Mẫu báo giá là văn bản doanh nghiệp gửi khách hàng để nêu rõ hàng hoá hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, điều kiện và thời hạn hiệu lực của giá.
Bài này giải thích cấu trúc 10 phần của một báo giá chuẩn, cách lập 6 bước, khác biệt giữa báo giá hàng hoá và dịch vụ, cùng phần xem trước mẫu.
1. Báo giá là gì và khác gì hợp đồng, đơn đặt hàng?
Báo giá là lời chào giá bằng văn bản của bên bán gửi bên mua, nêu mức giá và điều kiện áp dụng trong một thời hạn nhất định.
Báo giá nằm ở đầu chuỗi giao dịch. Nếu khách đồng ý, hai bên tiếp tục sang đơn đặt hàng hoặc hợp đồng.
| Văn bản | Do ai lập | Thời điểm | Tác dụng chính |
|---|---|---|---|
| Báo giá | Bên bán | Trước khi chốt | Nêu giá, điều kiện, hiệu lực |
| Đơn đặt hàng | Bên mua | Sau khi chấp nhận giá | Xác nhận số lượng, giao nhận |
| Hợp đồng | Hai bên | Khi cam kết ràng buộc | Quyền, nghĩa vụ, xử lý vi phạm |
| Hoá đơn | Bên bán | Sau giao hàng, dịch vụ | Ghi nhận giao dịch để thanh toán |
Để nối tiếp sau báo giá, tham khảo mẫu đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán hàng hoá và bài về hợp đồng nguyên tắc.
2. 10 phần của một báo giá chuẩn
Một báo giá đầy đủ có 10 phần. Thiếu phần nào, khách thường phải hỏi lại và việc chốt đơn bị chậm.
- Tiêu đề và mã báo giá. Ghi “BÁO GIÁ”, số hiệu, ngày lập để dễ tra cứu.
- Thông tin bên bán. Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ, điện thoại, email.
- Thông tin bên mua. Tên khách hàng, người nhận, địa chỉ giao hoặc thực hiện.
- Lời dẫn. Một câu nêu báo giá theo yêu cầu nào của khách.
- Bảng hạng mục. Số thứ tự, tên hàng hoá hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Tổng cộng. Tổng trước thuế, thuế giá trị gia tăng (nếu có), tổng thanh toán.
- Điều kiện thanh toán. Phương thức, đợt thanh toán, tài khoản nhận.
- Thời gian giao hoặc thực hiện. Ngày bắt đầu, thời hạn, địa điểm.
- Hiệu lực báo giá. Báo giá có giá trị đến ngày nào.
- Chữ ký và đóng dấu. Người có thẩm quyền ký, kèm thông tin liên hệ khi cần hỏi thêm.
3. Cách lập báo giá trong 6 bước
Lập báo giá nhanh và chính xác khi bạn chuẩn bị đủ dữ liệu giá và điều kiện trước khi điền mẫu.
- Hiểu yêu cầu của khách. Xác nhận hạng mục, số lượng, thời gian cần, địa điểm giao.
- Chốt đơn giá nội bộ. Lấy giá vốn, chi phí giao nhận, biên lợi nhuận mong muốn, kiểm tra với bảng giá gốc.
- Điền bảng hạng mục. Mỗi dòng một hạng mục, ghi rõ quy cách để tránh hiểu nhầm.
- Ghi rõ điều kiện. Giá đã hay chưa gồm thuế, vận chuyển, lắp đặt, bảo hành.
- Đặt thời hạn hiệu lực. Giá thay đổi theo thị trường nên cần ngày hết hiệu lực rõ ràng.
- Duyệt trước khi gửi. Người có thẩm quyền xem lại giá và điều kiện rồi mới gửi khách.
Lưu cả bản gửi và phản hồi của khách. Khi khách chốt đơn, bản đã gửi là căn cứ đối chiếu.
4. Báo giá hàng hoá và báo giá dịch vụ khác nhau thế nào?
Báo giá hàng hoá xoay quanh quy cách và giao nhận. Báo giá dịch vụ xoay quanh phạm vi công việc và tiến độ.
| Tiêu chí | Báo giá hàng hoá | Báo giá dịch vụ |
|---|---|---|
| Dòng hạng mục | Tên hàng, mã, quy cách, đơn vị | Tên công việc, mô tả đầu ra |
| Số lượng | Cái, thùng, kg | Giờ công, gói, tháng |
| Điều kiện nổi bật | Giao hàng, đổi trả, bảo hành | Phạm vi, số lần chỉnh sửa, nghiệm thu |
| Chi phí dễ sót | Vận chuyển, bốc xếp | Chi phí phát sinh ngoài phạm vi |
| Mốc thời gian | Ngày giao | Các mốc tiến độ |
| Chứng từ kèm | Phiếu xuất kho, giao nhận | Biên bản nghiệm thu |
Báo giá hàng hoá thường đi cùng phiếu xuất kho khi giao. Báo giá dịch vụ nên nêu rõ “không bao gồm” để hạn chế phát sinh tranh cãi.
