Multitask là một kỹ năng được nhiều người ứng dụng bởi nó giúp bạn có thể làm nhiều việc trong cùng một lúc. Tuy nhiên, nếu lạm dụng quá nhiều sẽ gây ra nhiều tác hại. Hãy cùng Fastdo đọc bài viết dưới đây để hiểu hơn về kỹ năng này cũng như các cách ứng dụng multitask hiệu quả nhất.
1. Multitask là gì?
Multitask hay Đa nhiệm là khả năng làm nhiều việc cùng một lúc trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng đa nhiệm không chỉ được áp dụng trong công việc mà trong cuộc sống thường ngày cũng rất phổ biến. Điều này có thể thấy qua những việc đơn giản nhất cho đến công việc phức tạp và cần nhiều nỗ lực.
Một số trường hợp đa nhiệm mà hầu hết ai trong chúng ta đều đã từng trải qua như:
- Nghe nhạc trong lúc chuẩn bị món ăn.
- Vừa ăn vừa xem điện thoại.
- Vừa dạy học vừa viết bài giảng.
- Nghe họp cùng lúc với viết lại biên bản cuộc họp.
- Vừa lướt mạng xã hội vừa nói chuyện với người thân, bạn bè.
Nhiều ý kiến cho rằng, multitask được bắt nguồn từ bối cảnh máy vi tính khi có thể thực hiện nhiều tác vụ và ứng dụng khác nhau trong cùng một thời gian. Tuy nhiên, các nhà khoa học đã đưa ra minh chứng rằng việc đa nhiệm ở con người chỉ là bộ não đang chanh chóng đổi qua lần lượt từng việc một.
>>> XEM NGAY: Tăng năng suất làm việc lên gấp đôi chỉ với 21 cách đơn giản
2. Những lợi ích mà Multitask có thể mang lại
Dưới đây là những lợi ích mà Multitask có thể mang lại:
- Giúp tiết kiệm thời gian: Thay vì tốn 2 khung thời gian khác nhau vào làm 2 việc, bạn có thể tiết kiệm được thời gian bằng cách tích hợp và hoàn thành chúng cùng một lúc.
- Giúp tiết kiệm được chi phí: Trong công việc, multitasking sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm ngân sách khi không phải thuê nhiều nhân viên ở những vị trí khác nhau. Ngược lại, họ có thể tận dụng một nhân viên phù hợp với nhiều công việc trong công ty.
- Cải thiện hiệu quả công việc: Một ngày bạn sẽ được trải nghiệm và có thể làm nhiều thứ đối với một người có khả năng đa nhiệm. Ngoài ra, tốc độ công việc của bạn cũng có thể được cải thiện một cách hiệu quả nhờ khả năng này.
3. 7 tác hại nếu quá lạm dụng multitask
Tuy là một kỹ năng quan trọng và được đánh giá cao nhưng multitasking cũng có những mặt trái cần được để ý và thay đổi, dưới đây là 7 tác hại nếu như quá lạm dụng phương pháp này.
3.1. Giảm hiệu quả hoạt động của não bộ
Multitasking là lúc bạn bắt buộc bộ não của mình phân chia tập trung để đáp ứng được nhu cầu làm nhiều việc cùng một lúc. Tuy nhiên bộ não của con người có thể sẽ bị hư hại khi bị ép buộc phải hoạt động hết mức công suất.
Gián đoạn liên tục vì đa nhiệm sẽ gây ra mức độ căng thẳng cao hơn từ đó dẫn đến phản ứng tiêu cực. Những người luôn làm đa nhiệm sẽ có mật độ não thấp hơn ở phần não chịu trách nhiệm về sự kiểm soát cảm xúc và nhận thức. Sử dụng năng lượng cho quá trình điều chỉnh liên tục sẽ tốn nhiều năng lượng của não bộ hơn so với việc tập trung vào một mục tiêu duy nhất.
