8 Bước Chi Tiết Xây Dựng Bộ Quy Tắc Ứng Xử Trong Doanh Nghiệp

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp vẫn luôn là lý do khiến nhiều người phải kinh ngạc và ngưỡng mộ trước sự đứng vững và thành công lâu dài của một số doanh nghiệp. Vậy bộ quy tắc này được xây dựng như thế nào? Những nguyên tắc để xây dựng nó được triển khai ra sao? Các bạn hãy cùng FASTDO khám phá ngay sau đây nhé!

1. Các quy tắc ứng xử trong công ty là gì?

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, trong tiếng Anh được gọi là Codes of Conduct – COC, là những quy tắc, nguyên tắc, chuẩn mực hành vi trong môi trường doanh nghiệp. Các quy định này nhằm định hướng nhân viên, thiết lập các tiêu chí về những hành vi trong tổ chức mà nhân viên cần tôn trọng và vận dụng.

Các quy tắc này thể hiện các giá trị đặc trưng, hiện thực hóa sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức/doanh nghiệp. Các chuẩn mực hành vi đó được biên soạn thành một tài liệu chính thức với tên gọi là Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp. Bộ quy tắc này giúp nhân viên cũng như các nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng, phù hợp với mục tiêu của tổ chức và là cơ sở để đánh giá nhân viên.

2. Tầm quan trọng của bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Khi bạn đã bước vào doanh nghiệp thì việc học hỏi, tìm hiểu về bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp chính là điều đầu tiên bạn cần có.

Tại sao lại nói như vậy? Vì bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều xem quy tắc ứng xử trong công ty là cốt lõi, là linh hồn của doanh nghiệp.

Bộ quy tắc ứng xử tốt sẽ là kim chỉ nam cho doanh nghiệp đó. Cụ thể nó sẽ chỉ ra sứ mệnh, tầm nhìn, nguyên tắc của tổ chức, đồng thời quản lý con người bằng các quy tắc đạo đức hay chuẩn mực văn hóa.

Vì những lợi ích tuyệt vời sau, khi nói đến vấn đề về khuôn khổ đạo đức trong một công ty, sẽ thật thiếu sót nếu không nhắc đến các quy tắc ứng xử trong công ty:

• Là “người dẫn đường” cho văn hoá nội bộ: Một quy tắc ứng xử mang trong mình sứ mệnh hướng dẫn, hỗ trợ cho nhân viên để công việc hàng ngày của họ được thực hiện một cách tốt nhất.
• Giúp doanh nghiệp đảm bảo được kỷ luật một cách tốt nhất: Với bộ quy tắc ứng xử, tất cả thành viên trong công ty, bao gồm cả hội đồng quản trị và người lãnh đạo phải tuyệt đối tuân theo quy tắc, không trốn tránh cũng như phải giải thích được một cách tường tận về lỗi lầm hay sự thiếu sót của họ trong công việc. Điều này cũng góp phần giữ cho công ty được minh bạch, tránh vi phạm pháp luật.
• Tạo nên thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp: Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp như một nhân chứng, đại diện cho công ty về những gì công ty đã chịu trách nhiệm và bảo đảm với các tiêu chuẩn xã hội và hành vi đạo đức đúng mực. Đây cũng chính là điều cốt lõi để góp phần xây dựng danh tiếng và sự uy tín của công ty lâu dài sau này.
• Là “chất xúc tác” gắn kết thành viên trong doanh nghiệp: Bộ quy tắc ứng xử cũng chính là điểm tựa của nhân viên, khơi dậy lòng trung thành và làm việc tích cực. Chính vì thế, không chỉ là giải pháp của một cá nhân khi làm việc trong doanh nghiệp, bộ quy tắc ứng xử còn là liều thuốc cho một tập thể, xoa dịu giúp cho tập thể hoà đồng, đoàn kết mỗi khi xảy ra xung đột.
• Tạo sự yên tâm, tin tưởng cho khách hàng: Khi tiếp xúc với một doanh nghiệp có các quy tắc ứng xử trong công ty tốt thì trải nghiệm của khách hàng cũng được tốt hơn. Họ sẽ muốn tìm hiểu nhiều hơn về công ty, chính vì điều đó mà lòng tin tưởng của họ về công ty cũng sẽ được nâng cao hơn.
• Giúp tuân theo pháp luật, giảm thiểu rủi ro sai phạm: Những nơi có quy tắc ứng xử và tuân theo luật pháp, có thể giảm đáng kể nguy cơ vi phạm về tài chính, đặc biệt là về tham nhũng.

