Mẫu quy định chấm công tốt trả lời trước những câu nhân viên hay hỏi: chấm lúc nào, bằng gì, đi muộn tính thế nào, quên chấm xử lý ra sao, nhờ người khác chấm có được không.
Bài này đưa nội dung cần có của một quy chế chấm công, bản xem trước mẫu quy định chấm công theo từng điều, lưu ý pháp lý khi xử lý vi phạm và cách ban hành để quy chế có hiệu lực thực tế.
1. Mẫu quy định chấm công khác nội quy lao động thế nào
Nội quy lao động là văn bản bắt buộc theo luật, có phần về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc. Mẫu quy định chấm công, hay quy chế chấm công, là văn bản chi tiết hơn về một mảng cụ thể: cách ghi nhận thời gian làm việc.
Doanh nghiệp có thể để quy chế chấm công là phụ lục của nội quy, hoặc ban hành riêng nhưng phải thống nhất với nội quy.
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14, hiệu lực 01/01/2021), người sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản; nội quy gồm các nội dung như thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc.
Vì vậy phần giờ làm và chấm công nên được thể hiện nhất quán trong cả hai văn bản. Tham khảo thêm mẫu nội quy công ty ngắn gọn.
2. 10 nội dung cần có trong mẫu quy định chấm công
- Mục đích, phạm vi, đối tượng áp dụng.
- Giờ làm việc, ca và nghỉ giữa giờ.
- Hình thức chấm công và thiết bị.
- Quy tắc chấm công hằng ngày.
- Đi muộn, về sớm.
- Quên chấm công, lỗi kỹ thuật.
- Cấm chấm công hộ và gian lận.
- Đơn từ: nghỉ phép, đổi ca, bổ sung công, làm thêm giờ.
- Chốt công, khiếu nại, lưu trữ dữ liệu.
- Xử lý vi phạm và hiệu lực.
Trong mẫu quy định chấm công, các mục từ 3 đến 9 chính là những chỗ doanh nghiệp nhiều chi nhánh hay phát sinh tranh cãi, xem thêm chấm công cho chuỗi cửa hàng.
3. Xem trước: mẫu quy định chấm công (sửa số liệu theo doanh nghiệp)
Phần dưới đây là bản xem trước của mẫu quy định chấm công. Các con số trong mẫu là ví dụ minh hoạ, doanh nghiệp tự quyết theo đặc thù của mình, không phải mức bắt buộc của luật.
Xem trước: QUY CHẾ CHẤM CÔNG CỦA CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]
Điều 1. Phạm vi và đối tượng. Quy chế áp dụng cho toàn bộ người lao động của Công ty, kể cả nhân viên thử việc và làm việc không trọn thời gian, tại mọi địa điểm làm việc.
Điều 2. Giờ làm việc. Giờ làm việc bình thường của từng bộ phận/ca được quy định tại [phụ lục ca làm việc], không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. Thời gian nghỉ giữa giờ thực hiện theo [nội quy lao động].
Điều 3. Hình thức chấm công. Người lao động chấm công bằng [ứng dụng trên điện thoại/máy chấm công/hình thức khác] tại địa điểm làm việc được phân công. Mỗi người chỉ chấm công cho chính mình.
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
Cấu trúc các điều còn lại của mẫu quy định chấm công và cách điền:
- Điều 4. Quy tắc chấm công: chấm vào đầu ca, chấm ra cuối ca; ca gãy chấm cho từng khoảng làm; thời điểm chấm vào hợp lệ (ví dụ từ 15 phút trước giờ bắt đầu ca).
- Điều 5. Đi muộn, về sớm: định nghĩa đi muộn, về sớm; cách ghi nhận theo phút thực tế; ngưỡng số lần trong tháng không có lý do chính đáng (ví dụ 3 lần) để lập biên bản nhắc nhở.
- Điều 6. Quên chấm công, lỗi thiết bị: thời hạn nộp đơn bổ sung công (ví dụ 48 giờ), nội dung đơn, người xác nhận, xử lý khi quá hạn.
- Điều 7. Cấm chấm công hộ, gian lận: nêu rõ cả người nhờ và người chấm hộ đều bị xử lý theo Điều 10.
- Điều 8. Đơn từ: nghỉ phép, đổi ca, bổ sung công, làm thêm giờ qua kênh chính thức, có người duyệt theo phân cấp; làm thêm giờ chỉ khi người lao động đồng ý. Xem mẫu bảng chấm công làm thêm giờ.
