4 Tips xếp hạng các cấp độ của kỹ năng mà nhà quản lý phải có

Việc trang bị các cấp độ của kỹ năng cần thiết sẽ giúp các nhà quản trị có thể thực hiện nhiệm vụ quản lý, lãnh đạo có hiệu quả hơn. Mức độ đòi hỏi về từng cấp độ của các kỹ năng sẽ tùy thuộc vào cấp bậc của nhà quản trị. Hãy cùng FASTDO tìm hiểu kĩ hơn về ý nghĩa mỗi cấp bậc qua bài viết dưới đây nhé!

1. Xếp hạng cấp độ các kỹ năng quản lý

Đối với một nhà quản lý thì việc xếp hạng các cấp độ kỹ năng có ý nghĩa như thế nào và những tác động cụ thể của từng kỹ năng trong cấu trúc kim tự tháp vào quy trình quản lý là gì?

1.1 Tầm quan trọng của việc xếp hạng các cấp độ của kỹ năng quản lý

Việc xếp hạng các cấp độ của kỹ năng sẽ mô tả bao quát và hoạch định rõ về lộ trình phát triển lâu dài của một nhà quản lý. Hiện nay, ngoài vai trò đảm bảo cấp dưới của mình hoàn thành công việc và tuân thủ đủ nội quy, thì người quản lý còn phải trang bị cho mình thêm nhiều kỹ năng để thích nghi với thị trường luôn biến đổi và trở thành nhà lãnh đạo toàn diện nhất.

1.2 Áp dụng cấu trúc kim tự tháp để xếp hạng các cấp độ của kỹ năng quản lý

Cấu trúc kim tự tháp các cấp độ của kỹ năng quản lý được ra đời dựa trên ý tưởng của tiến sĩ kiêm CEO – Bà Kammy Haynes. Mô hình kim tự tháp được xem là một trong những công cụ giúp ích rất lớn cho các nhà quản trị có thể hình dung được bản thân phải vượt qua được những cấp độ kỹ năng nào để đạt đỉnh cao trong sự nghiệp.

Nhờ vào mô hình có sự phân chia rõ ràng theo mức khó khăn tăng dần gồm 10 kỹ năng thuộc 4 cấp bậc, tương ứng từ đáy kim tự tháp là cấp độ cơ bản và lên đến đỉnh sẽ là mức độ kỹ năng cao nhất mà bạn phải làm chủ, đồng thời còn gợi ra những tác động lẫn nhau của mỗi cấp giúp bạn thành công trong vai trò của mình. 

Từng cấp độ của kỹ năng quản lý được sắp xếp như sau:

1.2.1 Cấp độ 1 – Những kỹ năng căn bản cần nắm

Có vị trí tại đáy của kim tự tháp là bước đầu của vai trò quản lý, đại diện cho 4 kỹ năng cơ bản của cấp độ 1 mà bạn phải nắm vững để đảm bảo được thời gian và chất lượng công việc của tập thể.

Các kỹ năng cơ bản cần nắm của cấp độ 1 như sau:

• Lập kế hoạch: Là kỹ năng xác định được các điều kiện sẵn có về nguồn lực, tài chính,…để hoạch định được thời gian biểu và kế hoạch các hoạt động sắp tới của cả nhóm.
• Tổ chức quản lý: Là kỹ năng phân công trách nhiệm công việc đúng với điểm mạnh từng người và tạo được sự hợp tác vui vẻ khi làm việc cho cấp dưới.
• Định hướng công việc: Là kỹ năng hoạch định hướng dẫn để đảm bảo nhóm đã đi đúng theo kế hoạch trước đó.
• Kiểm soát hiệu quả công việc: Là kỹ năng theo dõi tiến độ công việc, điều chỉnh (nếu có) và báo cáo kết quả công việc cho cấp trên về doanh thu, chi phí,…

1.2.2 Cấp độ 2 – Truyền lửa cho nhân viên cấp dưới

Tại cấp bậc này ngoài các kỹ năng cơ bản thì bạn phải khéo léo thể hiện bản thân là một nhà quản trị có sự tâm lý qua việc tạo động lực cho cấp dưới và làm tăng tính đoàn kết của mỗi cá nhân. Điều đó sẽ làm tăng chất lượng và hiệu quả công việc.

