5S là gì? Cách thực hiện 5S tại nơi làm việc, gia tăng sáng tạo

Nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã thực hiện 5S tại nơi làm việc vì phương pháp này mang lại rất nhiều lợi ích cho nhân viên và quản lý. Hiểu được điều đó nên bạn cũng đang muốn tìm hiểu về nguyên tắc 5S là gì? Có nên thực hiện 5S tại công ty và phương pháp áp dụng như thế nào? Hãy đọc bài viết dưới đây của Fastdo để tìm được câu trả lời cho các vấn đề trên nhé!

1. 5S là gì?

Nguyên tắc 5S là phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc bắt nguồn từ Nhật Bản được nhiều quốc gia trên thế giới và cả Việt Nam áp dụng. Phương pháp này được tóm gọn bằng 5 từ có chữ S đầu trong tiếng Nhật và khi dịch nghĩa sang Tiếng Việt sẽ mang nghĩa như sau:

• Seiri (整理) – Sàng lọc: Tùy vào nơi làm việc và tiêu chuẩn của bản thân, bạn hãy sàng lọc những đồ dùng không cần thiết và chỉ nên để lại số lượng vật dụng vừa đủ để sử dụng khi làm việc mỗi ngày.
• Seiton (整頓) – Sắp xếp: Các vật dụng trên bàn làm việc phải được sắp xếp gọn gàng, thuận tiện khi sử dụng nhưng vẫn đảm bảo an toàn.
• Seiso (清掃) – Sạch sẽ: Hãy lên lịch dọn dẹp định kỳ để giữ khu làm việc sạch sẽ, nhờ đó bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc.
• Seiketsu (清潔) – Săn sóc: Duy trì và thường xuyên kiểm tra, săn sóc 3S ở trên để đảm bảo hiệu quả được nâng cao và dần hoàn thiện 5S theo tiêu chí của công ty.
• Shitsuke (躾) – Sẵn sàng: Thúc đẩy bản thân rèn luyện, duy trì trật tự, từ đó tạo thành thói quen nề nếp và nâng cao tinh thần trách nhiệm.

Một trong những công ty lớn công khai áp dụng 5S là Toyota. Ngoài ra, một số doanh nghiệp hiện nay còn áp dụng mô hình 6S, với yếu tố được thêm vào là Safety – an toàn. Yếu tố nhấn mạnh các quy chuẩn đảm bảo an toàn cho con người, thiết bị trong quá trình sản xuất, đặc biệt là ở các ngành nghề có yếu tố nguy hiểm cao như hóa chất, xây dựng,…

>>> ĐỌC NGAY: Tháp nhu cầu Maslow là gì? Cách vận dụng trong quản trị

2. Có nên thực hiện 5S tại nơi làm việc không?

5S mang lại lợi ích to lớn cho khu vực công sở. Khi áp dụng đúng và hợp lý nguyên tắc 5S tại văn phòng, doanh nghiệp không chỉ cải thiện được tinh thần mà còn ảnh hưởng tích cực tới hiệu sức làm việc.

2.1 Mục tiêu 5S tại nơi làm việc

Các công ty áp dụng thực hiện 5S tại nơi làm việc với mục tiêu:

• Giúp mọi người ở nơi làm việc có tinh thần cải tiến liên tục.
• Hình thành tinh thần đồng đội giữa mọi người với nhau.
• Nhà quản lý được nâng cao vai trò lãnh đạo.
• Công ty có cơ sở để áp dụng thực hiện các chương trình nhằm nâng cao chất lượng và cải tiến năng suất làm việc.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Kế hoạch là gì? Vai trò & 4 bước lập kế hoạch hiệu quả

2.2 Lợi ích thực hiện 5S tại công ty

Nhiều công ty khuyến khích mọi người thực hiện 5S tại nơi làm việc vì những tác dụng tốt mà nguyên tắc này đem lại. Có thể kể đến như:

• Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng giúp mọi người cảm thấy thoải mái và nâng cao tính sáng tạo khi làm việc. Bên cạnh đó, việc áp dụng 5S còn hình thành những thói quen sống tốt cho mọi người.
• Nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm khi thực hiện và tạo thói quen duy trì 5S khi làm việc của nhân viên.
• Tránh tình trạng lãng phí hàng hóa, trang thiết bị và giúp nhân viên rèn luyện tính trung thực, nề nếp khi làm việc.
• Công ty và văn phòng có hình ảnh tốt đẹp hơn.

Qua các ý trên, bạn có thể thấy được rằng các công ty đều nên thực hiện nguyên tắc 5S tại nơi làm việc vì nó đem lại rất nhiều hiệu quả tích cực và to lớn. Dù việc thực hiện 5S khá đơn giản nhưng nguyên tắc này lại giúp cho từng cá nhân trong công ty nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc.

