Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ (tăng ca): mẫu đăng ký, duyệt và cách tính sang lương

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ giúp doanh nghiệp ghi lại giờ tăng ca có đăng ký, có duyệt và đủ dữ liệu để tính lương đúng.

Bài này đưa bản xem trước mẫu bảng chấm công làm thêm giờ (mô tả cột), mẫu phiếu đăng ký làm thêm giờ, quy trình duyệt, bảng theo dõi giới hạn giờ làm thêm và cách chuyển sang lương kèm ví dụ số.

1. Làm thêm giờ là gì và vì sao cần mẫu bảng chấm công làm thêm giờ riêng

Làm thêm giờ là làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động (Điều 107 khoản 1 Bộ luật Lao động 2019). Thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần (Điều 105 khoản 1).

Cần mẫu bảng chấm công làm thêm giờ riêng vì làm thêm giờ có ba đặc điểm khiến bảng công thường không đủ: phải có đồng ý trước, bị giới hạn theo ngày, tháng, năm, và trả lương theo hệ số cao hơn tuỳ loại ngày.

Nếu chỉ ghi “tăng ca 2 giờ” vào bảng công thường, sẽ không đủ dữ liệu để chứng minh đồng ý, kiểm giới hạn và tính tiền.

2. Quy định cần nắm trước khi dùng mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Theo Điều 107 khoản 2, người sử dụng lao động chỉ được yêu cầu làm thêm giờ khi đáp ứng đủ ba điều kiện:

1. Phải được sự đồng ý của người lao động.
2. Số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong một ngày; nếu áp dụng thời giờ làm việc theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và làm thêm không quá 12 giờ trong một ngày; và không quá 40 giờ trong một tháng.
3. Tổng số giờ làm thêm không quá 200 giờ trong một năm, trừ các trường hợp tại khoản 3 (một số ngành, nghề, công việc cụ thể được tối đa 300 giờ, khi đó phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh).

Nghị định 145/2020/NĐ-CP (hiệu lực 01/02/2021) hướng dẫn thêm: người sử dụng lao động phải được người lao động đồng ý về thời gian, địa điểm và công việc làm thêm (Điều 59), có mẫu thỏa thuận tại Phụ lục IV.

Khi làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết và ngày nghỉ hằng tuần, tổng số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong một ngày (Điều 60).

Trường hợp đặc biệt tại Điều 108 (như lệnh động viên, huy động bảo đảm quốc phòng, an ninh; phòng ngừa, khắc phục thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm) không áp dụng giới hạn giờ làm thêm. Doanh nghiệp cửa hàng, nhà hàng ít gặp, nên bài không đi sâu.

Một lưu ý về thời điểm: có thông tin về dự thảo nghị định sửa đổi Nghị định 145/2020/NĐ-CP được lấy ý kiến vào khoảng tháng 7/2026; đến ngày 18/10/2026 chưa ghi nhận văn bản sửa đổi nào đã được ban hành, nên các quy định làm thêm giờ trong bài vẫn theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.

3. Xem trước: phiếu đi kèm mẫu bảng chấm công làm thêm giờ (đăng ký trước khi làm)

⬇ Tải biểu mẫuTải về Excel (.xlsx)Tham gia Group Zalo Fastdo

Bấm “Tải biểu mẫu” để mở file (chế độ xem), sau đó chọn Tệp > Tải xuống hoặc Tạo bản sao để chỉnh sửa. Nhóm Zalo: trên điện thoại sẽ mở thẳng ứng dụng Zalo; trên máy tính Zalo yêu cầu đăng nhập (quét mã QR) trước khi vào nhóm.

Phiếu này đi kèm mẫu bảng chấm công làm thêm giờ, vừa là đề xuất của quản lý, vừa là bằng chứng nhân viên đã đồng ý. Phần xem trước nội dung mẫu:

Xem trước: PHIẾU ĐĂNG KÝ LÀM THÊM GIỜ

• Họ tên nhân viên: …….. Mã nhân viên: …….. Bộ phận/cửa hàng: ……..
• Ngày làm thêm: …….. Loại ngày: [ ] thường [ ] nghỉ hằng tuần [ ] lễ, tết
• Giờ bắt đầu: …….. Giờ kết thúc dự kiến: …….. Tổng số giờ dự kiến: ……..

… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)

Các mục còn lại của phiếu: địa điểm làm thêm; công việc làm thêm; lý do cần làm thêm; ô nhân viên xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý (ký tên hoặc xác nhận điện tử, ngày); quản lý trực tiếp đề xuất; người duyệt (duyệt hoặc không duyệt, lý do nếu không, ngày).

