Khung năng lực là gì? Cách xây dựng và triển khai hiệu quả

Để hiểu rõ và tận dụng hiệu quả nguồn nhân sự trong doanh nghiệp, nhà quản trị cần phải xây dựng khung năng lực phù hợp. Vậy cách xây dựng bảng thông tin năng lực này như thế nào và triển khai ra sao? Bạn hãy cùng FASTDO tìm hiểu lời giải đáp qua bài viết dưới đây nhé!

1. Khung năng lực là gì?

Khung cấu trúc năng lực là bảng tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ, đặc điểm mà một nhân viên cần có để hoàn thành tốt công việc. Đây được coi là phương pháp đánh giá và quản lý năng lực có thể giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quát về năng lực của nguồn nhân lực trong công ty đối với yêu cầu của công việc.

Phương pháp này hiện đang được ứng dụng rất nhiều trong các hoạt động quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Phương pháp này cũng là cơ sở để doanh nghiệp xác định nhu cầu đào tạo, triển khai các hoạt động huấn luyện nhân sự.

2. Cấu trúc của mô hình khung năng lực

Để xây dựng một mô hình năng lực phù hợp, doanh nghiệp cần phải bám sát vào đặc điểm của từng nhân viên. Mỗi cá nhân trong công ty đều có thể là một cấu trúc năng lực phù hợp cho từng vị trí công việc. Về cơ bản, cấu trúc của mô hình khung thông tin năng lực sẽ gồm 4 nhóm sau:

• Nhóm 1: Xây dựng dựa trên vai trò của nhân sự trong doanh nghiệp.
• Nhóm 2: Xây dựng dựa trên các kỹ năng cốt lõi như: giao tiêp, ngoại ngữ, kỹ năng làm việc nhóm…
• Nhóm 3: Xây dựng dựa trên chuyên môn.
• Nhóm 4: Xây dựng dựa trên năng lực về hành vi.

3. Các bước xây dựng và áp dụng khung năng lực nhân sự

3.1 Bước 1 – Xác định mục đích rõ ràng

Việc đầu tiên của doanh nghiệp cần làm khi muốn xây dựng khung yêu cầu năng lực của nhân sự là cần phải xác định mục đích rõ ràng. Việc xác định được mục đích rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được một khung cấu trúc năng lực phù hợp và chuẩn xác nhất.

3.2 Bước 2 – Chuẩn hóa doanh nghiệp

Để quá trình xây dựng mô hình cấu trúc năng lực diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, nhà quản trị nên chuẩn hoá cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh, chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí công việc. Các công việc cụ thể mà nhà quản trị cần làm để chuẩn hóa doanh nghiệp là:

• Thiết kế vị trí công việc một cách khách quan và không phụ thuộc vào khả năng của người hiện đang đảm nhiệm.
• Thống nhất tên gọi chung cho các công việc có cùng yêu cầu kết quả đầu ra.
• Yêu cầu rõ ràng về kết quả đầu ra và năng lực cho từng chức danh.

3.3 Bước 3 – Xây dựng khung năng lực chung

Sau khi đã xác định được mục đích rõ ràng và chuẩn hoá các các chức năng trong doanh nghiệp thì việc quan trọng tiếp theo là cần phải xây dựng khung cấu trúc năng lực chung. Doanh nghiệp có thể sử dụng hai cách sau đây để có thể xây dựng mô hình khung cấu trúc năng lực cho doanh nghiệp của mình:

• Dựa trên quá trình quản lý nhân sự của công ty doanh nghiệp có thể xây dựng một bộ khung năng lực riêng
• Nếu muốn tiết kiệm chi phí thì hãy chọn những bộ khung năng lực mẫu đã có sẵn nhưng phải phù hợp với doanh nghiệp của mình.

3.4 Bước 4 – Xác định năng lực và các cấp độ năng lực cho từng vị trí

Đây là bước khá quan trọng bời vì muốn quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả doanh nghiệp cần phải xác định được năng lực và nhiệm vụ cho từng vị trí để từ đó có thể phân bổ nhân sự phù hợp cho từng vị trí trong công ty. Khi các chỉ số này được xác định thì việc thực hiện đánh giá nhân sự bằng mô hình khung cấu trúc năng lực sẽ dễ dàng thực hiện hơn.

3.5 Bước 5 – Tiến hành đánh giá

Để khung cấu trúc năng lực được đưa vào áp dụng thì bước cuối cùng là bộ phận quản trị phải đánh giá lại dựa trên các công cụ đánh giá năng lực của mỗi cá nhân và phương pháp đào tạo và phát triển của từng loại năng lực. Trên cơ sở kết quả thu được nhà quản trị có thể xây dựng chương trình phát triển năng lực cụ thể cho từng cá nhân cho doanh nghiệp..