Có 3 kỹ năng mềm đại diện cấp độ 2 như sau: 

• Tạo động lực: Nhà quản trị phải khích lệ nhân viên tích cực nỗ lực hết mình trong công việc để đạt được mục tiêu chung cuối cùng.
• Đào tạo và huấn luyện: Nhà quản lý sẽ truyền tải những kiến thức chuyên môn, và kinh nghiệm trong quá trình làm việc của mình, nhân viên họ sẽ tự phát triển những điểm mạnh để đáp ứng nhiệm vụ công việc được giao.
• Khuyến khích nhân viên: Kỹ năng gắn kết nhân viên nỗ lực tham gia công việc bằng cách đóng góp ý tưởng mới và đưa ra giải pháp cho vấn đề cần xử lý.

1.2.3 Cấp độ 3 – Phát triển bản thân

Đối với một nhà quản lý thì việc tự học hỏi phát triển bản thân và cải thiện nhiều kỹ năng là một trong những yếu tố dẫn đến thành công. Đặc biệt là trong bối cảnh công nghệ số hiện nay, bắt buộc bạn phải luôn phát triển không ngừng để theo kịp với thị trường. 

Cấp độ phát triển bản thân bao gồm các kỹ năng:

• Kỹ năng tự quản lý công việc: Nhà quản trị ở cấp độ 3 phải biết cách sắp xếp và giải quyết vấn đề ưu tiên nào lên trước. Đồng thời phải cân bằng được các mối quan tâm cá nhân với công việc.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Kỹ năng sắp xếp và tối ưu hóa thời gian trong công việc sao cho tốt nhất.

1.2.4 Cấp độ 4 – Thành công

Đây là cấp độ cao nhất của chóp đỉnh mô hình kim tự tháp, khi bạn đã đạt được cấp độ này thì yếu tố cần duy nhất của một nhà quản lý đó chính là yếu tố Lãnh đạo. các nhiệm vụ về quản lý con người như ở cấp độ 1 và 2 sẽ không phải là nhiệm vụ chính của bạn nữa. 

Bạn sẽ có nhiệm vụ quan trọng nhất đó là đưa ra tầm nhìn chiến lược cho doanh nghiệp. Điều làm nên sự khác biệt của một lãnh đạo đó là một nhà quản lý có thể không lãnh đạo được, nhưng ngược lại một nhà lãnh đạo phải biết cách quản lý và sử dụng nguồn nhân lực của mình. 

1.3 Những lưu ý khi xếp hạng các cấp độ của kỹ năng quản lý

Cấu trúc kim tự tháp các cấp độ của kỹ năng quản lý là một sơ đồ mô tả cơ bản từ thấp lên cao. Thực tế sẽ có nhiều nhà quản trị có thể phát triển bản thân không cần theo thứ tự của mô hình, có thể phát triển cùng lúc nhiều kỹ năng hoặc phát triển không theo thứ tự. Tùy vào môi trường và tính chất công việc, để chạm được đỉnh cao trong sự nghiệp, bản thân người quản lý phải tự học hỏi nhiều kỹ năng bổ sung khác.

2. Xếp hạng các cấp độ của kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp tốt là một chìa khóa dẫn chúng ta tới thành công nhanh hơn, vậy vai trò của kỹ năng giao tiếp là gì và có bao nhiêu cấp độ của kỹ năng giao tiếp mà mọi người cần phải cải thiện và trau dồi cho bản thân mình ? Hãy cùng tìm hiểu qua 2 ý tiếp theo nhé.