Ba mục “thời gian, địa điểm, công việc” bám đúng ba nội dung cần sự đồng ý theo Điều 59 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nếu doanh nghiệp dùng mẫu của Phụ lục IV thì thay bằng mẫu đó.

4. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ (mô tả cột)

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ tổng hợp cho một nhân viên trong tháng, ghi sau khi làm xong:

Cuối bảng cộng riêng ba loại: tổng giờ làm thêm ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ, và tổng giờ đêm. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ này nên liền mạch với mẫu bảng chấm công và bảng chấm công theo giờ để không phải nhập hai lần.

5. Quy trình duyệt với mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

1. Quản lý đề xuất, ghi phiếu đăng ký trước khi làm (trừ trường hợp khẩn cấp thì bổ sung phiếu ngay sau, kèm lý do).
2. Nhân viên đọc và xác nhận đồng ý về thời gian, địa điểm, công việc. Việc làm thêm chỉ được yêu cầu khi có sự đồng ý này (trừ trường hợp đặc biệt tại Điều 108).
3. Người có thẩm quyền duyệt, kiểm tra giờ làm thêm lũy kế của người đó so với giới hạn tháng, năm.
4. Làm thêm, ghi giờ thực tế bắt đầu và kết thúc.
5. Quản lý ca xác nhận số giờ thực tế vào cuối ca hoặc cuối ngày.
6. Cuối kỳ công, nhân sự đối chiếu phiếu với mẫu bảng chấm công làm thêm giờ và chuyển số giờ sang bảng lương.

6. Bổ sung vào mẫu bảng chấm công làm thêm giờ: bảng theo dõi giới hạn

Để không vượt giới hạn, mẫu bảng chấm công làm thêm giờ nên có thêm phần theo dõi luỹ kế cho từng người:

Ví dụ minh hoạ: nhân viên có luỹ kế tháng 36 giờ, nay đăng ký thêm 6 giờ cho một ngày cuối tháng. 36 + 6 = 42 giờ, vượt 40 giờ/tháng, nên người duyệt phải giảm giờ hoặc chuyển người khác.

7. Cách tính sang lương từ mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Quy định mức trả tại Điều 98 khoản 1 Bộ luật Lao động 2019: làm thêm giờ được trả ít nhất 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần, 300% vào ngày lễ, tết và ngày nghỉ có hưởng lương. Mức này tính trên đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm.

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 55), tiền lương giờ thực trả được xác định bằng tiền lương thực trả của công việc đang làm chia cho số giờ làm việc bình thường tương ứng, không kể giờ làm thêm, và không tính các khoản như tiền thưởng, tiền ăn giữa ca.

Nếu ngày lễ, tết trùng ngày nghỉ hằng tuần thì làm thêm được trả theo mức ngày lễ; nếu làm thêm vào ngày nghỉ bù thì áp mức ngày nghỉ hằng tuần.

Công thức đơn giản:
Tiền làm thêm = Lương giờ thực trả x hệ số (150% / 200% / 300%) x số giờ làm thêm

Làm thêm vào ban đêm có thêm phụ cấp ban đêm (ít nhất 30%) và 20% theo Điều 98 khoản 2, 3; công thức đầy đủ ở Điều 57 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, xem cách tính lương làm thêm giờ.

Ví dụ minh hoạ từ mẫu bảng chấm công làm thêm giờ (số giả định)

Nhân viên có lương thực trả 8.320.000 đồng/tháng, doanh nghiệp quy định số giờ làm việc bình thường là 208 giờ/tháng (26 ngày x 8 giờ, chỉ để minh hoạ; cách chia của doanh nghiệp cần ghi trong quy chế lương).

• Lương giờ thực trả = 8.320.000 / 208 = 40.000 đồng/giờ.
• Ngày thường làm thêm 2 giờ: 40.000 x 150% x 2 = 120.000 đồng.
• Ngày nghỉ hằng tuần làm thêm 4 giờ: 40.000 x 200% x 4 = 320.000 đồng.
• Ngày lễ làm thêm 8 giờ: 40.000 x 300% x 8 = 960.000 đồng.
• Tổng tiền làm thêm trong tháng: 120.000 + 320.000 + 960.000 = 1.400.000 đồng.

Với người hưởng lương tháng làm thêm vào ngày lễ, kế toán nên đối chiếu Điều 98 Bộ luật Lao động và Điều 55 Nghị định 145/2020/NĐ-CP để biết cách tính mức 300% so với tiền lương của ngày lễ được nghỉ hưởng nguyên lương trước khi chi trả.

Theo Điều 98 khoản 1, mức ít nhất 300% vào ngày lễ, tết chưa tính tiền lương của ngày lễ đối với người hưởng lương ngày. Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.

