giúp nhân viên được phản hồi kết quả kiến thức thu nhận được từ chương trình đào tạo.
- Tối ưu hóa việc học trên mọi thiết bị di động, điều này giúp nhân viên có thể học mọi lúc mọi nơi.
3. Nhân viên không tích cực trong việc tham gia chương trình đào tạo
Có 3 yếu tố chính tác động đến quá trình tham gia đào tạo của nhân viên bao gồm:
- Nhận thức.
- Cảm xúc.
- Hành vi.
Khi 3 yếu tố này mâu thuẫn với nhau, nhân viên sẽ có xu hướng không tự giác, thiếu tính chủ động trong học tập. Đây nguyên nhân đào tạo không hiệu quả được như kỳ vọng ban đầu. Hành vi sẽ không thay đổi nếu nhận thức của nhân viên không thay đổi. Chính vì thế việc học sẽ trở nên áp lực, ép buộc, dẫn đến phát sinh tâm lý chống đối trong nhân sự.
-
Nhân viên không tích cực trong việc tham gia chương trình đào tạo
Giải pháp khắc phục
- Mỗi chương trình đào tạo nên kết hợp các hoạt động thực tế để tránh gây nhàm chán cho người học.
- Sử dụng các trang mạng xã hội, diễn đàn để tăng tương tác giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên và người phụ trách đào tạo.
- Văn hóa học tập tích cực để nhân viên có thể thấy được bản thân là một phần trong buổi học đó.
- Bài giảng cần thực tế, có hình ảnh, video minh họa, nội dung phù hợp.
- Người giảng cần dùng từ ngữ dễ hiểu, trò chuyện và tương tác tích cực với người học để giúp nhân viên tiếp thu nhanh hơn, dễ học, dễ hiểu.
- Thực hiện các đánh giá cơ bản và thu thập phản hồi của các bên liên quan để phân tích và thực hiện chỉnh sửa chương trình đào tạo phù hợp.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc học của nhân viên bằng các phương pháp dạy học hiện đại, sử dụng các thiết bị thông minh để người học có thể tham gia và học tập mọi lúc mọi nơi.
4. Sự phân tán về nhân sự – Một trong những khó khăn khi đào tạo nhân viên
Với những công ty lớn, nhiều cơ sở thì việc một nhân sự lớn tập trung tại một thời điểm là điều khá khó khăn. Nhân sự phân tán, khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ, không đồng nhất về thời gian, nội dung đào tạo là những khó khăn không thể tránh khỏi với một doanh nghiệp nhiều chi nhánh, đa quốc gia…
Giải pháp khắc phục
- Sử dụng phương pháp đào tạo trực tuyến bằng các ứng dụng, phần mềm sẵn có. Internet sẽ giúp doanh nghiệp có thể tập trung đào tạo toàn bộ nhân sự tại cùng một thời điểm.
- Xác định và thống nhất cụ thể về mục tiêu đào tạo từ đầu.
- Nên có các cuộc trao đổi kết quả, đánh giá sau khóa đào tạo để tăng mức độ tương tác của nhân viên. Khi đó, nhân viên sẽ có nhiều động lực hơn để tham gia khóa học nếu họ hiểu được mục tiêu đào tạo.
5. Phát sinh về chi phí đào tạo
Doanh nghiệp nào cũng muốn tối ưu về chi phí nhưng hiệu quả đạt được phải là tối đa. Đây là những khó khăn khi đào tạo nhân viên mà rất nhiều doanh nghiệp phải đau đầu, tính toán kỹ lưỡng. Những hình thức đào tạo offline khá tốn kém và khó khăn vì những những phát sinh về chi phí đi lại, địa điểm đào tạo,…
-
Tối ưu chi phí là một trong những khó khăn khi đào tạo nhân viên
Giải pháp khắc phục
- Chuyển đổi hình thức đào tạo từ offline sang trực tuyến. Doanh nghiệp sẽ loại bỏ được các chi phí về di chuyển, phí thuê địa điểm cũng như những chi phí phát sinh khác.
- Cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý đào tạo. Nếu hệ thống này triển khai tốt thì doanh nghiệp sẽ giảm được mức chi phí đào tạo doanh nghiệp.
- Sử dụng đào tạo trực tuyến thay vì đào tạo trực tiếp để tiết kiệm được các khoản chi phí không cần thiết.
Để giải quyết được tất cả các khó khăn khi đào tạo nhân viên, ứng dụng một phần mềm đào tạo nội bộ là một giải pháp toàn diện nhất mà các Doanh nghiệp thật sự cần cân nhắc. Một phần mềm đào tạo sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian học tập cũng như xác định lộ trình phù hợp cho bản thân.
Phần mềm quản lý đào tạo fTrain của Fastdo được tối ưu hóa để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách dễ dàng, nhanh chóng. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo để nhân sự có thể theo dõi và học tập vô cùng thuận tiện. Ngoài ra, phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo còn giúp:
- Hỗ trợ lưu trữ tốt các bài học, tài liệu chuyên môn.
- Phân quyền để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần nắm bắt.
- Hỗ trợ đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó sắp xếp lộ trình học tập phù hợp.
- Quản lý thông tin học viên.
- Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự.
6. Nội dung đào tạo quá tập trung vào lý thuyết
Một trong những khó khăn khi đào tạo nhân viên đến từ việc Doanh nghiệp chỉ tập trung vào lý thuyết suông trong các chương trình huấn luyện. Một buổi đào tạo chỉ toàn là lý thuyết sẽ khiến người tham gia cảm thấy nhàm chán và mất kiên nhẫn.