3. 8 bước xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Tuân thủ theo 8 bước sau, bạn chắc chắn sẽ tạo ra được một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp phù hợp nhất với tổ chức của mình:

• Bước 1: Xem xét về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp với các mục tiêu kinh doanh và kỳ vọng về giá trị đạo đức
• Bước 2: Tham khảo, nghiên cứu về các bộ quy tắc ứng xử của những doanh nghiệp có nét tương đồng về quy mô, cách thức hoạt động trong lĩnh vực của bạn
• Bước 3: Xem xét các chính sách hiện thời, trong quá khứ, đặc biệt là các tình huống khó xử đã xảy ra trước đây và bất kì tiền lệ nào mà tổ chức đã đặt ra.
• Bước 4: Thống nhất ý kiến của các lãnh đạo doanh nghiệp, đặc biệt là những người đứng đầu các phòng, ban vì họ sẽ là người trực tiếp bị ảnh hưởng bởi bộ quy tắc ứng xử
• Bước 5: Cho ra bản thảo tạm thời bộ quy tắc, chia sẻ với các thành viên trong doanh nghiệp, lấy ý kiến và chỉnh sửa lần cuối trước khi xem xét về mặt pháp lý.
• Bước 6: Phân công giám sát, giao trách nhiệm cho cá nhân có khả năng và thẩm quyền, giải quyết khiếu nại; điều tra các vi phạm và đưa ra các biện pháp kỷ luật; đồng thời hướng dẫn khắc phục khi cần thiết.
• Bước 7: Bắt đầu triển khai bộ quy tắc ứng xử bằng cách tổ chức một sự kiện, thông báo và giải đáp các thắc mắc của nhân viên. Hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng cũng như các vấn đề đặc biệt lưu ý.
• Bước 8: Nhận xét, đánh giá, đo lường hiệu quả của bộ quy tắc bằng quan sát thực tiễn và khảo sát ý kiến thành viên. Luôn thay đổi, cải thiện không ngừng cùng các hệ thống hỗ trợ để thích ứng với thực tế và duy trì lâu dài.

4. Những nguyên tắc khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Để có được một bộ quy tắc ứng xử hoàn hảo cũng cần có những nguyên tắc nhất định. Bạn hãy cùng Fastdo tìm hiểu nhé!

4.1. Đảm bảo những nội dung cơ bản cần có

Trong bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp nên có những nội dung sau:

• Thông điệp từ lãnh đạo tổ chức về mục đích, cam kết của bộ quy tắc.
• Những giá trị về sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược của doanh nghiệp.
• Những nguyên tắc khi kinh doanh của doanh nghiệp.
• Những hành vi trong khuôn khổ được chấp nhận và không được chấp nhận trong tổ chức.
• Hướng giải quyết và hành động khi gặp tình huống rủi ro, tham nhũng.
• Quy trình tìm kiếm sự giúp đỡ, chỉ dẫn hay giải pháp; địa chỉ cụ thể để được tư vấn và hỗ trợ.
• Các hình thức tuyên dương cá nhân chấp hành tốt và kỷ luật cá nhân vi phạm.

4.2. Toàn bộ ban lãnh đạo cùng nhau xây dựng

Trong quá trình hình thành các quy tắc ứng xử trong công ty, hầu hết lãnh đạo của một doanh nghiệp đều thắc mắc rằng, có nên có nên hỏi ý kiến của tất cả nhân viên?

Câu trả lời sẽ là:

Một nhà lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm, có thời gian và năng lực tự mình viết một bộ quy tắc ứng xử không phải là điều gì sai. Tuy vậy, hầu hết công ty đều giao trọng trách này cho bộ phận nhân sự, điều này sẽ gây nên sự cản trở trong quá trình bộ quy tắc ứng xử hình thành và thống nhất.