2.1 Vai trò của kỹ năng giao tiếp

• Kỹ năng giao tiếp mở lối cho việc mở rộng mối quan hệ: Bạn biết cách giao tiếp với mọi người qua lời nói và cử chỉ, đồng nghĩa bạn sẽ có thêm nhiều mối quan hệ và cứ như vậy sẽ mở rộng nhiều hơn nữa. Mối quan hệ là một trong nhiều nấc thang giúp mọi người đạt nhiều thành công trong sự nghiệp lẫn cuộc sống.
• Kỹ năng giao tiếp giúp kết nối mối quan hệ với nhau: Kỹ năng giao tiếp là điều kiện cần tối thiểu đối với mỗi cá nhân, trong cuộc sống giao tiếp với gia đình, cha mẹ con cái, anh chị em,…Trong công việc đồng nghiệp thông qua giao tiếp có thể hỗ trợ lẫn nhau giúp chất lượng công việc đi lên nhanh hơn.
• Kỹ năng giao tiếp hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả: Bạn hãy thử tưởng tượng một công việc cần sự hỗ trợ của nhiều người mới hoàn thành, mà bản thân lại không mở miệng giao tiếp với bất kì ai. Không những công việc bị trì trệ mà bạn còn phải chịu trách nhiệm trước cấp trên nữa, kỹ năng giao tiếp sẽ phối hợp công việc nhóm tốt hơn.
• Kỹ năng giao tiếp giúp tăng chất lượng công việc: Giao tiếp hỗ trợ bạn đưa ra và truyền tải các ý tưởng, thông tin của vấn đề nhanh hơn đến với mọi người. Công việc có tiến triển nhanh và tốt hơn hay không, phụ thuộc rất nhiều vào khả năng giao tiếp của bạn. 
• Kỹ năng giao tiếp tốt là tiền đề tạo nên thành công: Thật đúng là như vậy, bạn giao tiếp tốt đồng nghĩa bạn sẽ mở rộng và giữ liên lạc với ngày càng nhiều mối quan hệ trong công việc lẫn cuộc sống. Điều này rất quan trọng đối với giai cấp quản lý và lãnh đạo. Ngoài nhân viên cấp dưới thì bạn còn phải giao tiếp với khách hàng và đây chính là chìa khóa cho sự thành công.

2.2 Phân chia các cấp độ của năng lực giao tiếp

Cấp độ xuất sắc – 5 sao: Là người bình tĩnh, tự tin diễn đạt mạch lạc, rõ ràng và dám đối mặt với những tình huống khó khăn và quan trọng nhất.

Cấp độ rất tốt – 4 sao: Thấp hơn mức độ 5 sao một chút nhưng người ở cấp độ này vẫn đủ khả năng giải quyết các tình huống bất ngờ xảy ra và kiểm soát được những gì mình diễn đạt.

Cấp độ tốt – 3 sao: Diễn đạt được các thông tin cơ bản cần thiết đến với người nghe, nhưng vẫn cần sự trợ giúp. Biết cách khai thác thông tin từ đối tác. 

Cấp độ cơ bản – 2 sao: Người ở cấp độ này phải cần đến sự hướng dẫn của người khác mới có thể trình bày mới có thể diễn đạt ở mức tốt, dù vẫn có thể xử lý các tình huống không quá khó.

Cấp độ kém – 1 sao: Đối tượng ở cấp độ này nếu không có sự hướng dẫn sẽ khó trình bày được ý kiến của bản thân mặc dù có ý tưởng. Có thể lắng nghe nhưng sẽ không khai thác được nhiều thông tin từ người đối diện.

3. Xếp hạng các cấp độ của kỹ năng tư duy sáng tạo

Sau đây, Fastdo sẽ giới thiệu đến bạn tầm quan trọng của kỹ năng tư duy sáng tạo cùng với bảng xếp hạng cấp độ của kỹ năng này:

3.1 Tầm quan trọng của kỹ năng tư duy sáng tạo

Tri thức hiện nay chính là tài nguyên của các quốc gia và đang có một sự cạnh tranh hết sức khốc liệt. Trong đó sự sáng tạo sẽ làm tăng giá trị của tri thức và tạo ra nhiều lợi ích khác cho công việc. Vì lẽ đó mà tại nhiều cường quốc luôn có nhiều chế độ đãi ngộ cực kì hấp dẫn để cá nhân đó có thể cống hiến cho đất nước của mình.

3.2 Các cấp độ năng lực tư duy sáng tạo

Ta hãy cùng đến với các cấp độ của năng lực tư duy sáng tạo sau khi có cái nhìn bao quát để có thể tìm hiểu tường tận hơn về vấn đề này.

• Cấp độ thấp nhất: Xác định được vấn đề mới cần tiếp cận. 
• Cấp độ bậc 2: Đưa ra giải pháp thay thế cách tiếp cận hiện có.
• Cấp độ bậc 3: Đề xuất cách tiếp cận mới.
• Cấp độ bậc 4: Xây dựng các khái niệm mới.
• Cấp độ cao nhất: Duy trì và phát triển sự sáng tạo.

