Đăng ký người phụ thuộc online là việc người nộp thuế gửi thông tin người phụ thuộc cho cơ quan thuế qua kênh điện tử để được giảm trừ gia cảnh.
Có hai cách: tự đăng ký hoặc ủy quyền cho nơi chi trả thu nhập đăng ký thay.
Bài này hướng dẫn từng bước hai cách đăng ký, hồ sơ cần chuẩn bị, thời hạn đăng ký năm 2026 và các lỗi thường gặp.
1. Ai phải đăng ký người phụ thuộc và đăng ký ở đâu?
Người nộp thuế muốn giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc phải đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế. Khoản giảm trừ cho bản thân thì không cần đăng ký.
Khoản 5 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) quy định người nộp thuế tự đăng ký số lượng người phụ thuộc kèm giấy tờ hợp pháp và chịu trách nhiệm về tính chính xác.
Việc đăng ký thực hiện theo pháp luật quản lý thuế.
Thông tư 90/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026) hướng dẫn đăng ký thuế và có các mẫu tờ khai cho người phụ thuộc.
Hồ sơ điện tử nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế (Thông tư 90/2026/TT-BTC).
Trước khi đăng ký, hãy chắc người đó đủ điều kiện, xem bài người phụ thuộc là gì.
2. Các cách đăng ký người phụ thuộc online
Có hai hướng chính là tự đăng ký và đăng ký qua đơn vị chi trả thu nhập. Bảng dưới so sánh để chọn cách phù hợp.
| Cách đăng ký | Dùng khi | Mẫu tờ khai | Nơi nộp |
|---|---|---|---|
| Tự đăng ký online | Người lao động có tài khoản thuế điện tử cá nhân | 20-ĐKT | Cổng thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn), Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia |
| Đăng ký qua công ty (ủy quyền) | Công ty khai tổng hợp cho nhiều nhân viên | 20-ĐKT-TH, kèm văn bản ủy quyền 41/UQ-ĐKT | Công ty nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty |
| Nộp trực tiếp hoặc bưu chính | Chưa dùng được kênh điện tử | 20-ĐKT | Cơ quan thuế |
| Bổ sung cho người phải trực tiếp nuôi dưỡng | Nhóm người khác không nơi nương tựa | Kèm bảng kê 07/XN-NPT-TNCN | Nộp cùng tờ khai |
Từ 01/7/2026, mẫu 20-ĐKT và 20-ĐKT-TH thay cho mẫu cũ 20-ĐK-TCT và 20-ĐK-TH-TCT của Thông tư 86/2024/TT-BTC. Hãy chọn đúng tờ khai theo hướng dẫn hiện hành trên cổng.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
3. Cách tự đăng ký người phụ thuộc online: 6 bước
Tự đăng ký online phù hợp với người đã có tài khoản thuế điện tử cá nhân. Tên menu có thể thay đổi theo từng thời điểm cập nhật cổng.
- Chuẩn bị giấy tờ và số định danh. Có sẵn số định danh của bạn và của người phụ thuộc, cùng giấy tờ chứng minh quan hệ (xem mục 5).
- Đăng nhập cổng thuế điện tử. Vào thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử cá nhân.
- Vào mục đăng ký thuế. Chọn kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế, rồi chọn tờ khai 20-ĐKT dành cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Nhập thông tin người phụ thuộc. Điền họ tên, ngày sinh, số định danh, quan hệ và tháng bắt đầu tính giảm trừ.
- Đính kèm hồ sơ và nộp. Bấm hoàn thành kê khai, đính kèm bản điện tử giấy tờ nếu hệ thống yêu cầu, rồi nộp.
- Theo dõi kết quả. Tra cứu trạng thái hồ sơ trong mục tra cứu hồ sơ đăng ký thuế và lưu thông báo của cơ quan thuế.
Hồ sơ điện tử không đủ điều kiện tiếp nhận thì cơ quan thuế thông báo trong 01 ngày làm việc kể từ khi hệ thống ghi nhận hồ sơ. Hồ sơ hợp lệ được xử lý trong 02 hoặc 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, tùy loại (Điều 22, 24 Thông tư 90/2026/TT-BTC).
4. Doanh nghiệp đăng ký thay cho nhân viên: 6 bước
Đăng ký qua công ty giúp nhân viên không phải tự khai trên cổng. Công ty thu thập thông tin của nhiều người rồi nộp một tờ khai tổng hợp theo ủy quyền.
- Phát mẫu thu thập thông tin. Nhân viên điền thông tin người phụ thuộc, nộp giấy tờ và ký giấy ủy quyền 41/UQ-ĐKT.
- Kiểm tra từng hồ sơ. Nhân sự đối chiếu số định danh, quan hệ, nhóm điều kiện và thu nhập, theo bảng ở bài người phụ thuộc.