>>> ĐỌC THÊM: 8+ Giải pháp giúp cân bằng cuộc sống và công việc cho nhân viên
3.2. Ảnh hưởng đến hiệu suất công việc
Multitask dễ khiến nhiều người hiểu lầm rằng tận dụng kỹ năng này sẽ cải thiện và nâng cao được năng suất làm việc. Tuy nhiên, khi làm hai hay nhiều việc cùng một lần, bạn sẽ không dành sự chú ý tập trung được cho riêng một việc nào vì còn phân vân giữa các công việc với nhau. Với lý do đó, nguy cơ mắc phải các sai lầm khi làm việc là rất cao.
Đa nhiệm thường sẽ khiến bạn phải dàn trải công việc và khiến bạn không có trọng tâm rõ ràng. Điều này khiến bạn liên tục thay đổi và điều chỉnh giữa các đầu công việc với nhau. Chính vì thế mà không có công việc nào thực sự hiệu quả và chất lượng.
Chúng ta có thể lấy một ví dụ minh họa cụ thể: Bạn đang tham gia một buổi trao đổi quan trọng với thành viên trong team nhưng vẫn tranh thủ nhắn tin cho bạn bè, lúc này bạn sẽ không tiếp thu được những thông tin chính xác trong buổi trao đổi đó.
3.3. Làm mai một dần các kỹ năng
Hầu hết các nhà khoa học đều nghiên cứu ra rằng multitasking có ảnh hưởng tiêu cực đến con người. Ngoài việc đảm nhiệm nhiều chức năng trong một thời gian sẽ khiến bộ não không thể thực hiện nhiệm vụ chính xác và hiệu quả. Kỹ năng này còn làm chồng chéo, lẫn lộn các thông tin với nhau khiến các kỹ năng của bạn cũng dần dần bị mai một đi.
3.4. Làm giảm chỉ số IQ của con người
Một số nghiên cứu đã chứng minh rằng IQ sẽ bị giảm sút nếu bạn quá lạm dụng việc multitask. Theo đó, những tình nguyện viên đã được yêu cầu phải làm việc đa nhiệm với sự tập trung cao độ. Kết quả cho thấy, đã có sự sụt giảm về IQ ở những người này tương đương với người nghiện cần sa hay thức trắng đêm.
3.5. Không tối ưu được thời gian
Multitasking sẽ khiến bạn mất thời gian khi cố gắng cân bằng nhiều việc trong một lần nhưng kết quả lại không cân bằng được và bạn phải tốn thời gian để tìm cách giải quyết. Ngoài ra, dù thời gian chuyển từ công việc này sang công việc khác không nhiều nhưng trong vô hình việc chuyển đổi này cũng có thể khiến bạn lãng phí thời gian không cần thiết.
Đã có một kết luận chỉ ra rằng thật ra kỹ năng đa nhiệm tốn thời gian để hoàn thành một công việc hơn so với việc thực hiện từng công việc một. Đặc biệt, multitasking trong thời gian ngắn sẽ khiến bạn làm việc thiếu nghiêm túc và dễ mắc phải nhiều lỗi sai trong công việc.
>>> TÌM HIỂU NGAY: 8 nguyên tắc quản lý thời gian “Vàng” của người thành đạt
3.6. Ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần
Việc bạn quản lý thời gian và làm việc theo một kế hoạch đã được vạch sẵn sẽ giúp bạn có xác suất gặp thành công theo dự định ban đầu nhiều hơn. Lý do là vì khi đó bạn có vừa đủ thời gian để có thể kiểm soát tình hình và dự tính được kết quả. Sau đó bạn có thể vạch ra các chiến lược phù hợp nhất để tăng cao khả năng thành công.