4. Xếp hạng các cấp độ của kỹ năng lãnh đạo

Sau đây là các cấp độ kỹ năng cơ bản đã được phân chia thành các giai đoạn mà một nhà lãnh đạo phải tự trang bị để quản lý nhân viên và thể hiện năng lực của mình.

• Cấp độ 1 – Dựa vào vị trí: Ở cấp độ này thường nhà lãnh đạo sẽ có một thế lực ảnh hưởng vô hình từ chức vụ của họ lên cấp dưới và các nhân viên phải tuân theo sự hướng dẫn và làm việc.
• Cấp độ 2 – Dựa vào sự đồng thuận: Đến được cấp độ này, đồng nghĩa với việc người lãnh đạo đã có được sự tin tưởng từ các nhân viên của mình và họ cho người lãnh đạo quyền lãnh đạo họ.
• Cấp độ 3 – Dựa vào thành tích: Dựa vào kết quả mà nhà lãnh đạo mang lại cho doanh nghiệp sẽ cho ta thấy được khả năng lãnh đạo của người đó.
• Cấp độ 4 – Dựa vào sự phát triển về con người: Sau khi trau dồi cho bản thân ở mức tốt nhất thì họ sẽ quan sát, “mở đường” và hướng dẫn nhân viên của mình để giúp họ có thể phát triển ưu điểm của mình hơn nữa.
• Cấp độ 5 – Dựa vào sự tôn trọng mọi người dành cho bạn: Đây là cấp độ cuối của nhà lãnh đạo và hầu hết những người ở cấp độ này đều đã xây dựng được một thương hiệu uy tín của mình. Có thể người khác sẽ xem họ như một tấm gương để học hỏi.
• Thông qua việc củng cố hành vi đạo đức: Một người lãnh đạo xuất sắc là một người phải kiểm soát được những hành động và lời nói của mình khi nói ra với bất kì ai, nhân viên cấp dưới hay với khách hàng. Phải phù hợp với tiêu chuẩn đạo đức của xã hội.
• Thường xuyên đo lường hiệu quả: Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc của cấp dưới trong suốt quá trình làm việc cũng là một cách để nhìn thấy người lãnh đạo đó có thật sự quan tâm tới nhân viên và theo dõi sát quy trình làm việc hay không.

Doanh nghiệp có thể tổ chức các khóa học giúp nâng cao năng lực và các kỹ năng mà một nhà quản lý cần có. Trong thực tế, có rất nhiều hình thức để Doanh nghiệp có thể tổ chức đào tạo cho nhân sự. Tuy nhiên, để có thể gặt hái được tối đa sự hiệu quả của việc đào tạo, nhà quản lý nên cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ cho công việc này.

Một phần mềm đào tạo sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Thêm vào đó, thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian học tập cũng như xác định lộ trình phù hợp cho bản thân.

Phần mềm quản lý đào tạo fTrain của Fastdo được tối ưu hóa để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách dễ dàng, nhanh chóng. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo để nhân sự có thể theo dõi và học tập vô cùng thuận tiện. Ngoài ra, phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo còn giúp:

• Hỗ trợ lưu trữ tốt các bài học, tài liệu chuyên môn.
• Phân quyền để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần nắm bắt.
• Hỗ trợ đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó sắp xếp lộ trình học tập phù hợp.
• Quản lý thông tin học viên.
• Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự.

LIÊN HỆ TƯ VẤN NGAY

Các cấp độ của kỹ năng sẽ trở thành “nấc thang” quan trọng đưa bạn tới đỉnh cao của sự nghiệp trong tương lai. Hy vọng bài viết trên đã mang đến cho bạn các thông tin bổ ích. Đừng quên theo dõi để đọc thêm các thông tin và kiến thức thú vụ khác từ Fastdo nhé. 

>>> KHÔNG NÊN BỎ QUA:

• 9 lợi ích của làm việc nhóm đối với cá nhân và doanh nghiệp
• 12 phần mềm Email Marketing miễn phí và có phí hiệu quả 2024
• 15+ Phần mềm nhắc nhở công việc: Giải pháp sống sót qua mọi deadline
• Cách sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học để đạt thành công
• 5S là gì? Cách thực hiện 5S tại nơi làm việc, gia tăng sáng tạo