- Lập tờ khai tổng hợp. Công ty tổng hợp thông tin người phụ thuộc vào tờ khai 20-ĐKT-TH (thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào 05-ĐKT-TH), gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty.
- Nộp qua cổng. Nộp hồ sơ điện tử qua cổng thuế điện tử, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia. Nhân viên có thu nhập ở nhiều nơi chỉ ủy quyền đăng ký tại một nơi chi trả (Điều 21 Thông tư 90/2026/TT-BTC).
- Theo dõi kết quả. Kiểm tra trạng thái tiếp nhận và kết quả xử lý, thông báo lại cho nhân viên.
- Lưu hồ sơ. Tổ chức chi trả thu nhập phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ người phụ thuộc để phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán (khoản 8 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC).
Quy trình này nên có người phụ trách và thời hạn nội bộ rõ ràng. Xem thêm cách quản lý thông tin trong hồ sơ nhân sự và quản lý hồ sơ nhân sự.
5. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký người phụ thuộc
Hồ sơ gồm thông tin định danh và giấy tờ chứng minh quan hệ cùng điều kiện của người phụ thuộc. Cơ quan thuế ưu tiên khai thác dữ liệu quốc gia, người nộp thuế chỉ nộp giấy tờ khi không khai thác được.
| Thông tin hoặc giấy tờ | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| Số định danh của người nộp thuế | 12 số, trùng mã số thuế | Xem tra cứu mã số thuế cá nhân |
| Số định danh của người phụ thuộc | Dùng làm mã số thuế của người phụ thuộc | Nhập chính xác họ tên, ngày sinh |
| Giấy tờ quan hệ | Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, quyết định nuôi con nuôi | Tuỳ nhóm người phụ thuộc |
| Giấy tờ điều kiện | Thẻ sinh viên hoặc xác nhận đang học; giấy xác nhận khuyết tật; giấy tờ suy giảm khả năng lao động từ 81% | Chỉ cần với nhóm liên quan |
| Tháng bắt đầu tính giảm trừ | Tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng | Có thể để trống tháng kết thúc nếu chưa xác định |
| Bảng kê người phải trực tiếp nuôi dưỡng | Mẫu 07/XN-NPT-TNCN | Dành cho nhóm người khác không nơi nương tựa |
Danh mục giấy tờ chi tiết từng nhóm nằm ở Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, xem bảng đầy đủ trong bài người phụ thuộc là gì.
Nếu người phụ thuộc chưa có thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc chưa có mã số thuế, cơ quan thuế gửi thông báo (mẫu 40/TB-ĐKT) để bổ sung thông tin.
6. Thời hạn đăng ký người phụ thuộc năm 2026
Thời hạn đăng ký người phụ thuộc là trước ngày 31/12 của năm tính thuế. Với năm 2026, mốc này là 31/12/2026 theo điểm a khoản 2 Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
| Mốc thời gian | Nội dung | Căn cứ |
|---|---|---|
| Trước 31/12 của năm tính thuế | Đăng ký người phụ thuộc và nộp hồ sơ chứng minh | Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP |
| Các năm sau, nếu không có thay đổi | Đăng ký được áp dụng ổn định | Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP |
| Hồ sơ điện tử không đủ điều kiện tiếp nhận | Cơ quan thuế thông báo trong 01 ngày làm việc kể từ khi hệ thống ghi nhận | Điều 22 Thông tư 90/2026/TT-BTC |
| Hồ sơ giấy thiếu | Cơ quan thuế thông báo giải trình, bổ sung trong 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận | Điều 22 Thông tư 90/2026/TT-BTC |
| Hồ sơ đầy đủ | Cập nhật hoặc cấp thông báo trong 02 hoặc 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, tùy loại | Điều 22, 24 Thông tư 90/2026/TT-BTC |
Chưa tính giảm trừ trong năm thì có thể tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Khi có thay đổi, như người phụ thuộc ra khỏi diện hoặc có thêm người mới, cần cập nhật thông tin đăng ký.
Mỗi người phụ thuộc chỉ phải nộp hồ sơ chứng minh một lần; đổi nơi làm việc thì cung cấp lại hồ sơ cho đơn vị mới (khoản 4 Điều 23 Thông tư 90/2026/TT-BTC).
