Hướng dẫn chi tiết cách viết OKRs hiệu quả cho người mới

Trong những năm gần đây, các khung thực thi chiến lược đã trở nên quan trọng hơn trong các Doanh nghiệp. Đặc biệt khi có một làn sóng dịch chuyển trên toàn cầu chuyển sang làm việc hoàn toàn từ xa hoặc làm việc theo mô hình hỗn hợp, điều quan trọng là các công ty phải có một phương pháp quản trị để biến chiến lược của họ thành các bước hành động cụ thể.

OKRs là một trong những khung quản trị như vậy. Các công ty hàng đầu trong ngành như Google, Netflix, Spotify và Amazon sử dụng OKRs để thiết lập mục tiêu với độ chính xác cao.

Trong bài viết này hãy cùng FASTDO tìm hiểu cách viết OKRs hiệu quả cho người mới bắt đầu.

1. OKRs là gì? Đâu là cách viết OKRs hiệu quả cho người mới bắt đầu?

Như bạn có thể đã biết, cấu trúc của OKRs sẽ gồm một mục tiêu O mang tính định tính và đầy tham vọng, ứng với O là 3-5 KRs mang tính định lượng giúp xác định sự thành công của tuyên bố mục tiêu.

Lý thuyết cấu trúc viết OKRs khá đơn giản và ai cũng có thể hiểu nhưng việc lên một OKRs tuyệt vời thì cần chú ý khá nhiều yếu tố. Trong bài viết này, FASTDO sẽ chia nhỏ quy trình để giúp bạn có được cái nhìn chi tiết cách viết OKRs hiệu quả cho người mới.

1.1 Mục tiêu (O)

Yếu tố quyết định OKRs đó có tham vọng và truyền cảm hứng cho tổ chức hay không đó chính là mục tiêu (O). O đặt ra phải nói rõ những gì bạn muốn đạt được. Lý tưởng nhất là câu nói này đầy tham vọng, ngắn gọn và dễ nhớ. Các tuyên bố OKRs đã đặt ra phải làm rõ ưu tiên hàng đầu của công ty, bộ phận, nhóm hoặc cá nhân trong một quý nhất định.

Lý tưởng nhất là các thành viên trong nhóm checkin OKRS hằng tuần và đưa ra các phương án cho tuần tiếp theo để đạt được OKRs của quý đó. Công việc checkin hàng tuần có thể được thực hiện trên phần mềm fOKRs của FASTDO.

Để viết một mục tiêu chất lượng, hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:

• Mục tiêu có truyền cảm hứng không?
• Mục tiêu có đơn giản và cụ thể không?
• Có sự phù hợp với các mục tiêu khác không?
• Mục tiêu có giới hạn thời gian không?
• Mục tiêu có thúc đẩy đội không?

Đảm bảo rằng bạn có thể trả lời tất cả các câu hỏi “có” trước khi hoàn thành mục tiêu của mình. Điều quan trọng là các mục tiêu của bạn phải đáp ứng các tiêu chí này để tận dụng tối đa khung OKRs.

Hãy nhớ rằng OKRs không dùng để đánh giá các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài của người thực thi. O (Objectives) là để thể hiện chiến lược của bạn và những mục tiêu ưu tiên hàng đầu của công ty trong một chu kỳ thường là một quý. Các KRs sẽ giúp bạn đo lường mức độ thành công của mục tiêu này, vì vậy không cần thêm KPI vào chính (O). Thay vào đó, hãy đảm bảo rằng O của bạn đề cập đến điều quan trọng nhất mà bạn phải tập trung vào trong quý.

Một O được viết kém sẽ mơ hồ và không có cảm hứng. Ví dụ: “Làm mới quy trình giới thiệu của sản phẩm cho khách hàng”. Về mặt kỹ thuật, đây là một mục tiêu, nhưng nó không có tham vọng. Bạn có thể viết lại O này với sự truyền cảm hứng thay đổi nó thành: “Mang đến trải nghiệm giới thiệu sản phẩm đầy đẳng cấp cho khách hàng ”.

>>> ĐỌC NGAY: Thiết lập mục tiêu OKRs hiệu quả cho người mới bắt đầu

1.2 KRs

Trong khi các O (Objectives) tương đối đơn giản, nhiều đội nhóm phải vật lộn để tạo ra một KRs tốt. Có một số người vẫn còn mơ hồ trong việc xác định giữa một KRs chất lượng tốt và KRs kém.

Để giúp làm sáng tỏ quá trình viết một KRs tuyệt vời, hãy xem xét bốn lớp kết quả then chốt sau:

• KRs của chỉ số sau (Lagging indicator key results)
• KRs của chỉ số trước (Leading indicator key results)
• KRs dựa trên hoạt động (Activity-based key results)
• KRs được ghép nối/cân bằng (Paired/Balancing key results)

>>> TÌM HIỂU NGAY: Mục tiêu SMART và Kết quả chính (KR) có giống nhau không?