Ngược lại, khi làm việc đa nhiệm, bạn sẽ không theo kế hoạch cụ thể nào. Khi đó, bạn sẽ thấy lo âu vì không biết rằng liệu công việc có đạt được kết quả thành công hay không. Việc liên tục áp dụng multitask sẽ khiến bạn thường xuyên lo âu và căng thẳng kéo dài, ngoài ra còn có thể mắc phải các vấn đề tâm lý nghiêm trọng khác.
3.7. Làm xấu đi các mối quan hệ với đồng nghiệp
Nhiều người có thói quen trì hoãn công việc rồi lại gấp rút hoàn thành chỉ trong thời gian ngắn. Về sau, hành động này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến công việc của đội nhóm. Khi làm việc gấp rút, bạn sẽ không biết mình đang sai chỗ nào, hoặc nếu có cũng rất tốn thời gian chỉnh sửa. Vì vậy mà kết quả không đạt yêu cầu dẫn đến mất uy tín đồng nghiệp và cấp trên.
Ở khía cạnh khác, những người nước tới chân mới nhảy sẽ bị cuốn vào guồng quay của công việc. Họ tất bật và bận rộn với nhiều nhiệm vụ khác nhau dù thực sự chẳng có việc gì có thể làm với kết quả tốt. Dần dần chính họ thường xuyên vắng mặt những hoạt động của công ty và dần xa cách với đồng nghiệp.
4. 5 Cách vận dụng multitask mang lại hiệu quả
Sau khi điểm qua các tác hại lớn của Multitask, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách thức để biến các nhược điểm thành ưu điểm của thói quen này.
4.1. Lập todolist hàng ngày
Trước khi giải quyết vấn đề, điều đầu tiên bạn cần làm đó chính là tạo một danh sách các việc cần giải quyết. Thông qua đây, bạn sẽ sắp xếp mọi thứ một cách hệ thống và đảm bảo không quên những thành phần cụ thể của nhiệm vụ. Đây chính là một trong những kỹ năng mà multitasking cần có.
Bộ giải pháp phần mềm lên kế hoạch công việc hằng ngày (fTodolist) của Fastdo là công cụ giúp bạn có thể lập kế hoạch và quản trị công việc mỗi ngày hiệu quả thông qua các tính năng vượt trội. Đăng ký nhận bản demo phần fTodolist tại đây:
Nhận bản demo phần mềm fTodolist tại đây
4.2. Gộp các công việc có tính chất tương tự
Ở cách này, bạn nên lọc ra những công việc với tính chất tương tự nhau và theo dõi kỹ kế hoạch của từng việc. Làm chung những công việc giống nhau sẽ giúp não bộ dễ dàng làm quen và đủ tỉnh táo để tiếp nhận thông tin thật hiệu quả trong suốt thời gian làm việc.
Ví dụ như khi đăng nhiều bài lên từng nền tảng mạng xã hội khác nhau, gợi ý dành cho bạn là nhóm các đầu việc này lại với nhau và tiến hành lên lịch trình hợp lý để tránh việc bị xao nhãng bởi các vấn đề khác.
Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch fWork của Fastdo cho phép bạn cá nhân hóa các công việc, gắn nhãn và gộp nhóm các đầu việc có tính chất tương tự với nhau. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng theo dõi và quản lý các công việc tương tự nhau hơn. Đăng ký nhận bản demo tại đây:
Nhận ngay Bản demo phần mềm quản trị kế hoạch fWork
4.3. Phân chia thứ tự ưu tiên công việc
Bạn nên tự đánh giá sau khi liệt kê ra các việc phải làm xem sự kiện nào là quan trọng nhất để ưu tiên công việc đó. Kỹ năng ưu tiên sẽ giúp bạn cân bằng cũng như duy trì được tiến độ làm việc khi đa nhiệm. Bạn có thể lựa chọn thắc mắc tiếp hay áp dụng việc phân chia thứ tự theo các trưởng hợp, cụ thể:
- Việc gấp và quan trọng: Bao gồm những việc phải ưu tiên hàng đầu và cần được hoàn thành đầu tiên. Có thể lấy ví dụ như việc giải đáp thắc mắc của đối tác, hoàn thiện các công việc sắp đến hạn hay thực hiện theo việc của cấp trên giao về.