>>> ĐỌC NGAY: Quy trình đánh giá nhân viên và cách xây dựng đơn giản

3. Cách thực hiện 5S tại nơi làm việc, công ty

Ứng với mỗi chữ S trong nguyên tắc 5S, công ty có những hành động cụ thể để cải tiến văn hóa và không gian làm việc.

3.1 Seiri (Sàng lọc)

Đối với phương pháp Seiri (Sàng lọc), bạn phải dựa trên tiêu chuẩn đã đề ra, loại bỏ vật không cần dùng và giữ lại số lượng vừa đủ dùng đối với những đồ vật cần thiết. Bạn hãy quan sát nơi làm việc sau đó xác định đồ vật cần thiết và không cần thiết. Mọi người hãy vứt bỏ những đồ không cần dùng, những đồ vật ít dùng thì bỏ vào ngăn kéo và sắp xếp những đồ cần thiết theo Seiton.

Bằng việc áp dụng phương pháp sàng lọc, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Gia tăng diện tích bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ và không gian làm việc.
• Giảm bớt chi phí văn phòng và các dụng cụ không dùng đến.
• Số lượng các đồ dùng cũng được giảm bớt.

>>> ĐỌC THÊM: Tự động hóa Doanh nghiệp và quy trình 5 bước hiệu quả

3.2 Seiton (Sắp xếp)

Seiton (Sắp xếp) được hiểu là việc sắp xếp các vật dụng gọn gàng và dễ dàng hơn. Để có thể sắp xếp hợp lý, bạn nên đặt các vật dụng thường xuyên sử dụng ở nơi trong tầm mắt và tầm với của tay. Những đồ dùng không cần thiết có thể đặt ở xa hơn hoặc ở góc khuất. Ngoài ra, bạn cần lập danh mục các đồ dùng, sắp xếp chúng theo nhóm tại những vị trí được quy định cụ thể. Văn phòng áp dụng seiton sẽ trông chuyên nghiệp, người dùng sẽ dễ dàng tìm thấy vật dụng cần thiết.

>>>> XEM THÊM: 8+ Giải pháp giúp cân bằng cuộc sống và công việc cho nhân viên

3.3 Seiso (Sạch sẽ)

Theo phương pháp Seiso (Sạch sẽ), người thực hiện phải vệ sinh sạch sẽ các dụng cụ, không gian làm việc và cả thân thể, tinh thần. Để thực hiện phương pháp này hiệu quả, công ty nên phân chia từng cá nhân sẽ phụ trách vệ sinh khu vực nào và bắt đầu tiến hành vệ sinh các dụng cụ, vật dụng. Bên cạnh đó, bạn cần tiến hành cải tiến và lập các tiêu chuẩn cho từng vật dụng, thiết bị.

Lợi ích khi thực hiện phương pháp Seiso (Sạch sẽ) ở nơi làm việc có thể kể đến như:

• Cải thiện môi trường làm việc thông thoáng, sạch sẽ hơn.
• Nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc.
• Bảo quản các đồ dùng, thiết bị tốt hơn.
• Công ty, nhà máy có hình ảnh đẹp, sạch sẽ.

>>> ĐỌC THÊM: Talent Acquisition là gì? Cách áp dụng phương pháp vào doanh nghiệp

3.4 Seiketsu (Săn sóc)

Seiketsu (Săn sóc) là phương pháp nhằm duy trì 3S ở trên được tiến hành hiệu quả hơn. Khi thực hiện Seiketsu, bạn cần tạo tiêu chuẩn cho các hoạt động, thể hiện qua nội quy và quy trình cùng kế hoạch rõ ràng. Tiếp theo, bạn hãy tiến hành đánh giá định kỳ các hoạt động được thực hiện theo 5S, qua đó văn hóa làm việc cũng được xây dựng.

Những lợi ích mà phương pháp Seiketu (Săn sóc) đem lại là:

• Tiêu chuẩn hóa các tiêu chuẩn cho Seiri, Seiton và Seiso.
• Tạo ra những hướng dẫn để đi đến Shitsuke.

>>> ĐỌC THÊM: Top 10 Cách kết thúc bài thuyết trình hay: Mẹo và ví dụ

3.5 Sitsuke (Sẵn sàng)

Sitsuke (Sẵn sàng) được hiểu là quá trình thực hiện đào tạo nhân viên theo tiêu chuẩn để hình thành những nguyên tắc làm việc và thói quen tốt. Các bước cần thực hiện khi áp dụng phương pháp Sitsuke là lên kế hoạch và chuẩn bị tài liệu cho việc đào tạo. Sau đó, công ty sẽ tiến hành thực hiện đào tạo và có giai đoạn đánh giá sau quá trình này.

Một số hình thức đào tạo để đẩy mạnh Sitsuke bao gồm buổi nói chuyện, thuyết trình; các hoạt động cùng nhau học quy định nội bộ. Các ẩn phẩm truyền thông và các hoạt động nên được thiết kế linh hoạt, có quy chế thưởng phạt để nhân viên thực sự áp dụng văn hóa này vào khi làm việc.