Giải pháp tốt nhất được đề ra là: tất cả lãnh đạo của doanh nghiệp nên cùng nhau bàn bạc, thảo luận và thống nhất ý kiến với nhau. Điều đó vừa đảm bảo tính nhất quán, sự đồng tình trong việc xây dựng vừa đảm bảo được sự thống nhất ý kiến của những người lãnh đạo công ty.

4.3. Lấy sứ mệnh và giá trị cốt lõi làm tiền đề

Một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp chuẩn không chỉ dựa vào pháp luật mà còn dựa vào yếu tố sứ mệnh và giá trị cốt lõi của tổ chức.

Trước tiên, khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử, bạn nên tìm các yếu tố trong sứ mệnh doanh nghiệp, như:

• Mục đích của doanh nghiệp bạn là gì?
• Điểm tạo nên sự khác biệt cho doanh nghiệp của bạn?
• Bạn đối xử với các mối quan hệ như nhân viên, cổ đông, khách hàng,… ra sao?
• Điều gì khác quan trọng với tổ chức của bạn?

Sau khi xét các yếu tố sứ mệnh, tiếp theo đó, bạn nên xem lại các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp để chắc chắn rằng Bộ quy tắc sẽ thật sự phù hợp và duy trì lâu dài với thực tiễn. Những giá trị cốt lõi mà bạn nên xem xét là:

• Trách nhiệm phải giải trình: Thuộc về nhiệm vụ của cá nhân trong việc chịu hoàn toàn trách nhiệm trong hành động của mình.
• Quyền lợi của công dân: Đảm bảo các điều lệ, quy định của nhà nước, bao gồm cả sức khoẻ hoặc môi trường.
• Đức tính chính trực: Được sử dụng trong các mối quan hệ với nhân viên, khách hàng, chính quyền địa phương,…
• Đảm bảo tính công bằng, minh bạch: Được áp dụng trong tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp, từ các cam kết của doanh nghiệp đến việc cấm nhận quà tặng hay nhu cầu ưu tiên trong việc thanh toán của các nhà cung cấp.

4.4. Đảm bảo tính chặt chẽ

Không chỉ tạo ra chuẩn mực cư xử cho nhân viên, bộ quy tắc ứng xử còn là “người đại diện” tạo ra thương hiệu, hình ảnh cho doanh nghiệp. Chính vì điều đó mà nó cần có tính chặt chẽ cao.

4.5. Đảm bảo tính dễ hiểu

Các quy tắc ứng xử trong công ty là do sự thống nhất của lãnh đạo, các thành viên doanh nghiệp, nên sẽ không có sự bắt buộc cụ thể. Nhưng dù thế nào, bộ quy tắc ứng xử này cũng cần được dễ hiểu, dễ nắm bắt. Bạn có thể thử một vài cách sau:

• Nắm bắt, hướng đến các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
• Khi viết, nên ưu tiên những ngôn từ đơn giản, dễ hiểu.
• Sử dụng ngôn ngữ tích cực để truyền đạt đến nhân viên.
• Tránh tạo ra bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cùng với một loạt những hành vi cấm vi phạm.

5. 8 bộ quy tắc ứng xử phổ biến trong doanh nghiệp

Nắm bắt được 8 bộ quy tắc ứng xử dưới đây chính là một trong những lợi thế để giúp bạn đạt đến thành công.

5.1. Bộ quy tắc ứng xử đối với công việc

Bộ quy tắc ứng xử này bao gồm:

• Ứng xử trong quá trình thực hiện công việc.
• Ứng xử trong bảo mật dữ liệu và thông tin.
• Ứng xử trong việc dùng và bảo vệ tài sản.
• Ứng xử ở tại nơi làm việc.

5.2. Bộ quy tắc ứng xử đối với tổ chức

• Chào hỏi như thế nào?
• Cách giới thiệu và tự giới thiệu ra sao?
• Cách để bắt tay hay trao đổi, trò chuyện.
• Cách sử dụng danh thiếp cá nhân như thế nào?
• Biết được các nghi thức hội họp.
• Nắm vững được nghi thức hội đàm, ký kết, tổ chức tiệc chiêu đãi.

5.3. Bộ quy tắc ứng xử đối với khách hàng

• Chủ động tìm kiếm khách hàng để giới thiệu sản phẩm.
• Luôn chăm sóc tốt cho khách hàng.
• Chú ý đến sự hài lòng của khách hàng dành cho bạn.
• Học nghệ thuật lắng nghe, thấu hiểu tâm lý khách hàng.