Thay vào đó, hãy tạo điều kiện để nhân sự có thể áp dụng những kiến thức được học vào các công việc thực tế. Chỉ khi đó, chương trình đào tạo của bạn mới thật sự đem lại giá trị cho người tham gia.
-
Các khóa đào tạo chỉ hiệu quả nếu nhân viên được hỗ trợ và khuyến khích áp dụng các kiến thức mới vào công việc
Giải pháp khắc phục
Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng quy tắc “70-20-10”: thường được áp dụng khi tổ chức các chương trình phát triển nhân viên. Theo đó, 70% chương trình đào tạo sẽ được tiến hành khi nhân viên thực hiện công việc, 20% được thực hiện thông qua quá trình thu thập các phản hồi từ các bên liên quan, 10% còn lại chỉ tập trung vào lý thuyết.
Bên cạnh đó, hãy đào tạo lý thuyết xen lẫn các tình huống thực tế để nhân viên có thể dễ dàng tiếp thu kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn và phát triển toàn diện.
7. Xác định không đúng nhu cầu đào tạo
Trước khi bắt tay vào xây dựng một chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần thu thập ý kiến để phân tích và xác định được nhu cầu đào tạo. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc khảo sát ý kiến nhân viên khiến cho khóa đào tạo xa rời thực tế, không thu hút nhân viên tham dự. Từ bước đầu như thu thập và phân tích dữ liệu không tốt khiến cho các bước xây dựng triển khai kế hoạch sẽ không đi theo chiều hướng tích cực.
-
Doanh nghiệp cần thu thập ý kiến để phân tích và xác định được nhu cầu đào tạo
Giải pháp khắc phục
Để thực hiện khảo sát nhu cầu của nhân viên, bạn có thể tiến hành làm theo một số công việc sau:
- Xin ý kiến quản lý bộ phận về các kiến thức chuyên môn, kỹ năng mà bộ phận mình còn yếu kém, điều gì gây ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc; cần cung cấp các công nghệ kỹ thuật tiên tiến gì,…
- Thực hiện gửi các bảng khảo sát nhu cầu đào tạo tới từng nhân viên để thu thập thông tin.
- Kiểm tra đánh giá để biết rõ về trình độ của nhân viên, từ đó thiết kế chương trình đào tạo phù hợp
8. Thiết kế nội dung đào tạo không hợp lý – Một trong những khó khăn khi đào tạo nhân viên
Thiết kế nội dung đào tạo là phần cốt lõi của chương trình đào tạo. Một nội dung đào tạo hợp lý cần đầy đủ, đúng kiến thức chuyên môn, sắp xếp bố cục hợp lý, ngôn ngữ dễ hiểu phù hợp với trình độ của nhân viên. Đây là công việc khó khăn, cần rất nhiều thời gian và công sức của đội ngũ cán bộ phụ trách đào tạo.
-
Thiết kế nội dung đào tạo là phần cốt lõi của chương trình đào tạo.
Giải pháp khắc phục
- Chương trình đào tạo cần được xây dựng dựa trên những phân tích đánh giá thực tế về nhu cầu đào tạo.
- Bên cạnh đó, bộ phận đào tạo cần phải kết hợp các thông tin từ khung năng lực, mô tả công việc.
- Đối với các nội dung cần đòi hỏi chuyên môn cao, doanh nghiệp hãy tham vấn quản lý bộ phận hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực. Các đơn vị đào tạo chuyên nghiệp sẽ giúp Doanh nghiệp xác định chính xác các nội dung cần phải huấn luyện một cách hợp lý nhất.
9. Không kiểm soát được mức độ chuyên cần của nhân sự
Việc nhân sự phụ trách đào tạo chỉ giao tài liệu cho nhân viên nghiên cứu, tự học mà không có sự kiểm tra, đánh giá sẽ dẫn tới việc học viên không học hoặc học qua loa, ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo.
Tuy nhiên, kiểm tra mức độ chuyên cần của nhân viên không phải là việc đơn giản. Nếu doanh nghiệp làm quá nghiêm khắc sẽ khiến nhân sự cảm thấy khó chịu, chống đối hay thậm chí là bỏ việc.
-
Nên chia nội dung đào tạo thành các bài nhỏ, sau mỗi bài đều có phần kiểm tra hoặc cập nhật tiến độ
Giải pháp khắc phục
- Phân tách nội dung chương trình đào tọa thành các phần nhỏ hơn. Bên cạnh đó, hãy thêm vào các bài kiểm tra hoặc cập nhật tiến độ giúp đo lường được sự chuyên cần cũng như mức độ kiến thức nhân viên nắm được sau bài học.
- Sử dụng các nền tảng quản lý đào tạo đểtheo dõi số giờ học, tiến độ hoàn thành của mỗi người, từ đó có sự đốc thúc kịp thời.
Những khó khăn khi đào tạo nhân viên là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải. Tuy nhiên, hiểu được vấn đề và tìm cách khắc phục sẽ giúp doanh nghiệp có thể phát triển đội ngũ nhân viên chất lượng hơn. Hy vọng những thông tin mà Fastdo vừa cung cấp sẽ giúp bạn có thể khắc phục được những khó khăn trong quá trình đào tạo nhân sự mà tổ chức đang gặp phải.
>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