- Điều 9. Chốt công, khiếu nại và dữ liệu: ngày chốt công hằng tháng, thời hạn xem bảng công và phản hồi, quy tắc ai được sửa công và phải ghi lại người sửa, thời điểm, lý do; mục đích sử dụng dữ liệu chấm công và vị trí, thông báo và đồng ý của người lao động theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Điều 10. Xử lý vi phạm: xử lý theo nội quy lao động và Bộ luật Lao động bằng hình thức luật cho phép, không phạt tiền hay cắt lương thay cho kỷ luật.
- Điều 11. Hiệu lực: ngày hiệu lực sau khi thông báo cho người lao động; ai quyết định sửa đổi, bổ sung.
4. Giải thích các điều dễ gây tranh cãi trong mẫu quy định chấm công
Mẫu quy định chấm công: đi muộn về sớm nên tính thế nào
Trong các điều luật đã đọc, không có quy định chung về “mức đi muộn bị xử lý thế nào”; đó là việc doanh nghiệp tự quy định trong nội quy và quy chế.
Một cách phổ biến là trừ giờ công thực tế theo số phút muộn, và coi nhiều lần vi phạm là căn cứ nhắc nhở hoặc kỷ luật.
Ví dụ minh hoạ: nhân viên đi muộn 20 phút, bảng công ghi giờ làm thực ít hơn 20 phút so với ca; nếu vượt 3 lần/tháng không có lý do thì bị lập biên bản.
Cho phép “ân hạn” vài phút
Nhiều nơi cho phép ân hạn vài phút do tắc đường hoặc thao tác. Nếu có ân hạn thì ghi rõ con số và áp dụng cho tất cả, không giao riêng cho từng quản lý quyết định.
Chấm công hộ trong mẫu quy định chấm công
Nên nêu rõ là vi phạm, kèm cơ chế phát hiện (công bất thường, chấm ngoài phạm vi, đối chiếu quản lý) và yêu cầu quản lý đối chiếu hằng tuần.
5. Lưu ý pháp lý khi viết mẫu quy định chấm công về xử lý vi phạm
Theo Bộ luật Lao động 2019:
- Hình thức xử lý kỷ luật lao động gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng, cách chức, sa thải (Điều 124).
- Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động; có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; không xử lý khi người lao động thuộc các trường hợp như đang ốm đau, nữ mang thai, nuôi con dưới 12 tháng tuổi (Điều 122, tóm lược).
- Thời hiệu xử lý kỷ luật là 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm (Điều 123); với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ là 12 tháng.
- Nghiêm cấm phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động, và không được xử lý kỷ luật về hành vi không được quy định trong nội quy lao động hoặc hợp đồng (Điều 127).
Hệ quả thực tế: mẫu quy định chấm công chỉ nên mô tả hành vi vi phạm (đi muộn, chấm hộ, gian lận) và nêu “xử lý theo nội quy lao động”, đồng thời bảo đảm các hành vi đó đã có trong nội quy hoặc hợp đồng.
Việc trừ giờ công cho đúng phần thời gian không làm việc là chuyện ghi nhận công, khác với phạt tiền; tuy nhiên ranh giới này nên được chuyên gia pháp lý rà soát.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
6. Cách ban hành mẫu quy định chấm công để có hiệu lực thực tế
- Soạn thảo mẫu quy định chấm công và tham khảo ý kiến quản lý các bộ phận, cửa hàng. Nếu có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, cần lấy ý kiến khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy (Điều 118).
- Đối chiếu nội quy lao động. Nếu mẫu quy định chấm công là một phần của nội quy và công ty từ 10 người lao động trở lên, thực hiện đăng ký nội quy với cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh trong 10 ngày kể từ ngày ban hành; nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhận hồ sơ đầy đủ (Điều 119 và Điều 121). Hồ sơ đăng ký gồm văn bản đề nghị đăng ký, bản nội quy, văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có tổ chức này) và các văn bản có quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất (nếu có) (Điều 120).
- Ban hành bằng văn bản do người có thẩm quyền ký.
- Thông báo và tập huấn: gửi cho toàn bộ nhân viên, tổ chức buổi hướng dẫn cho người quản lý, có xác nhận đã nhận.
