Cách gửi email hàng loạt phổ biến nhất là dùng mail merge: lập danh sách người nhận trong bảng tính, soạn một mẫu thư có trường thay đổi, rồi để phần mềm gửi từng thư riêng cho mỗi người. Cách khác là gửi theo nhóm bằng BCC hoặc dùng công cụ chuyên dụng.
Bài này so sánh bốn cách gửi email hàng loạt, hướng dẫn mail merge từ Excel, nêu hạn mức gửi của Gmail, cách tránh vào thư rác và các quy định cần lưu ý.
1. Gửi email hàng loạt khi nào và khác gì gửi thư thường?
Gửi email hàng loạt là gửi cùng một nội dung đến nhiều người nhận cùng lúc, thay vì soạn từng thư. Doanh nghiệp dùng khi thông báo lịch nghỉ lễ, gửi phiếu lương, mời họp hoặc thông tin chương trình cho khách hàng.
Có hai kiểu cần phân biệt:
- Cùng một nội dung cho tất cả: thông báo chung, người nhận không cần cá nhân hoá.
- Mỗi người một nội dung riêng: tên, số liệu hay file đính kèm khác nhau, ví dụ phiếu lương hoặc thư mời.
Kiểu thứ hai cần mail merge. Gửi chung kiểu thứ nhất cho nhiều người bằng ô “Đến” hoặc “Cc” sẽ lộ địa chỉ của mọi người cho nhau, gây rủi ro về quyền riêng tư. Dùng “Bcc” để ẩn danh sách, hoặc dùng mail merge để mỗi người nhận một thư riêng.
2. Bốn cách gửi email hàng loạt và khi nào dùng
Chọn cách gửi theo quy mô danh sách và mức cá nhân hoá. Bảng dưới đây giúp chọn nhanh.
| Cách gửi | Phù hợp khi | Điểm cần lưu ý | Độ phức tạp |
|---|---|---|---|
| Gửi BCC | Vài chục người, nội dung giống nhau | Dễ vượt hạn mức, không cá nhân hoá được | Thấp |
| Mail merge Word và Excel | Vài chục đến vài trăm người, cần chèn tên, số liệu | Cần cài thư gửi đi trên máy, soát kỹ danh sách | Trung bình |
| Mail merge trong Gmail | Doanh nghiệp dùng Google Workspace | Chỉ có ở một số gói, hạn mức 1.500 người nhận mỗi ngày | Thấp đến trung bình |
| Công cụ gửi thư chuyên dụng | Danh sách lớn, cần theo dõi tỷ lệ mở, hủy đăng ký | Phải thiết lập tên miền, tuân thủ quy định | Cao |
Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng mail merge rồi chuyển sang công cụ chuyên dụng khi danh sách tăng. Tổng quan các công cụ gửi thư tiếp thị xem phần mềm email marketing.
3. Cách gửi email hàng loạt bằng mail merge Excel và Word
Mail merge ghép một mẫu thư với từng dòng trong bảng tính để tạo ra thư riêng cho mỗi người. Phần giải thích khái niệm và thao tác chi tiết nằm trong bài mail merge là gì. Dưới đây là quy trình tóm tắt cho email:
- Chuẩn bị danh sách trong Excel. Mỗi cột là một thông tin (họ tên, email, nội dung riêng), dòng đầu là tiêu đề cột, mỗi dòng là một người nhận. Không để dòng trống giữa danh sách.
- Làm sạch dữ liệu. Xoá email trùng, sửa lỗi gõ sai, bỏ địa chỉ không còn dùng. Danh sách sạch giúp tránh thư trả về.
- Soạn mẫu thư trong Word. Viết nội dung chung, chừa chỗ cho thông tin thay đổi như tên người nhận.
- Kết nối danh sách và chèn trường. Vào Mailings, chọn Start Mail Merge > E-mail Messages, rồi Select Recipients để chọn tệp Excel và chèn các trường tương ứng với tiêu đề cột.
- Xem trước từng thư. Kiểm tra vài thư đầu, vài thư cuối và một thư có dữ liệu bất thường để chắc trường nào cũng hiển thị đúng.