5.4. Bộ quy tắc ứng xử đối với đồng nghiệp

• Khi gặp nhau, các nhân viên nên chào hỏi nhau như thế nào?
• Tin tưởng, chân thành hợp tác với đối phương, gắn bó với tập thể.
• Lắng nghe, tiếp thu những đóng góp ý kiến của đồng nghiệp.

5.5. Bộ quy tắc ứng xử đối với cấp trên/ cấp dưới

Nếu bạn là lãnh đạo

• Có trách nhiệm to lớn trong việc tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên làm việc.
• Biết lắng nghe, tiếp nhận ý kiến từ nhân viên.
• Cần có thái độ chuẩn mực, thân thiện với nhân viên.

Nếu bạn là nhân viên

• Nghiêm túc, lịch sự, chào hỏi khi gặp lãnh đạo.
• Nghiêm chỉnh chấp hành những ý kiến, chỉ đạo và biết tôn trọng ý kiến của cấp trên.
• Ngay thẳng, liêm chính, báo cáo với người ra quyết định khi phát hiện quyết định đó sai trái, ảnh hưởng lợi ích chung,…

5.6. Bộ quy tắc ứng xử đối với chính phủ, nền kinh tế, quốc gia

• Cách ứng xử với các bộ, ngành hoặc cơ quan chức năng.
• Cách ứng xử với cán bộ, công nhân viên của bộ, ngành hay các cơ quan chức năng.
• Cách ứng xử đối với nền kinh tế, quốc gia.

5.7. Bộ quy tắc ứng xử đối với việc thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp muốn kiếm lợi nhuận dài hạn thì thường hay áp dụng chiến lược này, cụ thể như: bảo vệ tài nguyên môi trường, đóng góp giúp ích cho cộng đồng, xã hội, bảo đảm an toàn và lợi ích cho người tiêu dùng,…

6. Cách áp dụng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp vào thực tiễn

Các bạn đã biết được những thông tin về bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp và chắc hẳn cũng có nhiều người đang thắc mắc về cách thức hoạt động cũng như cách áp dụng bộ quy tắc này. Sau đây chính là lời giải đáp dành cho điều ấy.

6.1. Đặt ra yêu cầu trong quá trình tuyển dụng

Trước khi bạn tuyển dụng nhân viên vào công ty của mình, hãy thử đặt ra một vài câu hỏi với nhân viên như: “Là một nhân viên của công ty, bạn nghĩ công ty nên đối đãi với khách hàng ra sao.

Dựa vào đó bạn có thể đánh giá được người này có thích hợp để làm việc trong doanh nghiệp của mình hay không.

6.2. Thông qua các hoạt động đào tạo

Một trong những cách đào tạo khá hiệu quá, đó là đặt nhân viên tròn một tình huống khó xử về đạo đức để xem họ ứng xử thế nào.

6.3. Thông qua việc củng cố hành vi đạo đức

Các công ty nên thường xuyên củng cố tầm quan trọng của ứng xử đối với doanh nghiệp. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể khuyến khích nhân viên phản hồi về bộ quy tắc hoặc về hành vi đạo đức nói chung.

6.4. Thường xuyên đo lường hiệu quả

Khi đã viết ra một bộ quy tắc, bạn nên thường xuyên sống và làm việc theo đó, những bài kiểm tra định kì, gặp gỡ, trao đổi hay hộp thư ẩn danh rất có thể là các công cụ giúp ích bạn trong việc đo lường đấy.

Trên đây là tất cả thông tin mà Fastdo muốn cung cấp cho bạn về bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp. Mong rằng những thông tin này có thể giúp ích cho bạn!

>>> TÌM HIỂU NGAY CÁC KIẾN THỨC HỮU ÍCH KHÁC:

• 12 Cách chuyển PDF sang Excel không bị lỗi định dạng
• 9 cách chuyển PDF sang Word nhanh chóng, không lỗi font chữ
• [REVIEW] Jira là gì? Tính năng và cách sử dụng phần mềm Jira từ A – Z
• 8 bước đơn giản để có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
• 13 kỹ năng quản lý dự án giúp bạn thành công trong công việc