2. Làm thế nào để tạo KRs tuyệt vời?

Đối với mỗi OKRs, không phải tất cả các lớp này đều cần được sử dụng nhưng nói chung, KRs của bạn sẽ là sự kết hợp của bốn lớp này.

2.1 KR chỉ số sau

Cách tốt nhất để đo lường tiến độ khách quan là có các KRs dựa trên KPI. KPI, hoặc các chỉ số hiệu suất chính, đưa ra các phép đo cụ thể về các KRs trong Doanh nghiệp của bạn. Nếu hoạt động kinh doanh là một chuyến đi trên đường, OKRs là điểm đến mà bạn đang lái xe đến và KPI là thông tin trên bảng điều khiển của ô tô – tốc độ, mức nhiên liệu, nhiệt độ động cơ của bạn– tất cả các chỉ số về cách ô tô của bạn hoạt động trên đường đi .

KPI khi được đo lường, đặt làm mục tiêu và đưa ra thời hạn sẽ trở thành kết quả quan trọng.

Các KRs của bạn cho một mục tiêu phải được loại trừ lẫn nhau và tổng thể. Vì vậy, nếu KRs của bạn hoàn thành 100% thì mục tiêu của bạn nhất thiết phải hoàn thành.

Thông thường, bạn sẽ có một số KPI đã được xác định ở cấp công ty. Khi bạn đi xuống toàn bộ tổ chức từ OKRs của công ty đến cấp hoạt động cao hơn, có thể khó khăn hơn để tìm ra KPI phù hợp. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ có thể tìm thấy một KPI sẽ giúp cho biết liệu bạn có đạt được mục tiêu của mình hay không.

Trong các phương pháp luận thực thi chiến lược khác, chẳng hạn như các Mục tiêu cực kỳ quan trọng (Phương pháp WIG), có khái niệm về chỉ số sau. Các chỉ số sau là các chỉ số đo lường sự thành công của mục tiêu một cách trực tiếp. Những điều này có thể khó đo lường và thường chỉ được đo lường đối với lớp trên cùng của một tổ chức.

Các kết quả quan trọng hàng đầu có hiệu quả cao trong việc giúp bạn xác định xem bạn đã đạt được mục tiêu hay chưa. Với các chỉ số sau bạn thường có sẵn KPI cơ bản mà bạn đã ghi lại cho nhiều quý.

Các chỉ số sau giúp đo lường sản xuất và hiệu suất một cách chính xác. Các KPI này cho biết liệu bạn có đạt được mục tiêu của mình hay không một cách rõ ràng, không rõ ràng. Mặc dù đây là những KPI cung cấp sự rõ ràng nhất, chúng có thể khó theo dõi trực tiếp và có thể có một số lượng hạn chế trong số này để được theo dõi trong một công ty.

Một ví dụ về chỉ số sau là số lần bán hàng đã đóng cửa trong vòng một tuần. Con số này không phải là thứ bạn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức của mình. Thay vào đó, bạn cần thực hiện các hoạt động hoặc nhiệm vụ khác sẽ ảnh hưởng đến con số này. Tuy nhiên, số lần bán hàng đã kết thúc là một chỉ số tuyệt vời về doanh thu của bạn và hiệu quả của các nhóm marketing và sales của bạn, đồng thời là một chỉ số vô giá cần có.

Tạo KRs từ các chỉ số này nên là bước đầu tiên của bạn khi viết OKRs mới.

>>> THAM KHẢO NGAY: KPI và OKR – So sánh sự khác biệt giữa hai chỉ tiêu đo lường

2.2 KR chỉ số trước

Trong khi đó, các chỉ số trước giúp chỉ ra cho các nhà lãnh đạo cách tạo ra kết quả mong muốn.

Ví dụ: Trong sales, bạn có thể muốn đạt được một mức doanh thu nhất định. Để đạt được số tiền đó, bạn tính toán rằng bạn sẽ cần có được 300 khách hàng tiềm năng mỗi tuần.

Số lượng doanh thu là một chỉ số sau. Đây là kết quả bạn muốn tạo ra. Số lượng khách hàng tiềm năng là chỉ số trước hoặc cách bạn đạt được kết quả bạn muốn.

Quy trình bán hàng từ “số lượng khách hàng tiềm năng” đến “doanh thu” có nhiều bước ở giữa. Một nhân viên bán hàng cần hoàn thành các bản trình diễn với khách hàng, viết đề xuất và thương lượng một thỏa thuận để đạt được doanh thu và doanh thu đã chốt. Vì vậy, số lượng khách hàng tiềm năng là một chỉ số trước, vì nó xuất hiện trước khi đóng cửa bán hàng đánh dấu doanh thu trong quy trình bán hàng.