- Chạy thử có thông báo một kỳ công trước khi áp dụng xử lý vi phạm.
- Rà soát định kỳ mỗi 6 đến 12 tháng.
7. Checklist kiểm tra mẫu quy định chấm công trước khi ban hành
- Có nêu rõ giờ, ca, nghỉ giữa giờ và khớp với nội quy.
- Có quy tắc cho ca gãy, ca đêm, part-time nếu doanh nghiệp có.
- Có thời hạn bổ sung công và người duyệt.
- Có điều cấm chấm hộ và nêu cách phát hiện.
- Không có hình thức phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật.
- Có điều khoản về dữ liệu cá nhân và vị trí nếu dùng định vị.
- Có lịch chốt công, thời hạn khiếu nại.
- Đã thông báo cho nhân viên và có bằng chứng.
Nhận file đầy đủ. Bài này đưa bản xem trước để bạn hình dung mẫu quy định chấm công. Muốn có file mẫu đầy đủ ở định dạng sửa được, bạn tải ở nút “Tải biểu mẫu” phía trên; Group Zalo Fastdo (https://zalo.me/g/jmjuwh666) là nơi hỏi thêm cách dùng.
8. Câu hỏi thường gặp
Công ty dưới 10 người có cần ban hành mẫu quy định chấm công không?
Luật bắt buộc nội quy lao động bằng văn bản với người sử dụng lao động từ 10 người trở lên (Điều 118). Công ty nhỏ hơn không bị bắt buộc theo điều này nhưng vẫn nên có quy định chấm công bằng văn bản để tránh hiểu lầm.
Có được phạt tiền nhân viên đi muộn không?
Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động. Doanh nghiệp nên xử lý theo các hình thức kỷ luật luật quy định và nội quy đã ban hành, đồng thời hỏi chuyên gia pháp lý về cách ghi nhận giờ công.
Mẫu quy định chấm công và nội quy lao động có cần đăng ký không?
Nội quy lao động của doanh nghiệp từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký (Điều 119, theo tóm lược). Quy chế chấm công nếu nằm trong nội quy thì đi cùng quy trình đăng ký đó. Xem chấm công là gì để hiểu các hình thức trước khi soạn.
Nhân viên quên chấm công liên tục thì làm gì?
Nhắc nhở và hướng dẫn trước, sau đó xử lý theo nội quy nếu tái phạm nhiều lần. Đồng thời kiểm tra có lỗi ở công cụ (vị trí, mạng) hay không.
Nên đưa mức xử lý cụ thể vào mẫu quy định chấm công hay chỉ ghi chung?
Nên ghi rõ hành vi và mức độ (ví dụ số lần trong tháng) rồi dẫn tới hình thức kỷ luật trong nội quy. Mức xử lý phải nằm trong các hình thức luật cho phép và đã được quy định trước.
9. Fastdo hỗ trợ áp dụng mẫu quy định chấm công
fCheckin của Fastdo chấm công bằng Wifi hoặc GPS trên app iOS, Android và web. Theo trang sản phẩm, phần mềm cho phép thiết lập nhiều địa điểm và nhiều loại ca, quản lý đơn từ, nghỉ phép với hạn mức và luồng duyệt, tự tổng hợp công, báo công bất thường, sửa công có lưu người sửa, thời điểm, lý do và xuất Excel. Các thiết lập này giúp những điều khoản trong quy chế được thực hiện nhất quán. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo (truy cập 18/10/2026)
- Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14, hiệu lực 01/01/2021), Điều 105, 118-124, 127: https://dulieuphapluat.vn/van-ban/lao-dong/bo-luat-lao-dong-2019-45716 (đã đối chiếu toàn văn tại https://caselaw.vn/van-ban-phap-luat/328489-bo-luat-lao-dong-so-45-2019-qh14-ngay-20-11-2019-cua-quoc-hoi và https://hethongphapluat.com/bo-luat-lao-dong-2019/dieu-119 ; …/dieu-120 ; …/dieu-118; các Điều 122-124, 127 chỉ được nhắc chung trong bài, không nêu số liệu)
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP: https://www.vcci.com.vn/legal-document/nghi-dinh-1452020nd-cp-huong-dan-bo-luat-lao-dong-ve-dieu-kien-lao-dong-va-quan-he-lao-dong
- Trang sản phẩm fCheckin: https://fastdo.vn/bo-phan-mem-cham-cong-fcheckin/