4. Ý nghĩa của khung năng lực

4.1 Tuyển dụng

Khung cấu trúc năng lực thường được sử dụng làm nền tảng cho việc tuyển dụng nhân sự đầu vào của công ty. Không giống như tiêu chí tuyển dụng, bộ khung này sẽ giúp cho nhà tuyển dụng xác định cụ thể năng lực của các ứng viên theo từng vị trí trong công ty, việc này sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể tìm thấy các ứng viên phù hợp với từng vị trí cụ thể trong công ty.

4.2 Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và lập chiến lược nhân sự

Không chỉ được áp dụng ở việc tuyển dụng nhân sự đầu vào, khung cấu trúc năng lực còn đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong công ty. Khi đánh giá được mức độ đáp ứng yêu cầu về năng lực của từng vị trí, doanh nghiệp sẽ xác định được những vị trí nào cần đào tạo và cấp độ đào tạo cho từng vị trí trong lộ trình thăng tiến.

Trong thực tế, có rất nhiều hình thức để Doanh nghiệp có thể tổ chức đào tạo cho nhân sự. Tuy nhiên, để có thể gặt hái được tối đa sự hiệu quả của việc đào tạo, nhà quản lý nên cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ cho công việc này. Một phần mềm đào tạo sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Thêm vào đó, thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian học tập cũng như xác định lộ trình phù hợp cho bản thân.

Phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo được tối ưu hóa để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách dễ dàng, nhanh chóng. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo để nhân sự có thể theo dõi và học tập vô cùng thuận tiện. Ngoài ra, phần mềm  đào tạo fTrain của Fastdo còn giúp:

• Hỗ trợ lưu trữ tốt các bài học, tài liệu chuyên môn.
• Phân quyền để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần nắm bắt.
• Hỗ trợ đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó sắp xếp lộ trình học tập phù hợp.
• Quản lý thông tin học viên.
• Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự.

4.3 Cơ sở trả lương và quản lý thành tích

Không chỉ vậy, khung cấu trúc năng lực còn là cơ sở để nhà quản trị đánh giá được hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty. Qua các quy chuẩn đã được đề ra nhà quản trị có thế xác định được năng lực của nhân viên thay đổi như nào qua quá trình đào tạo.

5. Những khó khăn thường gặp khi xây dựng khung năng lực

Để có thể xây dựng được một khung cấu trúc năng lực phù hợp cho doanh nghiệp của mình đòi hỏi nhà quản trị cần phải có chuyên môn cao trong việc quản lý và đào tạo nguồn nhân lực. Chính vì thế đôi lúc doanh nghiệp thường hay găp các khó khăn khi xây dựng bộ khung này như:

• Định hướng phát triển và mục tiêu không rõ ràng, cụ thể.
• Đưa ra bộ năng lực quá chênh lệch với trình độ thực tế của doanh nghiệp
• Kiến thức và kỹ năng của nhà quản trị chưa chuyên sâu dẫn đến làm sai bộ đánh giá năng lực
• Tham khảo của doang nghiệp khác nhưng không sửa đổi cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Để có thể xây dựng một khung năng lực hiệu quả và phù hợp với tổ chức, bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của phương pháp OKRs. Thông qua việc lập mục tiêu và các kết quả chính, OKRs sẽ định hướng đúng đắn cho bạn trong việc xác định những gì cần đạt được đối với việc hình thành khung năng lực. Không những vậy, qua việc check-in định kỳ, bạn sẽ kiểm soát được những công việc đang gặp khó khăn, cũng như những trở ngại để từ đó có thể xác định giải pháp tốt nhất.

Khung năng lực đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ của Fastdo trong bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thể xây dựng được một bộ khung để dánh giá nguồn năng lực một cách hiệu quả nhất.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:

• Cách quy đổi lương Net sang Gross, Gross sang Net chuẩn
• Quy chế thưởng phạt trong công ty năm 2021 và cách xây dựng
• HR Business Partner là gì? Vai trò trong Doanh nghiệp
• Làm việc tại công ty gia đình và 5 bí quyết giúp bạn “sống sót”
• 6 Nguyên nhân lý giải vì sao gen Z nhảy việc và giải pháp hạn chế
• Trí tuệ cảm xúc – Yếu tố nâng tầm sự thành công
• Tất tần tật những điều cần biết về nhóm tính cách ESFP
• 13 cách tuyển dụng nhân sự hiệu quả, phổ biến nhất hiện nay