Nếu bạn đo lường các chỉ số trước gần điểm kết thúc này hơn, chẳng hạn như số lượng đề xuất được viết hoặc số lượng giao dịch được thương lượng, bạn sẽ có KPI mạnh hơn có tác động trực tiếp hơn đến chỉ số tụt hậu mà bạn đang cố gắng đo lường. Ở các cấp thấp hơn của công ty, bạn có thể không có nhiều chỉ số sau để theo dõi các OKRs cấp phòng ban hoặc cấp đội nhóm. Tuy nhiên, bạn có thể sẽ xác định được các chỉ số trước.

Vì vậy, nếu bộ phận Bán hàng có mục tiêu được giao là Tăng trưởng doanh thu đáng kể, họ sẽ không sử dụng “Doanh thu” làm KPI. Thay vào đó, họ sẽ sử dụng các chỉ số trước nhất thiết sẽ ảnh hưởng đến doanh thu  chẳng hạn như tỷ lệ quay lại của khách hàng, tỷ lệ rời bỏ khách hàng.

Các KRs dựa trên các chỉ số trước nên được sử dụng khi các chỉ số sau không có ý nghĩa đối với các O (Objectives) đã cho hoặc nếu OKRs được đặt ở các cấp độ hoạt động thấp hơn, nhiều hơn của công ty.

2.3 KR dựa trên hoạt động

Và sau đó, bạn có KRs dựa trên hoạt động. Các hoạt động, hay kết quả đầu ra, là các nhiệm vụ và mục tiêu hữu hình mà nhân viên tạo ra với công việc hàng ngày của họ. Các công ty nên tránh sử dụng các hoạt động làm phương tiện đầu tiên để theo dõi các KRs. Tuy nhiên, ở cấp độ nhóm và cá nhân sẽ có ý nghĩa hơn nếu sử dụng KRs dựa trên hoạt động.

OKRs càng trở nên chi tiết, bạn càng có nhiều khả năng nhìn thấy các KRs dựa trên hoạt động. Khi bạn ủy thác các kết quả quan trọng cho một bộ phận, nhóm hoặc cá nhân, những kết quả quan trọng như thế này cuối cùng là cần thiết để giúp đạt được mục tiêu tổng thể.

Những KRs này có thể không nhất thiết phải được gắn với KPI. Không có gì lạ khi có các KRs dựa trên đầu ra được theo dõi cột mốc. Nói chung, loại kết quả quan trọng này sẽ được xử lý và đạt được bằng cách sử dụng con người, quy trình và công cụ.

2.4 KRs cân bằng hoặc các KRs được ghép nối

Khi bạn đã hoàn tất việc tạo các KRs bằng cách sử dụng các chỉ sau, chỉ số trước, cũng như KR dựa trên hoạt động, bạn có thể sử dụng loại KRs cuối cùng, chúng tôi sẽ gọi là kết quả cân bằng hoặc KRs được ghép nối.

Khi các công ty sử dụng loại kết quả quan trọng này nó thường liên quan đến hiệu quả. Tất cả các đội cần phải cân bằng cẩn thận giữa tốc độ và chất lượng, sản xuất càng nhanh càng tốt mà không phải hy sinh chất lượng của những gì họ đang sản xuất.

Những KRs này được sử dụng để đảm bảo rằng mọi người không đánh mất tầm quan trọng của chất lượng, điều này hoàn toàn có thể xảy ra khi các thành viên trong nhóm tập trung vào KPI và các kết quả hữu hình.

3. Có phải tất cả OKRs đều phải có loại cấu trúc này không?

Không phải tất cả OKRs đều tuân theo cấu trúc này mà chúng tôi đã trình bày ở trên. Các cấp khác nhau của công ty yêu cầu các loại kết quả quan trọng khác nhau để đo lường tiến độ và hoàn thành các mục tiêu. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, sự phân bố của các lớp kết quả quan trọng này khác nhau như thể hiện trong sơ đồ này:

Sự phân bổ của bốn lớp KRs này nhất thiết sẽ khác nhau trên ba lớp OKRs phổ biến nhất: cấp công ty, phòng ban và nhóm.

Ở cấp độ OKRs của công ty, bạn sẽ thấy hầu hết các chỉ số sau. Ngoài ra, đôi khi có một vài OKRs được ghép nối để giúp chia nhỏ mọi tầm nhìn đường hầm dành riêng cho KPI mà nhóm của bạn có thể có. Điều này không có nghĩa là cấp công ty không bao giờ sử dụng các chỉ số trước để tạo ra kết quả quan trọng, tuy nhiên loại kết quả quan trọng này nên được sử dụng một cách tiết kiệm ở cấp độ này của tổ chức.

