Mẫu sơ yếu lý lịch là văn bản người lao động tự khai các thông tin cá nhân, học vấn, quá trình công tác và quan hệ gia đình để nộp cho nhà tuyển dụng.
Bài này giải thích khi nào sơ yếu lý lịch cần xác nhận, khi nào không, cách điền từng mục và cho xem trước cấu trúc mẫu dùng cho hồ sơ xin việc năm 2026.
1. Sơ yếu lý lịch có xác nhận và không xác nhận khác nhau thế nào?
Điểm khác duy nhất là phần xác nhận cuối văn bản. Dạng có xác nhận có chữ ký, dấu của nơi xác nhận; dạng không xác nhận chỉ có chữ ký của người khai.
| Tiêu chí | Có xác nhận | Không xác nhận |
|---|---|---|
| Ai xác nhận | Chính quyền địa phương nơi cư trú hoặc cơ quan, đơn vị đang làm việc | Không có, người khai tự ký |
| Thời gian chuẩn bị | Mất thêm thời gian đi xác nhận | Có thể nộp ngay |
| Độ tin cậy với nhà tuyển dụng | Cao hơn, có bên thứ ba xác nhận | Thấp hơn, dựa vào cam kết của người khai |
| Thường dùng khi | Nhận việc chính thức, hồ sơ cơ quan nhà nước, vị trí nhạy cảm | Nộp hồ sơ ban đầu, thử việc, vị trí phổ thông |
| Hiệu lực thông thường | Nhà tuyển dụng thường yêu cầu bản mới, trong vài tháng gần nhất | Nên ghi ngày khai gần thời điểm nộp |
Thời hạn “còn giá trị” do nhà tuyển dụng đặt, không có một con số chung cho mọi trường hợp. Bạn nên hỏi trước khi chuẩn bị.
2. Khi nào nhà tuyển dụng cần sơ yếu lý lịch có xác nhận?
Doanh nghiệp thường yêu cầu bản có xác nhận khi người lao động chuẩn bị nhận việc chính thức, vì lúc đó cần hồ sơ đầy đủ để lưu vào hồ sơ nhân sự.
Bạn có thể chia hồ sơ theo giai đoạn:
- Giai đoạn nộp hồ sơ. Thường chỉ cần CV và thông tin cơ bản; sơ yếu lý lịch không xác nhận là đủ.
- Giai đoạn nhận việc. Doanh nghiệp bổ sung bản có xác nhận cùng giấy tờ tùy thân, văn bằng, giấy khám sức khoẻ.
- Vị trí đặc thù. Kế toán, thủ quỹ, kho, bảo vệ hoặc vị trí quản lý tài sản thường được yêu cầu kỹ hơn.
Doanh nghiệp cần nêu rõ danh mục giấy tờ trong thư mời nhận việc, xem bài thư mời nhận việc và hồ sơ nhân sự gồm những gì.
Về pháp lý, Điều 16 khoản 2 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người lao động cung cấp thông tin trung thực về danh tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, kỹ năng nghề và tình trạng sức khoẻ khi nhà tuyển dụng yêu cầu.
Điều 17 khoản 1 cấm doanh nghiệp giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Vì vậy hồ sơ nên dùng bản sao hoặc bản đối chiếu.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
3. Sơ yếu lý lịch gồm những mục nào?
Một sơ yếu lý lịch xin việc thường có sáu nhóm thông tin, từ thông tin bản thân đến lời cam đoan. Doanh nghiệp có thể thêm bớt theo vị trí.
| Nhóm thông tin | Nội dung cần khai | Lưu ý khi điền |
|---|---|---|
| Thông tin bản thân | Họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, quê quán, nơi cư trú, số định danh | Ghi đúng như giấy tờ tùy thân |
| Học vấn | Trình độ văn hoá, chuyên môn, ngoại ngữ, tin học | Ghi tên trường, ngành, năm tốt nghiệp |
| Quá trình công tác | Từng nơi làm, vị trí, thời gian | Liệt kê liên tục, không để trống khoảng thời gian |
| Quan hệ gia đình | Họ tên, năm sinh, nghề nghiệp của người thân | Chỉ khai phạm vi biểu mẫu yêu cầu |
| Sức khoẻ, khen thưởng, kỷ luật | Tình trạng sức khoẻ, khen thưởng, kỷ luật nếu có | Khai thật, không né tránh |
| Cam đoan và xác nhận | Lời cam đoan, ngày ký, chữ ký, ô xác nhận | Ký đúng nơi quy định |
Số định danh và thông tin gia đình là dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp chỉ thu thập phần cần cho tuyển dụng và bảo quản cẩn thận.
4. Cách viết sơ yếu lý lịch xin việc: 6 bước
Viết sơ yếu lý lịch đúng cách gồm sáu bước, từ chuẩn bị giấy tờ đến ký tên. Làm theo thứ tự giúp tránh sai lệch giữa hồ sơ và giấy tờ gốc.
- Chuẩn bị giấy tờ gốc. Lấy căn cước, bằng cấp, sổ bảo hiểm, quyết định nghỉ việc nơi cũ để đối chiếu từng thông tin.
- Chọn đúng dạng mẫu. Hỏi nhà tuyển dụng cần dạng có xác nhận hay không xác nhận, tránh làm lại.
- Điền thông tin bản thân. Ghi họ tên in hoa có dấu, ngày sinh, nơi cư trú đúng như giấy tờ.
- Kê khai học vấn và quá trình công tác. Theo thứ tự thời gian, mỗi dòng một giai đoạn, ghi đủ tháng và năm.
- Đọc lại và cam đoan. Kiểm lại từng mục, ghi ngày khai gần thời điểm nộp rồi ký.