7. Lỗi thường gặp khi đăng ký người phụ thuộc online
Phần lớn lỗi đến từ sai thông tin định danh hoặc thiếu hồ sơ của nhóm đặc thù. Bảng dưới liệt kê lỗi và cách xử lý.
| Lỗi | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Sai số định danh hoặc họ tên | Nhập nhầm số, tên không khớp thẻ Căn cước | Đối chiếu thẻ Căn cước rồi sửa tờ khai |
| Người phụ thuộc chưa có dữ liệu dân cư | Chưa có thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư | Làm theo thông báo của cơ quan thuế, bổ sung thông tin |
| Một người được hai người nộp thuế đăng ký | Hai vợ chồng cùng khai một người | Thỏa thuận một người tính, điều chỉnh khi quyết toán |
| Thu nhập vượt mức quy định | Thu nhập bình quân tháng của người phụ thuộc quá 3 triệu đồng | Không đăng ký hoặc dừng tính giảm trừ |
| Thiếu giấy tờ nhóm đặc thù | Chưa có giấy tờ suy giảm khả năng lao động 81% | Bổ sung giấy tờ theo nhóm |
| Chọn sai mẫu tờ khai | Nhầm 20-ĐKT với tờ khai tổng hợp | Chọn đúng mẫu theo cách đăng ký |
Một lỗi khác là quên hạn 31/12. Doanh nghiệp nên đặt mốc nhắc việc đầu quý IV hằng năm. Chi tiết cách rà soát xem cách tính lương và quy đổi lương Net sang Gross khi dữ liệu người phụ thuộc thay đổi.
8. Câu hỏi thường gặp về đăng ký người phụ thuộc online
Đăng ký người phụ thuộc online ở đâu?
Đăng ký trên cổng thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công của cơ quan thuế. Cá nhân dùng tờ khai 20-ĐKT, công ty đăng ký thay dùng tờ khai tổng hợp 20-ĐKT-TH.
Có phải đăng ký người phụ thuộc hằng năm không?
Không bắt buộc nếu không có thay đổi. Theo Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, việc đăng ký được áp dụng ổn định cho các năm sau. Có thay đổi thì cập nhật.
Đăng ký người phụ thuộc mất bao lâu?
Hồ sơ không đủ điều kiện thì cơ quan thuế thông báo không tiếp nhận trong 01 ngày làm việc. Hồ sơ hợp lệ được xử lý trong 02 hoặc 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, tùy loại (Điều 22, 24 Thông tư 90/2026/TT-BTC).
Quên đăng ký trước 31/12 thì sao?
Nếu chưa tính giảm trừ trong năm, người nộp thuế có thể tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng (điểm a khoản 2 Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP). Nên hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán về cách điều chỉnh khi quyết toán.
Công ty có bắt buộc đăng ký thay cho nhân viên không?
Không. Khoản 5 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định người nộp thuế tự đăng ký và chịu trách nhiệm. Công ty chỉ đăng ký thay khi được ủy quyền và phải lưu hồ sơ phục vụ thanh tra, kiểm tra.
Người phụ thuộc chưa có số định danh thì đăng ký thế nào?
Cơ quan thuế sẽ thông báo (mẫu 40/TB-ĐKT) nếu người phụ thuộc chưa có thông tin dân cư hoặc mã số thuế. Hãy làm theo thông báo để bổ sung thông tin.
9. Fastdo hỗ trợ quản lý quy trình thu thập hồ sơ người phụ thuộc
fWorkflow của Fastdo cho phép thiết lập và quản lý quy trình tập trung trên một hệ thống, giao từng bước cho từng người và rút ngắn thời gian trình ký, phê duyệt theo trang sản phẩm. Doanh nghiệp có thể dùng để theo dõi từng bước thu thập, kiểm tra và nộp hồ sơ người phụ thuộc. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định 253/2026/NĐ-CP (toàn văn, Công báo số 402 ngày 16/7/2026; Điều 47, 48, 70): https://xdcs.cdnchinhphu.vn/446259493575335936/2026/7/13/253m-ndcp-signed-1783937347218325693981.pdf (truy cập 21/10/2026)
- Thông tư 87/2026/TT-BTC (toàn văn, Điều 3, 4), Công báo số 420: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/thong-tu-so-87-2026-tt-btc-470001.htm (truy cập 21/10/2026)
- Thông tư 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế (bản ký chính thức; Điều 21, 22, 23, 24): https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2026/7/90-btc.signed.pdf (truy cập 21/10/2026)
- Biểu mẫu đăng ký thuế theo Thông tư 90/2026/TT-BTC (20-ĐKT, 20-ĐKT-TH, 41/UQ-ĐKT, 07/XN-NPT-TNCN, 40/TB-ĐKT), đối chiếu: https://man.net.vn/bieu-mau-dang-ky-thue-thong-tu-90-2026-tt-btc/ (truy cập 21/10/2026)
- Cổng Pháp luật quốc gia, Quy định mới về thuế thu nhập cá nhân (08/07/2026): https://phapluat.gov.vn/tin-tuc/quy-dinh-moi-ve-thue-thu-nhap-ca-nhan (truy cập 21/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 21/10/2026)