- Gửi thử, rồi gửi chính thức. Gửi thử cho chính mình hoặc đồng nghiệp trước (chọn một dòng hoặc một khoảng dòng), sau đó chọn Finish & Merge > Send E-mail Messages, chọn cột email cho ô To và đặt tiêu đề thư rõ ràng.
Theo hướng dẫn của Microsoft, cách này cần một chương trình thư tương thích MAPI (như Outlook) đã cài đặt. Word gửi mỗi địa chỉ một thư riêng, không dùng được Cc hay Bcc và trên Windows không đính kèm được tệp.
Nếu thư không đi, kiểm tra phần thiết lập thư mặc định trước khi nghi ngờ nội dung.
4. Gửi email hàng loạt trong Gmail: hạn mức cần biết
Gmail có hạn mức gửi để chống lạm dụng, và hạn mức khác nhau giữa tài khoản cá nhân và tài khoản Google Workspace. Biết hạn mức trước khi gửi giúp tránh bị khoá gửi giữa chừng.
| Loại tài khoản | Hạn mức nêu trong trang trợ giúp của Google | Khi vượt hạn mức |
|---|---|---|
| Gmail cá nhân | Báo lỗi khi gửi hơn 500 người nhận trong một thư hoặc hơn 500 thư trong một ngày | Gửi lại được sau khoảng 1 đến 24 giờ |
| Google Workspace | 2.000 thư mỗi ngày; mail merge 1.500 người nhận mỗi ngày | Không gửi thư mới được trong tối đa 24 giờ |
| Google Workspace dùng thử | 500 thư mỗi ngày | Tương tự |
| Số người nhận mỗi thư (Workspace) | Tổng 2.000 người, tối đa 500 người bên ngoài | Không gửi được thư mới trong thời gian bị khoá |
Theo trang trợ giúp của Google, hạn mức mail merge và thư thường dùng chung quỹ gửi, nên gửi hàng loạt xong sẽ giảm số thư còn lại trong ngày. Google có thể thay đổi giới hạn mà không báo trước, nên hãy xem trang hiện hành trước khi lập kế hoạch gửi lớn.
Theo trang trợ giúp của Google, mail merge trong Gmail chỉ có ở các gói Workspace Individual, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard và Education Plus; tài khoản @gmail.com cá nhân không nằm trong danh sách.
Gửi quá nhiều thư một lúc còn làm tăng nguy cơ bị đánh dấu thư rác.
5. Cách để email hàng loạt không rơi vào thư rác
Email hàng loạt vào được hộp thư chính khi tên miền gửi được xác thực và người nhận ít báo cáo thư rác. Google nêu rõ các yêu cầu này cho người gửi tới Gmail.
Từ 01/02/2024, mọi người gửi đến tài khoản Gmail phải đáp ứng yêu cầu chung. Người gửi trên 5.000 thư mỗi ngày phải đáp ứng thêm yêu cầu riêng. Tóm tắt như sau:
| Nhóm người gửi | Yêu cầu chính theo Google |
|---|---|
| Tất cả người gửi | Thiết lập SPF hoặc DKIM; dùng TLS; giữ tỷ lệ thư rác báo cáo dưới 0,3% |
| Gửi trên 5.000 thư mỗi ngày | Có cả SPF và DKIM; thiết lập DMARC; tên miền trong ô Từ khớp SPF hoặc DKIM |
| Thư tiếp thị, thư đăng ký (áp dụng khi gửi trên 5.000 thư mỗi ngày) | Hỗ trợ hủy đăng ký một lần nhấp và có liên kết hủy đăng ký rõ ràng |
Ngoài yêu cầu kỹ thuật, ba thói quen giúp giảm rủi ro:
- Chỉ gửi cho người đã đồng ý hoặc có quan hệ thật với bạn, không mua danh sách địa chỉ.
- Ghi rõ người gửi và lý do nhận thư, tiêu đề đúng với nội dung.
- Xử lý nhanh yêu cầu ngừng nhận thư và xoá địa chỉ đó khỏi danh sách.
6. Quy định về thư rác và dữ liệu cá nhân khi gửi email hàng loạt
Gửi thư quảng cáo cho người chưa đồng ý có thể vi phạm quy định về thư điện tử rác. Nghị định 91/2020/NĐ-CP (ban hành 14/08/2020, hiệu lực 01/10/2020) quy định về chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác.
Theo Điều 11 khoản 2 của nghị định, người quảng cáo chỉ được gửi thư điện tử quảng cáo khi người dùng đã đồng ý trước về việc nhận quảng cáo.
Thư quảng cáo gửi khi chưa được đồng ý được coi là thư điện tử rác (Điều 3). Người quảng cáo còn phải lưu thông tin đăng ký nhận và yêu cầu từ chối ít nhất 01 năm (Điều 11 khoản 7).
Thư quảng cáo phải gắn nhãn [QC] hoặc [AD] ở đầu chủ đề (Điều 18), có thông tin người quảng cáo (Điều 19) và chức năng từ chối nhận thư (Điều 20). Đến 21/10/2026 nghị định này vẫn có hiệu lực;
Bộ Công an đã có dự thảo nghị định thay thế (tháng 9/2026) nhưng chưa ban hành. Mức xử phạt cụ thể nằm ở nghị định xử phạt vi phạm hành chính riêng nên bài không nêu số tiền.
Danh sách email gồm họ tên, địa chỉ và các thông tin khác là dữ liệu cá nhân.
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026, quy định quyền của chủ thể dữ liệu như được biết, đồng ý, từ chối hoặc rút lại sự đồng ý khi dữ liệu bị xử lý (Điều 4 khoản 1).
Nghị định 356/2025/NĐ-CP (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026) hướng dẫn chi tiết luật này.
Với doanh nghiệp, điều thực tế là: lưu bằng chứng người nhận đồng ý, cho phép hủy nhận dễ dàng, giới hạn người truy cập danh sách và không dùng danh sách vào mục đích khác với mục đích đã thông báo.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
7. Lưu ý bảo mật khi gửi email hàng loạt cho nhân viên
Email nội bộ có thể chứa lương, hợp đồng hoặc thông tin cá nhân, nên cần kiểm soát chặt hơn thư thông thường. Năm nguyên tắc sau giúp giảm sai sót:
- Dùng mail merge hoặc thư riêng cho thông tin cá nhân, không gửi chung một bảng chứa dữ liệu của mọi người.
- Kiểm tra cột “email” và cột nội dung khớp dòng trước khi gửi, vì lệch dòng sẽ gửi nhầm người.
- Dùng Bcc khi gửi nhóm để người nhận không thấy địa chỉ của nhau.
- Đặt mật khẩu cho tệp đính kèm nhạy cảm và gửi mật khẩu qua kênh khác.
- Gửi thử trước và phân công một người thứ hai soát danh sách.
Với phiếu lương, xem thêm mẫu phiếu lương. Thông báo chung toàn công ty xem truyền thông nội bộ là gì và cách quản lý Gmail hiệu quả.
8. Câu hỏi thường gặp về cách gửi email hàng loạt
Gửi mail hàng loạt có bị coi là spam không?
Không tự động là spam. Thư bị coi là rác khi gửi quảng cáo cho người chưa đồng ý hoặc khi nhiều người báo cáo thư rác. Gửi thông báo cho người có quan hệ thật, đúng nội dung và có cách ngừng nhận thường an toàn hơn.
Gmail cho gửi tối đa bao nhiêu email một ngày?
Theo trang trợ giúp của Google, Gmail cá nhân báo giới hạn khi gửi hơn 500 thư hoặc hơn 500 người nhận trong một thư. Google Workspace cho 2.000 thư mỗi ngày và 1.500 người nhận qua mail merge. Google có thể thay đổi giới hạn.
Gửi email hàng loạt bằng Excel được không?
Excel chỉ chứa danh sách. Bạn dùng Excel làm nguồn dữ liệu rồi ghép với mẫu thư trong Word bằng mail merge, hoặc dùng công cụ gửi thư đọc tệp Excel. Chi tiết xem bài mail merge là gì.
Nên dùng Cc hay Bcc khi gửi cho nhiều người?
Dùng Bcc khi người nhận không cần biết nhau, để không lộ địa chỉ email. Dùng Cc chỉ khi muốn mọi người thấy ai cùng nhận thư, ví dụ trong nhóm làm việc nội bộ.
Có cần xin phép trước khi gửi email quảng cáo không?
Theo Điều 11 Nghị định 91/2020/NĐ-CP, người quảng cáo chỉ được gửi thư điện tử quảng cáo khi người dùng đã đồng ý trước. Doanh nghiệp nên lưu bằng chứng đồng ý, gắn nhãn [QC] hoặc [AD] và có cách hủy nhận thư.
9. Fastdo hỗ trợ gửi thông báo nội bộ
fNews của Fastdo là công cụ truyền thông nội bộ: soạn thông báo trực tiếp trên nền tảng, đính kèm file hoặc poster, kiểm soát theo từng phòng ban. Theo trang sản phẩm, nhân viên xem thông báo trên di động, web app hoặc qua email. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo (truy cập 21/10/2026)
- Giới hạn gửi và nhận thư của Gmail, Google (truy cập 21/10/2026): https://support.google.com/mail/answer/22839?hl=vi
- Giới hạn gửi Gmail trong Google Workspace (truy cập 21/10/2026): https://knowledge.workspace.google.com/admin/gmail/gmail-sending-limits-in-google-workspace
- Hướng dẫn dành cho người gửi email, Google Workspace (yêu cầu từ 01/02/2024; truy cập 20/10/2026): https://support.google.com/a/answer/81126?hl=vi
- Nghị định 91/2020/NĐ-CP về chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác (ban hành 14/08/2020, hiệu lực 01/10/2020; truy cập 21/10/2026): https://tulieuvankien.dangcongsan.vn/he-thong-van-ban/van-ban-quy-pham-phap-luat/nghi-dinh-so-912020nd-cp-ngay-1482020-cua-chinh-phu-chong-tin-nhan-rac-thu-dien-tu-rac-cuoc-goi-rac-6727
- Nghị định 91/2020/NĐ-CP, Điều 3, 17, 18, 19, 20 (toàn văn từng điều): https://hethongphapluat.com/nghi-dinh-91-2020-nd-cp-ve-chong-tin-nhan-rac-thu-dien-tu-rac-cuoc-goi-rac/dieu-17 (cùng mẫu đường dẫn …/dieu-3, dieu-18, dieu-20) (truy cập 21/10/2026)
- Bộ Công an, bản so sánh dự thảo nghị định thay thế Nghị định 91/2020/NĐ-CP (tháng 9/2026; trích Điều 11 hiện hành về đồng ý trước và lưu trữ 01 năm): https://bocongan.gov.vn/media/bca-media/library-20260909084715-c3d4dec4-0f78-459d-96de-3293d10b69b5-4-ban-so-sanh-du-thao.docx (truy cập 21/10/2026)
- Microsoft, Use mail merge in Word to send bulk email messages: https://support.microsoft.com/en-us/word/use-mail-merge-in-word-to-send-bulk-email-messages (truy cập 21/10/2026)
- Google, mail merge trong Gmail (gói Workspace được hỗ trợ, 1.500 người nhận): https://support.google.com/mail/answer/12921167?hl=en (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định 356/2025/NĐ-CP (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026): https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Quyen-dan-su/Nghi-dinh-356-2025-ND-CP-huong-dan-Luat-Bao-ve-du-lieu-ca-nhan-687428.aspx (truy cập 21/10/2026)
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026, Bộ Công an (truy cập 21/10/2026): https://bocongan.gov.vn/chinh-sach-phap-luat/bai-viet/luat-bao-ve-du-lieu-ca-nhan-chinh-thuc-co-hieu-luc-thi-hanh-tu-ngay-01-01-2026-1767186124
- Trang sản phẩm fNews (truy cập 21/10/2026): https://fastdo.vn/fnews/