5. Mẫu báo giá (xem trước)
Mẫu báo giá tặng kèm có hai trang tính: một cho hàng hoá và một cho dịch vụ, có sẵn công thức cộng tổng. Phần dưới chỉ xem trước bảng hạng mục.
Xem trước: Bảng hạng mục báo giá
| STT | Hạng mục | Đơn vị | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | (tên hàng hoặc dịch vụ) | cái / gói | (số) | (số) | = số lượng x đơn giá |
| 2 | (tên hàng hoặc dịch vụ) | cái / gói | (số) | (số) | = số lượng x đơn giá |
| 3 | (tên hàng hoặc dịch vụ) | cái / gói | (số) | (số) | = số lượng x đơn giá |
| Cộng tiền hàng | = tổng thành tiền |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
File đầy đủ còn: tính thuế giá trị gia tăng, chiết khấu, điều kiện thanh toán, thời gian giao hoặc thực hiện, hiệu lực, điều khoản bảo hành và khối chữ ký.
Ví dụ minh hoạ (số giả định): báo giá 10 bộ thiết bị, đơn giá 2.000.000 đồng/bộ, chiết khấu 5%.
| Dòng | Cách tính | Kết quả (đồng) |
|---|---|---|
| Tiền hàng | 10 x 2.000.000 | 20.000.000 |
| Chiết khấu 5% | 20.000.000 x 5% | 1.000.000 |
| Tiền hàng sau chiết khấu | 20.000.000 – 1.000.000 | 19.000.000 |
Thuế suất và cách ghi thuế giá trị gia tăng tuỳ mặt hàng, doanh nghiệp nên hỏi kế toán của mình.
6. Lỗi thường gặp khi lập báo giá
Lỗi gây thiệt hại nhất là không ghi rõ phạm vi và thời hạn hiệu lực. Khách có thể hiểu giá áp dụng mãi mãi hoặc bao gồm cả phần không tính.
- Không ghi hiệu lực: giá vật tư thay đổi nhưng báo giá cũ vẫn bị đòi áp dụng.
- Gộp chung nhiều hạng mục: khi khách bỏ bớt một mục thì không tính lại được.
- Quên chi phí vận chuyển, lắp đặt: làm lợi nhuận bị bào mòn.
- Không nêu giá đã hay chưa gồm thuế: hai bên hiểu khác nhau.
- Sai phép tính: nên dùng công thức thay vì nhập tay.
- Không đánh số báo giá: khó tra cứu khi khách phản hồi sau vài tuần.
Với chuỗi cửa hàng hoặc đội kinh doanh nhiều người, nên thống nhất một mẫu và quy trình duyệt để mọi báo giá ra ngoài cùng một chuẩn.
7. Câu hỏi thường gặp về mẫu báo giá
Báo giá có giá trị pháp lý không?
Báo giá thường là lời chào giá. Nếu khách chấp nhận và hai bên lập hợp đồng hoặc đơn đặt hàng thì nội dung đó mới ràng buộc. Doanh nghiệp nên ghi rõ hiệu lực và điều kiện trong báo giá.
Báo giá nên có hiệu lực bao lâu?
Tuỳ ngành và mức biến động giá. Hàng hoá giá thay đổi nhanh thường để vài ngày đến vài tuần. Dịch vụ dài hạn có thể để lâu hơn. Quan trọng là ghi ngày hết hiệu lực cụ thể.
Báo giá có cần đóng dấu không?
Doanh nghiệp tự quy định theo quy chế nội bộ. Nhiều nơi chỉ cần chữ ký người có thẩm quyền, một số vẫn đóng dấu để khách yên tâm. Nên thống nhất một cách.
Nên gửi báo giá dạng Excel hay PDF?
Excel dùng khi nội bộ soạn và tính. PDF dùng khi gửi khách để tránh bị sửa. Cách phổ biến là soạn bằng Excel rồi xuất PDF gửi đi.
Làm sao theo dõi các báo giá đã gửi?
Lập bảng theo dõi có số báo giá, khách, ngày gửi, giá trị, hiệu lực, trạng thái. Có thể dùng bảng tính hoặc phần mềm quản lý công việc để nhắc hạn phản hồi.
Nhận file đầy đủ
Muốn có mẫu báo giá Excel và Word đầy đủ, có công thức, bạn tải file ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên (hoặc vào Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để được hỗ trợ thêm). Tải về, điền thông tin công ty là dùng được.
8. Fastdo hỗ trợ theo dõi và phê duyệt báo giá
Báo giá thường qua nhiều người: kinh doanh soạn, quản lý duyệt, kế toán kiểm tra. fWorkflow của Fastdo hỗ trợ thiết lập quy trình trình ký, phê duyệt nhiều bước, giảm giấy tờ và rút ngắn thời gian duyệt. fTodolist giúp giao việc theo dõi phản hồi của khách và nhắc hạn. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo (truy cập 26/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 26/10/2026)
- Trang sản phẩm fTodolist: https://fastdo.vn/phan-mem-todolist/ (truy cập 26/10/2026)