Ví dụ: Hãy xem OKRs về tăng doanh thu trên phần mềm fOKRs của FASTDO

• KR 1: Tăng doanh thu sản phẩm lên 10 tỷ đồng
• KR 2: Tăng doanh thu triển khai lên 7 tỷ đồng
• KR 3: Tăng doanh thu mở rộng lên 8 tỷ đồng

Các KRs một, hai và ba đều là các chỉ số sau. Các mục tiêu này trực tiếp đo lường mức độ thành công của mục tiêu vì chúng đang theo dõi doanh thu.

• KR 4: Duy trì tỷ lệ gia hạn ở mức 97%

Trong khi đó, kết quả quan trọng thứ tư để duy trì tỷ lệ gia hạn ở mức 97% trở lên là kết quả quan trọng cân bằng sẽ giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng dịch vụ của mình.

Chúng ta hãy xem xét một OKRs cho bộ phận Marketing trên phần mềm fOKRs của FASTDO.

• KR 1: Có được ít nhất 500 khách hàng tiềm năng mỗi tuần

KRs đầu tiên đối với OKRs bộ phận Marketing này là một chỉ số sau. Tuy nhiên, nếu kết quả quan trọng này xuất hiện ở cấp công ty, chẳng hạn, nó sẽ là một chỉ số trước. Điều này là do khách hàng tiềm năng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tạo ra doanh thu. Nếu một Doanh nghiệp không có được 500 khách hàng tiềm năng mỗi tuần, thì Doanh nghiệp đó sẽ không thể đạt được mục tiêu doanh thu.

Tuy nhiên, ngay cả khi họ đạt được mục tiêu dẫn đầu, thì vẫn còn lâu mới là điều chắc chắn – vẫn còn nhiều thành phần hơn trong quy trình bán hàng đi trước doanh thu. Có được khách hàng tiềm năng chất lượng mỗi tuần chỉ là một thành phần để đạt được mục tiêu thành công.

• KR 2: Duy trì chất lượng lead đổ về trên 50%

Kết quả quan trọng thứ hai để duy trì chất lượng chì trên 50% là một kết quả quan trọng cân bằng, điều quan trọng là phải có ở mức này, mặc dù không phổ biến lắm.

• KR 3: Sáng tạo 100 content trên Website

Kết quả quan trọng thứ ba, để sản xuất và triển khai nội dung là KRs dựa trên hoạt động, vì nội dung sẽ giúp tạo ra khách hàng tiềm năng.

• KR 4: Tăng CTR cho email lên 15%

Cuối cùng, KRs 4 là các chỉ số trước, vì các KPI này sẽ tác động đến việc tạo ra các khách hàng tiềm năng, nhưng không trực tiếp đo lường các khách hàng tiềm năng.

Cuối cùng, ở cấp độ hoạt động bạn có thể có một vài KRs của chỉ số sau và một số KRs cân bằng, nhưng hầu hết bạn sẽ thấy KRs của chỉ số trước và KRs dựa trên hoạt động.

Khi bạn và nhóm của bạn viết OKRs cho công ty của mình, bạn sẽ muốn ghi nhớ bức tranh toàn cảnh hơn về tổ chức của mình và ưu tiên các mục tiêu cho phù hợp. KPI được sử dụng ở cấp công ty rất có thể sẽ không hoạt động đối với các kết quả quan trọng ở cấp bộ phận hoặc cá nhân.

Theo dõi chặt chẽ loại kết quả quan trọng mà nhóm của bạn đang viết và cách mỗi cấp của công ty truyền tải thông tin cho nhau, tất cả đều là một phần của việc có một chương trình OKRs mạnh mẽ. Cách viết OKRs hiệu quả cho người mới sẽ giúp bạn tối ưu trong quá trình lên một OKRs tuyệt vời cho Doanh nghiệp.

Giống như bất kỳ kỹ năng nào, việc viết ra các KRs tuyệt vời sẽ trở nên dễ dàng hơn theo thời gian. Là một nhà lãnh đạo, bạn có thể đưa ra quan điểm để duy trì sự minh bạch hoàn toàn trong tổ chức của mình, cũng như đảm bảo nhóm của bạn có các công cụ cần thiết để viết và thực thi OKRs của họ.

fOKRs là phần mềm quản lý OKRs trực quan nhất trên thị trường, có thể giúp cung cấp cho nhóm của bạn các nguồn lực mà họ cần để viết và thực thi thành công các OKRs. Bạn có thể đăng ký bản demo của chúng tôi để tìm hiểu cách fOKRs có thể giúp bạn tập trung vào các ưu tiên, đo lường tiến trình và đạt được mục tiêu của mình.

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC: 

• Quy trình 7 bước để triển khai OKRs cho Doanh nghiệp của bạn
• Tại sao các Startup nên sử dụng OKRs?