Về thuế thu nhập cá nhân đối với tiền làm thêm giờ, bài không bàn; kế toán nên hỏi cơ quan thuế.

8. Lỗi thường gặp khi dùng mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

• Làm thêm không có phiếu: khó chứng minh nhân viên đã đồng ý.
• Ghi giờ làm thêm tròn số cho tiện: nên có quy tắc làm tròn công bố rõ (ví dụ làm tròn theo mốc 15 hoặc 30 phút) và áp dụng như nhau cho mọi người.
• Không tách loại ngày: tính nhầm hệ số.
• Không theo dõi luỹ kế: vượt giới hạn mà không biết.
• Trả “quy đổi nghỉ bù” thay tiền mà không có thoả thuận: dễ tranh chấp. Nếu muốn dùng nghỉ bù thay tiền, nên có thoả thuận rõ và hỏi chuyên gia pháp lý.
• Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ tách rời bảng công chính: dễ lệch giờ.

Nhận file đầy đủ. Bài này đưa bản xem trước để bạn hình dung mẫu bảng chấm công làm thêm giờ. Muốn có file mẫu đầy đủ ở định dạng sửa được, bạn tải ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên; Group Zalo Fastdo (https://zalo.me/g/jmjuwh666) là nơi hỏi thêm cách dùng.

9. Câu hỏi thường gặp

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ có bắt buộc kèm phiếu đăng ký không?

Luật yêu cầu phải có sự đồng ý của người lao động (Điều 107 khoản 2) về thời gian, địa điểm, công việc (Điều 59 Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Dùng phiếu để lưu lại sự đồng ý đó là cách làm hợp lý và an toàn, nhưng hình thức cụ thể doanh nghiệp nên hỏi chuyên gia pháp lý.

Làm thêm bao nhiêu giờ một tháng là tối đa?

Theo Điều 107 khoản 2, không quá 40 giờ trong một tháng và không quá 200 giờ trong một năm, trừ một số trường hợp được tối đa 300 giờ/năm ở khoản 3.

Nhân viên part-time có tính làm thêm giờ không?

Phụ thuộc thời giờ làm việc đã thoả thuận. Làm thêm giờ là phần vượt thời giờ làm việc bình thường theo quy định, thoả ước hoặc nội quy; với lao động không trọn thời gian cần xác định đúng “giờ bình thường” của họ, nên ghi rõ trong hợp đồng và hỏi chuyên gia pháp lý khi tính.

Có thể làm mẫu bảng chấm công làm thêm giờ bằng Excel không?

Có, với số người ít. Cần khoá công thức, lưu phiếu duyệt kèm theo và có cách theo dõi luỹ kế. Khi số người nhiều hoặc nhiều chi nhánh, dùng công cụ tự tổng hợp sẽ giảm sai sót.

Giờ làm thêm tính từ lúc nào?

Tính từ khi kết thúc ca làm việc bình thường (hoặc từ giờ bắt đầu nếu là ngày nghỉ) đến giờ kết thúc thực tế đã được duyệt. Quy tắc làm tròn và khoảng nghỉ nên ghi trong quy chế chấm công, xem mẫu quy chế chấm công.

10. Fastdo hỗ trợ ghi nhận và tổng hợp giờ làm thêm

fCheckin của Fastdo chấm công bằng Wifi hoặc GPS trên app điện thoại và web. Thay cho mẫu bảng chấm công làm thêm giờ làm tay, theo trang sản phẩm, phần mềm thiết lập được ca làm thêm, quản lý đơn từ với hạn mức theo ngày, tháng, năm và luồng duyệt, tự tổng hợp công vào bảng công, báo công bất thường, sửa công có lưu lịch sử và xuất Excel. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.

Nguồn tham khảo (truy cập 18/10/2026)

• Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14, hiệu lực 01/01/2021), Điều 98, 105, 106, 107, 108: https://dulieuphapluat.vn/van-ban/lao-dong/bo-luat-lao-dong-2019-45716 (trang tổng hợp, cần đối chiếu bản gốc)
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP (ban hành 14/12/2020, hiệu lực 01/02/2021), Điều 55, 56, 57, 59, 60: https://www.vcci.com.vn/legal-document/nghi-dinh-1452020nd-cp-huong-dan-bo-luat-lao-dong-ve-dieu-kien-lao-dong-va-quan-he-lao-dong
• Thông tin dự thảo sửa đổi Nghị định 145/2020/NĐ-CP (2026): https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/duthaovbpl/2026/Thang7/1.totrinhnd145.pdf (chưa đọc trực tiếp, chỉ thấy trong kết quả tìm kiếm)
• Trang sản phẩm fCheckin: https://fastdo.vn/bo-phan-mem-cham-cong-fcheckin/