- Xác nhận (nếu cần). Mang bản đã ký đến nơi có thẩm quyền xác nhận theo hướng dẫn của đơn vị đó.
Nơi có thẩm quyền xác nhận có thể thay đổi theo tổ chức chính quyền địa phương. Bạn nên hỏi trực tiếp tại nơi cư trú trước khi đi.
5. Mẫu sơ yếu lý lịch xin việc (xem trước)
Mẫu sơ yếu lý lịch xin việc gồm một trang đầu thông tin bản thân và các trang sau cho học vấn, công tác, gia đình. Đoạn dưới chỉ xem trước phần đầu để biết cấu trúc.
Xem trước: Mẫu sơ yếu lý lịch xin việc
| Mục | Nội dung điền | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tiêu đề | SƠ YẾU LÝ LỊCH, kèm quốc hiệu và ảnh 4×6 | Ảnh chụp trong thời gian gần |
| 1. Họ và tên khai sinh | Viết in hoa có dấu | Đúng theo giấy khai sinh, căn cước |
| 2. Ngày sinh, giới tính | Ngày/tháng/năm, nam/nữ | Khớp giấy tờ tùy thân |
| 3. Nơi cư trú hiện nay | Số nhà, đường, phường/xã, tỉnh/thành | Ghi nơi ở thực tế và nơi đăng ký thường trú |
… (còn nhiều mục nữa trong file đầy đủ, tải ở nút bên dưới)
File đầy đủ gồm cả hai dạng: có ô xác nhận của chính quyền hoặc cơ quan, và dạng không xác nhận. Còn có bảng khai học vấn, quá trình công tác, quan hệ gia đình và lời cam đoan.
Mẫu chỉ mang tính tham khảo. Doanh nghiệp nên điều chỉnh theo vị trí tuyển dụng và quy định nội bộ về dữ liệu cá nhân.
6. Lỗi thường gặp khi điền sơ yếu lý lịch
Lỗi phổ biến nhất là thông tin không khớp giấy tờ và để trống khoảng thời gian làm việc. Những lỗi này làm nhà tuyển dụng nghi ngờ và có thể phải làm lại hồ sơ.
- Sai chính tả họ tên hoặc số giấy tờ. Không khớp căn cước, bằng cấp.
- Hở thời gian công tác. Không giải thích khoảng nghỉ giữa hai nơi làm.
- Khai quá trình công tác khác CV. Hai tài liệu nộp cùng nhau cần nhất quán.
- Quên ghi ngày khai. Nhà tuyển dụng không biết bản còn mới hay không.
- Xác nhận sai nơi. Nộp bản xác nhận của nơi không có thẩm quyền.
- Tẩy xoá. Dùng bút xoá hoặc sửa chồng chữ, nên in lại bản mới.
Với doanh nghiệp, nên kiểm tra chéo sơ yếu lý lịch với danh sách giấy tờ khi lập mẫu quản lý hồ sơ nhân viên và danh sách nhân viên Excel.
Nhận file đầy đủ
Muốn lấy file mẫu sơ yếu lý lịch đầy đủ ở định dạng sửa được, bạn tham gia Group Zalo Fastdo tại https://zalo.me/g/jmjuwh666. Sau khi nhận file, chỉnh theo thông tin của mình hoặc của công ty là dùng được.
7. Câu hỏi thường gặp về mẫu sơ yếu lý lịch
Sơ yếu lý lịch có bắt buộc phải xác nhận không?
Không có quy định chung buộc mọi hồ sơ xin việc phải có xác nhận. Nhà tuyển dụng tự quyết định theo vị trí và quy chế nội bộ. Bạn nên hỏi bộ phận nhân sự trước khi đi xác nhận.
Sơ yếu lý lịch xác nhận ở đâu?
Thường là chính quyền địa phương nơi cư trú hoặc cơ quan, đơn vị đang làm việc. Tổ chức chính quyền địa phương có thể thay đổi, nên hỏi trực tiếp tại nơi định xin xác nhận.
Sơ yếu lý lịch có thời hạn bao lâu?
Pháp luật không đặt một thời hạn chung cho sơ yếu lý lịch xin việc. Nhà tuyển dụng thường yêu cầu bản mới trong khoảng vài tháng gần nhất, bạn hỏi cụ thể từng nơi.
Sơ yếu lý lịch khác CV xin việc thế nào?
Sơ yếu lý lịch là văn bản khai theo mẫu, thiên về thông tin cá nhân và xác nhận. CV là tài liệu tự trình bày kinh nghiệm, kỹ năng, linh hoạt về hình thức. Nhiều nơi yêu cầu cả hai.
Nhà tuyển dụng có được giữ bản chính bằng cấp không?
Không. Điều 17 khoản 1 Bộ luật Lao động 2019 cấm doanh nghiệp giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Doanh nghiệp chỉ nên đối chiếu bản chính rồi lưu bản sao.
8. Fastdo hỗ trợ tiếp nhận và phê duyệt hồ sơ nhân sự
Fastdo là phần mềm quản lý doanh nghiệp. fWorkflow cho phép lập quy trình trình ký, phê duyệt nhiều bước và giảm giấy tờ, phù hợp để doanh nghiệp chuẩn hoá bước tiếp nhận và duyệt hồ sơ khi nhân viên mới nhận việc. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo (truy cập 26/10/2026)
- Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14, hiệu lực 01/01/2021), Điều 16, 17: https://caselaw.vn/van-ban-phap-luat/328489-bo-luat-lao-dong-so-45-2019-qh14-ngay-20-11-2019-cua-quoc-hoi (truy cập 26/10/2026)
- Trang sản phẩm fWorkflow: https://fastdo.vn/fworkflow/ (truy cập 26/10/2026)