- Việc quan trọng nhưng chưa gấp: Những công việc này có thể hoàn thiện dần dần trong thời gian cho phép, tuy nhiên vẫn cần đảm bảo về tính chính xác toàn diện. Những dự án này thường sẽ thuộc vào dạng lên một kế hoạch dài hạn như kế hoạch hợp tác.
- Việc không quá quan trọng nhưng cần gấp: Bao gồm những việc cần hoàn thành trước để hỗ trợ và hoàn thành các công việc quan trọng hơn.
4.4. Hạn chế các yếu tố gây xao nhãng
Môi trường làm việc nào chắc chắn cũng đều có yếu tố gây xao nhãng cho người lao động. Chính vì vậy mà cách để tập trung của mỗi người cũng có sự khác nhau. Sẽ có những người phải nghe nhạc lúc làm việc nhưng ngược lại nhiều người luôn mong muốn sự im lặng để có thể tập trung làm việc.
Hiện nay hình thức làm việc remote hay hybrid-working đang là xu hướng. Theo đó, những nhân viên làm việc ở nhà càng cần phải biết cách tự quản lý bản thân cũng như thời gian để có thể làm hoàn thành tốt công việc, đặc biệt là trường hợp họ muốn áp dụng multitasking.
Dưới đây là một số cách để tránh xao nhãng:
- Điện thoại để ở chế độ yên lặng và tự giới hạn thời gian sử dụng điện thoại trong giờ làm việc.
- Sắp xếp và trang trí không gian riêng lại chỗ làm việc.
- Hạn chế mang đồ ở nhà, đồ ngủ khi làm việc tại nhà để tránh có cảm giác nghỉ ngơi.
- Sắp xếp thời gian làm việc theo lịch trình như thời gian ở văn phòng.
4.5. Tận dụng multitask cho các công việc không quan trọng
Multitask sẽ không phải chỉ toàn nhược điểm mà còn giúp nâng cao năng suất của bạn nếu như:
- Công việc không quá quan trọng và nếu kết quả thế nào cũng không gặp phải vấn đề.
- Công việc dễ dàng và não bộ không cần phải hoạt động quá năng suất.
Các công việc có thể làm cùng lúc như nấu ăn, dọn nhà, xem phim, … là các hoạt động mà bạn sẽ không bị ảnh hưởng tiêu cực. Tuy nhiên, về công việc, bạn chỉ nên áp dụng multitask với các nhiệm vụ đã quá thuần thục hay không cần phải cố gắng quá nhiều để hoàn thành.
4.6 Luyện tập đa nhiệm
Như bất kỳ kỹ năng mềm nào khác, để có thể đa nhiệm hiệu quả, bạn cần thời gian để luyện tập. Một số nghiên cứu đã chỉ ra bộ não của chúng ta có thể cải thiện tốc độ làm việc và đa nhiệm tốt hơn nếu ta nghiêm túc tập luyện.
Bên cạnh đó, bạn cần đảm bảo ngủ đủ giấc, ăn uống đầy đủ, nghỉ ngơi hợp lý để cơ thể có đủ năng lượng sau những giờ làm việc căng thẳng. Bạn có thể áp dụng hai phương pháp sau để luyện tập đa nhiệm và cải thiện hiệu suất công việc:
- Phương pháp 52/17: Cứ sau 52 phút làm việc, bạn cần nghỉ ngơi trong vòng 17 phút.
- Phương pháp Pomodoro: Nghỉ ngơi 5 phút sau mỗi 25 phút tập trung vào công việc.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cần biết về Multitask mà Fastdo gửi đến bạn. Hy vọng qua bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về multitasking cũng như cách cải thiện kỹ năng này trong cả đời sống lẫn công việc.
>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