Nhờ có phương pháp Sitsuke (Sẵn sàng), công ty sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Nhân viên hình thành thói quen tự giác khi thực hiện theo 5S.
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên.

>>>> THAM KHẢO NGAY: 11 cách quản lý công việc hiệu quả nhất mà bạn cần ghi nhớ

4. 4 bước áp dụng các biện pháp Kaizen 5S trong văn phòng

4.1 Loại bỏ (Eliminate)

Biện pháp loại bỏ (Eliminate) là chuỗi các công việc gồm đánh giá mức độ quan trọng của các công việc, dụng cụ theo mức độ cần thiết rồi tiến hành loại bỏ những thứ không quan trọng. Bằng cách áp dụng biện pháp này, hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ được nâng cao, thời gian thực hiện cũng tối ưu hơn.

>>>> ĐỪNG BỎ QUA: 11 cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm và công việc hiệu quả

4.2 Kết hợp (Combine)

Biện pháp Kaizen 5S tiếp theo là kết hợp (Combine). Đây là phương pháp cải tiến thông qua việc kết hợp những việc đơn lẻ lại với nhau để tạo thành 1 công việc. Bên cạnh việc làm giảm thời gian cho việc di chuyển, biện pháp kết hợp còn giúp công ty giảm lượng chứng từ, văn bản. Từ đó, chi phí văn phòng phẩm cũng được giảm bớt và năng suất làm việc được cải thiện.

>>>> XEM NGAY: Microsoft teams là gì? Doanh nghiệp có nên dùng Ms team để quản lý công việc không?

4.3 Sắp xếp lại (Re-arrange)

Việc sắp xếp lại, tức là thay đổi thứ tự làm việc ban đầu và vị trí làm việc cũng được coi là hành động của phương pháp Kaizen 5S. Qua phương pháp cải tiến 5S tại nơi làm việc, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian. Bên cạnh đó, không gian làm việc sẽ tiện lợi hơn và di chuyển dễ dàng hơn.

>>>> ĐỌC NGAY: Asana là gì? Cách sử dụng phần mềm Asana quản lý công việc

4.4 Đơn giản hóa (Simplify)

Đối với biện pháp Kaizen 5S, đơn giản hóa (Simplify) tại nơi làm việc hay các quy định, nguyên tắc vừa giúp vận hành thuận lợi, vừa đảm bảo công việc được hiệu quả. Bên cạnh đó, việc tối ưu quy trình, cải tiến dụng cụ và công cụ hỗ trợ khi làm việc sẽ giúp quá trình áp dụng biện pháp đơn giản hóa dễ dàng thực hiện hơn.

>>> XEM NGAY: Business Continuity Plan là gì? Tất tần tật về BCP trong tổ chức

5. Các yếu tố giúp thực hiện 5S và Kaizen 5S thành công cho các công ty

Nếu các công ty muốn thực hiện 5S và và Kaizen 5S (cải tiến liên tục theo 5S) thành công, hiệu quả thì có thể tham khảo các yếu tố ảnh hưởng sau đây để đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp:

• Công ty phải hiểu rõ chính sách và tầm quan trọng mà 5S mang lại.
• Từng cá nhân và các phòng ban phải cùng nhau hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực hiện 5S.
• Công ty cần cung cấp chi phí và thời gian trong quá trình thực hiện.
• Xác định mục tiêu và phương pháp thực hiện rõ ràng, phù hợp khi đào tạo về 5S.
• Liên tục duy trì thực hiện các quy định, nền văn hóa cải tiến 5S.

Một trong những cách doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ số để triển khai 5S là phần mềm fKaizen. Đây là phần mềm cải tiến liên tục, nơi mà các nhân viên có thể tự do chia sẻ những ý tưởng đóng góp, xây dựng giúp doanh nghiệp. Các ý kiến sẽ được đưa ra thảo luận, đánh giá và cân nhắc áp dụng. fKaizen là công cụ thúc đẩy văn hóa Kaizen 5S, tạo điều kiện cho những cải tiến dù là nhỏ nhất vẫn được ghi nhận. Tham khảo thông tin về phần mềm cải tiến liên tục fKaizen tại đây:

Khi hiểu rõ và thực hiện 5S tại nơi làm việc, bạn sẽ cảm nhận được những thay đổi tích cực mà nguyên tắc này mang lại. Bằng những thay đổi từ các chi tiết nhỏ bé, 5S sẽ tạo một môi trường làm việc lành mạnh và hiệu suất làm việc cũng được nâng cao. Cảm ơn vì đã đọc bài viết của Fastdo và hẹn gặp lại ở các nội dung tiếp theo.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Cải thiện kỹ năng nói trước đám đông chỉ với 8 mẹo đơn giản
  
• Binh pháp Tôn Tử: 09 chiến lược giúp doanh nghiệp có được chiến thắng
• TOP 5 yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên