Giấy biên nhận tiền là văn bản do người nhận tiền ký, xác nhận đã nhận một khoản tiền từ người giao vào một ngày cụ thể và vì một lý do cụ thể.
Bài này giải thích khi nào cần lập, 8 thông tin phải có, quy trình 6 bước, cách phân biệt với phiếu thu và hoá đơn, kèm xem trước mẫu để doanh nghiệp nhỏ tự soạn.
1. Khi nào cần lập giấy biên nhận tiền?
Giấy biên nhận tiền nên được lập mỗi khi tiền đổi chủ mà chưa có chứng từ khác đi kèm. Người giao có bằng chứng đã trả, người nhận có bằng chứng đã nhận đúng số tiền.
Năm tình huống thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ và cửa hàng:
- Nhận tiền đặt cọc: khách cọc đơn hàng, đặt tiệc, đặt bàn số lượng lớn.
- Nhận tiền thanh toán từng đợt: thu theo tiến độ, thu một phần công nợ.
- Nhận hoàn trả tạm ứng hoặc khoản vay nội bộ: nhân viên trả lại tiền đã tạm ứng.
- Nhận tiền thuê, tiền cọc thuê: chủ nhà nhận tiền, hoặc ngược lại cửa hàng nhận tiền cọc từ bên thuê lại.
- Giao tiền mặt cho bên thứ ba: nhờ người khác nhận hộ tiền hàng, kèm giấy uỷ quyền.
Với khoản nhỏ, trả đủ, có hoá đơn hoặc phiếu thu thì không cần thêm biên nhận. Biên nhận hữu ích nhất khi tiền chưa có chứng từ nào khác.
2. Giấy biên nhận tiền cần có những thông tin nào?
Một giấy biên nhận tiền cần 8 nhóm thông tin để đứng được khi có tranh chấp. Thiếu một nhóm là nguồn gốc của hầu hết những cuộc cãi nhau về sau.
| STT | Thông tin | Ghi thế nào | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|---|
| 1 | Tiêu đề, địa danh, ngày lập | “Giấy biên nhận tiền”, ghi đủ ngày tháng năm | Xác định thời điểm nhận tiền |
| 2 | Người giao tiền | Họ tên, số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ, điện thoại | Xác định ai đã trả |
| 3 | Người nhận tiền | Họ tên, chức danh, đại diện cho ai | Xác định ai chịu trách nhiệm |
| 4 | Số tiền | Bằng số và bằng chữ, ghi đồng Việt Nam | Tránh sửa số, nhầm số 0 |
| 5 | Lý do nhận | Cọc đơn nào, trả đợt mấy của hợp đồng nào | Gắn khoản tiền với giao dịch |
| 6 | Hình thức giao | Tiền mặt hay chuyển khoản, kèm mã giao dịch | Dễ đối chiếu sao kê |
| 7 | Cam kết nếu có | Hoàn cọc khi nào, điều kiện mất cọc | Tránh hiểu khác nhau |
| 8 | Chữ ký, số bản | Hai bên ký, ghi rõ họ tên, mỗi bên giữ một bản | Có giá trị với cả hai phía |
Số tiền bằng chữ là chỗ cần đọc kỹ nhất. Nếu số và chữ lệch nhau, hai bên nên thống nhất ghi chú ngay trên giấy trước khi ký.
3. Quy trình lập giấy biên nhận tiền trong 6 bước
Quy trình lập biên nhận gồm đối chiếu, ghi, đọc lại, ký, giao bản và lưu hồ sơ. Làm đủ 6 bước chỉ mất vài phút.
- Đối chiếu giao dịch. Mở hợp đồng, đơn hàng hoặc đề nghị để xác nhận số tiền và lý do trước khi ghi.
- Điền đủ thông tin. Điền 8 nhóm ở mục 2, không để trống dòng nào, dòng không dùng thì gạch chéo.
- Đọc lại số tiền. Người nhận đọc to số tiền bằng chữ, người giao đối chiếu với tiền thực tế.
- Ký và ghi rõ họ tên. Hai bên ký cùng lúc, nếu người nhận ký thay thì kèm giấy uỷ quyền.
- Giao bản cho người giao. Mỗi bên giữ một bản có chữ ký gốc, hoặc chụp ảnh hai bản lưu chung.
- Lưu hồ sơ và ghi sổ. Đính biên nhận vào hợp đồng hoặc đơn hàng, kế toán ghi nhận khoản thu.
Khi khoản tiền được trả tiếp ở các đợt sau, mỗi đợt lập một biên nhận mới và ghi rõ đây là đợt thứ mấy, còn nợ bao nhiêu.
4. Ví dụ minh hoạ: nhận tiền cọc đặt tiệc
Ví dụ dưới đây là ví dụ minh hoạ với số giả định, cho thấy cách điền một biên nhận tiền cọc.
Quán ăn nhận đặt 20 bàn tiệc, giá trị dự kiến 40.000.000 đồng. Khách cọc 30%, quán lập biên nhận.
| Mục | Nội dung điền (ví dụ minh hoạ) |
|---|---|
| Ngày lập | 05/11/2026 |
| Người giao | Bà Nguyễn Thị A, khách đặt tiệc |
| Người nhận | Ông Trần Văn B, quản lý quán, đại diện cửa hàng |
| Số tiền | 12.000.000 đồng (Mười hai triệu đồng) |
| Lý do | Cọc 30% đơn đặt 20 bàn tiệc ngày 20/11/2026 |
| Hình thức | Tiền mặt |
| Cam kết | Cọc được trừ vào hoá đơn cuối; báo huỷ trước 7 ngày thì hoàn lại theo thoả thuận hai bên |
Tên người trong bảng chỉ để minh hoạ. Điều khoản hoàn cọc nên ghi đúng thỏa thuận thật giữa hai bên, không sao chép nguyên văn.
5. Giấy biên nhận tiền khác phiếu thu, hoá đơn, giấy vay nợ ra sao?
Biên nhận là chứng cứ giao nhận giữa hai bên, còn phiếu thu và hoá đơn là chứng từ của doanh nghiệp. Mỗi loại phục vụ một mục đích khác nhau.
| Loại giấy tờ | Dùng để | Ai lập | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Giấy biên nhận tiền | Xác nhận đã nhận một khoản tiền | Bên nhận tiền | Dùng được giữa cá nhân và doanh nghiệp |
| Phiếu thu | Chứng từ kế toán khi doanh nghiệp thu tiền | Kế toán doanh nghiệp | Gắn với sổ sách, xem bài phiếu chi để hiểu cặp phiếu thu, phiếu chi |
| Hoá đơn | Ghi nhận bán hàng, cung cấp dịch vụ | Bên bán | Theo quy định về hoá đơn của cơ quan thuế |
| Giấy vay nợ | Ghi nhận khoản vay phải hoàn trả | Bên vay | Có lãi suất, thời hạn trả, cam kết hoàn trả |
Nếu thực chất là khoản vay thì không nên chỉ viết “biên nhận”. Hãy ghi rõ thời hạn và cách hoàn trả, hoặc dùng giấy vay nợ.
Với doanh nghiệp, biên nhận không thay phiếu thu trong sổ kế toán. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập theo hệ thống chứng từ của chế độ kế toán hiện hành. Doanh nghiệp nên hỏi kế toán trước khi quyết định cách ghi nhận.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý, kế toán trước khi áp dụng.
6. Mẫu giấy biên nhận tiền (xem trước)
Mẫu giấy biên nhận tiền chia thành phần đầu, phần thông tin hai bên, phần số tiền và phần ký. Dưới đây chỉ xem trước các dòng đầu để biết cấu trúc.
Xem trước: Giấy biên nhận tiền
| Phần | Nội dung | Gợi ý điền |
|---|---|---|
| Quốc hiệu, tiêu đề | GIẤY BIÊN NHẬN TIỀN, địa danh, ngày lập | Ghi ngày giờ thực tế nhận tiền |
| Bên giao tiền | Họ tên, số giấy tờ, địa chỉ, điện thoại | Đối chiếu giấy tờ gốc |
| Bên nhận tiền | Họ tên, chức danh, đơn vị | Ghi đúng người đại diện |
| Số tiền | Bằng số, bằng chữ | Không tẩy xoá, viết liền chữ |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
File đầy đủ gồm bản viết tay (in sẵn khung điền), bản in có số thứ tự, mục lý do và cam kết hoàn cọc, bảng theo dõi các đợt thanh toán.
Mẫu chỉ mang tính tham khảo. Với khoản tiền lớn hoặc cam kết phức tạp, doanh nghiệp nên nhờ người có chuyên môn pháp lý rà soát.
7. Lỗi thường gặp khi lập giấy biên nhận tiền
Lỗi hay gặp nhất là biên nhận không nêu lý do nhận tiền. Khi đó, tờ giấy chỉ chứng minh có tiền đi qua, không chứng minh tiền đó dùng vào việc gì.
- Thiếu lý do hoặc thiếu căn cứ: chỉ ghi “đã nhận tiền” mà không nói thuộc đơn hàng nào.
- Số tiền ghi một chỗ: chỉ ghi số, không ghi chữ, dễ bị sửa.
- Một chữ ký duy nhất, không có số bản: hai bên không biết ai đang giữ bản gốc.
- Người ký không đúng thẩm quyền: nhân viên ký nhận thay chủ cửa hàng mà không có uỷ quyền, xem mẫu giấy uỷ quyền.
- Không ghi sổ: biên nhận nằm trong ngăn kéo, kế toán không biết có khoản thu.
- Dùng biên nhận cho khoản vay: không có thời hạn, lãi suất, cách hoàn trả.
Để quản lý khoản chi đi kèm, xem mẫu giấy đề nghị thanh toán và giấy đề nghị tạm ứng.
Nhận file đầy đủ
Muốn lấy file giấy biên nhận tiền đầy đủ ở định dạng sửa được, bạn tham gia Group Zalo của Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666 để nhận file. Tải về rồi chỉnh thông tin công ty là dùng được.
8. Câu hỏi thường gặp về giấy biên nhận tiền
Giấy biên nhận tiền viết tay có giá trị không?
Biên nhận viết tay vẫn là chứng cứ giao nhận nếu ghi đủ thông tin và có chữ ký hai bên. Nên viết bằng một loại mực, không tẩy xoá và ghi số tiền bằng chữ.
Giấy biên nhận tiền có cần công chứng không?
Với giao dịch thông thường, hai bên có thể tự lập và ký, không bắt buộc công chứng. Khoản tiền lớn hoặc gắn với tài sản có đăng ký thì nên hỏi người có chuyên môn pháp lý.
Giấy biên nhận tiền cọc nên ghi gì để tránh tranh chấp?
Ghi rõ số tiền cọc, giao dịch được cọc, thời hạn, và trường hợp hoàn hay mất cọc. Điều khoản hoàn cọc nên cụ thể, kèm ngày và hình thức hoàn trả.
Chuyển khoản có cần giấy biên nhận không?
Sao kê ngân hàng đã là bằng chứng chuyển tiền. Nếu muốn ghi rõ lý do và cam kết đi kèm, hai bên vẫn có thể lập biên nhận kèm mã giao dịch.
Doanh nghiệp có thể dùng giấy biên nhận thay phiếu thu không?
Không nên. Phiếu thu là chứng từ kế toán gắn với sổ sách của doanh nghiệp, còn biên nhận là văn bản giữa hai bên. Doanh nghiệp nên lập phiếu thu theo hướng dẫn của kế toán.
9. Fastdo hỗ trợ quản lý chứng từ và phê duyệt nội bộ
Fastdo là phần mềm quản lý doanh nghiệp. Với các khoản thu chi cần duyệt, fWorkflow cho phép dựng quy trình nhiều bước, giao việc theo từng người và tạo biểu mẫu ở mỗi bước, giúp giảm giấy tờ và rút ngắn thời gian trình ký, theo trang sản phẩm. Xem thêm tại fWorkflow. Bảng giá xem hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Thông tư 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, hiệu lực 01/01/2026 (nguồn tổng hợp đã đọc): https://asp.misa.vn/tt/kien-thuc/thong-tu-99-2025-tt-btc/ (truy cập 26/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 26/10/2026)
